会议是人们相互之间沟通的一种重要方式。其实，我们可以回顾一下自己的工作状态，除了在工作岗位上的时间、电话沟通的时间会多一些，还有哪种沟通方式多一些呢？这就是会议沟通。本章我们就来谈谈参加会议和组织会议应当注意的礼仪。
不做散漫的与会者
商务人士在日常交往中必不可少的一项活动，就是参加各类会议，而会议又是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。与此同时，我们也应当看到，大凡正规、正式的会议、洽谈，都是很注重礼仪的。作为商务人士，应该了解、掌握会议礼仪，否则，不是会议主角的你就有可能成为“主角”。
熊辉的公司应邀参加一个业内研讨会，该次研讨会邀请了许多业内知名人士以及新闻界人士参加。老板安排熊辉和他一起去参加，让熊辉见识一下大场面，长长见识。然而，熊辉早上睡过了头，等他赶到，会议已经进行了15分钟。他急急忙忙推开了会议室的门，“吱”的一声脆响，他一下子成了会场上的焦点。刚坐下5分钟，肃静的会场上又响起了嘹亮的歌声，谁没有关掉手机？是熊辉。这下子，熊辉成了会场的主角……这次会议之后，没多久，熊辉就另谋高就了。
不论参加自己公司的会议，还是参加其他公司组织的会议，关掉手机，起码调至振动状态是最基本的礼仪之一。因为，如果有电话打进来，手机铃声会影响发言者的思路。再说，既然来开会了，就应该暂时放下所有的事，否则就不要来开会。
参加会议之前，与会者应该弄清以下五个问题：
1.为什么开会。
会议是为什么开的？是为了说明什么情况，还是为解决问题而获得结论呢？是为了交换信息，还是为了出谋划策？
2.议题是什么。
会议的议题是什么？这是确定会议进行的方式和出席会议人员的基础。
3.谁参加会议。
会议由谁主持？都有哪些人参加？其中关键的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到会的是否可找人代理？
4.什么时间开会。
会议什么时间开始？预计什么时间结束？
5.在什么地方开会。
会场安排在哪里？
如果你连以上五个问题都没有弄明白，那你参不参加会议都是一样的。因为你不是去参加会议去了，而是去消遣、去玩去了。而且，这是对会议组织者的不尊重。
此外，参加会议，应按时到会，遵守会议纪律。开会时，当别人讲话时，认真听。不要在别人发言时说话、随意走动、打哈欠等，这是失礼的行为。会中尽量不离开会场，如果必须离开，要轻手轻脚，尽量不影响发言者和其他与会者，如果长时间离开或提前退场，应与会议组织者打招呼，说明理由，征得同意后再离开。
不要小看了会议签到
一般正式、大型会议都要求与会者在入场时签名报到。会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是会前的一项重要工作。会议签到的方法有以下几种：
1.簿式签到。就是与会者在会议工作人员预先备好的签到薄上按要求签上姓名、职务、所代表的公司等。一般适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到则不太方便。
2.证卡签到。会议工作员将印好的签到卡事先发给每个参加会议的人，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等。与会者在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。这种签到方式多适用于大中型会议。
3.会议工作人员代为签到。会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。例如：用“√”表示到会，用“×”表示缺席，用“0”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会者很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。
4.座次表签到方法。会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会者姓名和座位号码。参加会议的人到会时，就在座次表上销号，表示出席。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。一般适用于大中型会议。
5.电脑签到。电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，目前一些大型会议都是采用电脑签到。
会议签到，虽是“小节”，但却不能不重视。该签到时就签到，听从会议工作人员的安排，这显示着与会者的修养和对会议工作人员的尊重。
会议座次安排的学问
举行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的座次。越是重要的会议，座次排定就越受到人们的关注。因此，对会议座次的排定，商务人士不但需要了解，而且应该认真恪守。
会议通常使用长方形、椭圆形桌子，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。在方桌会议中，应特别注意座次的排定。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的左边，而客人坐在会议桌的右边。
还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。
以上是按会议桌（形状）来排定座次的，但如果按会议规模来说，座次的排定又有些不同。因为会议的规模大小不一，因此其具体的座次排定便存在一定的差异。这里将会议的规模分为小型会议和大型会议两种。
所谓小型会议，也就是参加者较少、规模不大的会议。它的主要特点是，全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，主要有以下几种具体形式。
面门设座：即面对会议室正门的位置是会议主席的位子。其他与会者可在其两侧自左而右地依次就座。这种方式适合于正式的通报会、座谈会等。
自由择座：即不排定固定的具体座次，而由全体与会者自由地选择座位就座。这种方式适合于各种交流会、研讨会等。
依景设座：即会议主席的位置不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。其他与会者则在其两侧自左而右地依次就座。
