案例一：王秘书的两个“不该”
小王是某机关一位非常出色的秘书，自1990年受此“重任”以来，一向以谦虚、谨慎、勤奋、好学、踏实、能干而赢得好评。近来正当小王以更加忘我的精神全身心地投入秘书工作时，却接连发生了两件不该发生的事，一度使这位精明之人陷入困惑之中。然而经过小王一番“巧妙”处理之后，问题迎刃而解，干戈终成玉帛。
不该受此批评
和往常一样，7点刚过，小王就来到办公室，开始了一天的紧张工作。落座不久，一位打字社的同志来找他，要求结清去年机关的打字费用。小王非常热情地接待了这位同志，在认真核对计账单证之后，填写了一份财务报销单，并告知其下午来取。
上午报销时间到了，主任唤小王去议事，细心的小王就把报销单一同带上，顺便请主任签批报销。正当主任阅批时，分管理财务工作的副主任也来到主任室，看到桌上的报销单，劈头就问：“我在，你（指小王）为什么找主任批？”问得小王哑口无言。就连在场的计财处长也为之惊诧。是小王不懂规矩，无意所为，只为图个“顺便”吗？不像，小王向来都是个非常谨慎小心的人。是明知应由副主任签字的事而有意找主任签字，无视副主任的存在吗？也不像，小王不是个不按规矩办事的人。是与副主任有过节而有意回避吗？更不像，他们之间的关系历来很好。那么，究竟是什么原因造成这种情况的呢？其中必有蹊跷。
原来，在此之前，主任曾告诉办公室负责文秘工作的同志，副主任是协助主任工作的，主任又分管秘书工作，今后添设备、购买物品等，可向主任请示并签批……
这就难怪了，小王是遵照主任的指示行事的。在此有难言之隐时，作为秘书，小王应当怎样对待和处理这一突如其来的质问和批评呢？
其一，直言不讳，直截了当地把主任的“指示”告诉对方，并说明副主任的指责错了。
其二，强调缘由，说明这些打字的活是主任同意的，“谁答应谁签批”，亦在情理之中。
其三，耐心解释，要回面子，说明自己只是“顺便”而为，并无他意。
其四，委曲求全，接受批评，承认错误，并向副主任道歉，表明今后改正的决心。
其五，保持沉默，既不强调客观理由，也不表示接受，洗耳恭听，一言不发；或抓往适当的时机，有意岔开话题，分散矛头指向。
假如你是秘书小王，你会怎么办呢？
我们知道，秘书作为机关不可缺少的角色，在日常工作中要涉及各个层次的人物，其中既包括本机关主管领导，也包括本机关各内设机构的领导，还包括全机关各机构的工作人员。处理好各级领导间的关系以及自身同各层领导、同志间的关系，是秘书必备的基本功。尤其是当处于夹缝之中时，秘书要学会驾驭矛盾，引导局势，协调关系，讲究方法，逢源有度，这是对秘书素质和能力的一项综合性要求。
小王作为秘书，在上述情况发生时，如果采取直言相告的处理方法，不仅达不到化解矛盾的效果，相反会把矛盾引向主任与副主任之间，进而转移矛盾焦点，造成