而大型会议，一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点，是会场上应分设主席台与群众席。主席台必须认真排座，而群众席则可排可不排。
大型会场的主席台，一般应面对会场主入口。在主席台上的就座之人，通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势。在其每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签，即名字或职务。主席台排座，需注意以下几个方面：
主席团排座：通常，主席团座次的排定规则是：前排高于后排，中央高于两侧，左侧高于右侧。这里还应注意一个问题，即主席团的人数，单数还是双数。单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左首位置，3号领导在1号领导右首位置；双数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左首位置，3号领导依然在1号领导右首位置。
主持人坐席：会议主持人的位置有三种选择：一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但不宜令其就座于后排。
发言者席位：又叫做发言席。在正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处发言。发言席的常规位置有二：一是主席团的正前方，二是主席台的右前方。
如何做个成功的会议主持人
不管何种会议，都离不开主持人。一般情况下，会议主持人是由具有一定职位的人来担任的。会议主持人是会议进程的动力和向导，其礼仪表现对会议成功有着重要的影响。总的来说，主持人应做好以下三点：
1.使会议准时进入程序。
首先，要准时开会。事实上，组织各种会议，难免会有某个人或某几个人迟到的，从个人礼仪上来说这是不对的。但我们应给予理解，为什么？因为大多数人是不愿迟到的，偶尔迟到的人必然有其理由，比如急于处理手头的工作、堵车等。但准时开会是主持人的责任，否则，“上行下效”，下次开会其他人便会迟到。
其次，讲好开场白。主持人的开场白往往能影响会议的气氛和节奏。开场白一般限制在一分钟左右，简明扼要地指出议题的重要性，达成的决议将产生的影响；充分估量会议价值，给与会者设一个目标。
再次，直截了当地宣布会议的目的。通常会议文件或通知在会前已经到了与会者手中。即使这样，会议主持人仍有必要再强调一下会议目的。口头说明有助于为与会者明确地限定讨论的问题，而且能够消除在会议开始时人们思绪的混乱状态，集中大家的注意力。
2.推进会议。
接下来便是大家发言阶段，这个时候，主持人要注意引导大家围绕会议议题发言、讨论，避免出现跑题、情绪争执等。主要做好以下几点：
（1）防止冷场。
在会议开始时，会出现会场突然沉默现象。大家你看着我，我看着你，都在等待着别人讲话，如此难堪的情景令人窒息、紧张，不利于会议的进行。这时，主持人要尽可能让与会者特别是那些沉默不语的人讲话，鼓励过分谦恭的人表态。同时，注意别让不善言辞的人“晒台”，要引导与会者讲出所思所想。比如，可以提问的方式引导其开口：“小孙，对这一问题，你的态度是什么？”或者：“小马，说说你的看法？”
（2）杜绝“小会”。
会上的私下议论，虽然是有失礼仪的，但很多人还是“乐于此道”。对此，主持人要负起责任，杜绝“小会”，保证与会者一次只听一个人讲话。若个别人私下说个没完，你可以把与会者的注意力转向他，如你可以这样说：“小王和小李好像谈出些‘眉目’了，你们向大家说说好吗？”如此，他们一定会不开“小会”了。
（3）避免情绪争执。
讨论的时候，感情的迸发往往会导致人的失态和人与人之间的冲突，而带着情绪去争执，不仅讨论不出结果，还会增加隔阂，这是任何会议都应该避免的。对于这种情况，主持人应扮演消防员的角色，注意观察讨论者的情绪变化，以便及时“灭火”，把话头从“爆炸点”引开，用幽默调节会议气氛，并指出双方都有可能是正确的，只是站的角度不同，所看到的事物就不一样。紧张气氛一解除，再引导大家现实地对待有争论的问题，就容易解决了。
（4）经常进行简短概括。
在大家发言之后，主持人应该作简短概括，注意，是对发言者所讲的话的提炼，或者说是小结，而不是评论。概括能让与会者感受到会议的节奏。同时也有助于澄清分歧点，引起与会者注意。而评论则令人反感，而且这也不是主持人的职责所在。比如：“周老师的主要意思是增大广告投入，对吗？”
3.结束会议。
主持人要保持按时散会，保证会前宣布的时限不予变动，一有拖时间的危险，你就发出警告。结束会议前要制定或引出决议，在这个时刻，若没有主持人的有力领导，往往功亏一篑。在闭会阶段，主持人要向与会者报告已得出的结论、尚存的分歧和会后要采取的行动。
怎样做好会议记录
一般正式的会议，不论什么性质的，也不论是什么规模的，都要做会议记录。在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。它是会议情况的真实反映，可以作为贯彻执行会议决议或会议精神的依据，作为进一步分析研究、检查总结工作的重要参考，还能起到文献资料的重要作用。因此必须重视会议记录工作。
会议记录一般分为两个部分：
第一部分：会议基本情况。包括会议名称，开会时间（要写明年、月、日及会议开始时间），会议地点，出席、列席、缺席人员；人数不多的重要会议，要写清与会人员的公司、姓名、职务，人数多的大中型会议，可只写领导和总人数，缺席人员应注明缺席原因；主席或主持人（具体姓名及职务）；记录人（签名以示负责）。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。
第二部分：会议内容。按会议议题顺序，记录会议发言、报告、讨论和决议等事项。
记录的方法有两种：一是摘要记录，即只记录会议中的发言要点、结论、决议等；二是详细记录，即尽可能详细完整地记录会议上的发言、不同看法和争论等。会议记录，字迹要清晰，且最好使用蓝色或黑色碳素笔，这样能长久保存。
会议记录基本格式（示例）：
龙泰商贸有限公司年度会议记录
时间：2007年12月15日
地点：公司会议室
出席人员：公司全体人员
列席人员：公司全体人员
缺席人员（及原因）：未有人员缺席
主持人：（含职务）王欣成，公司副总经理
记录人：（含职务）周燕，总经理办公室秘书
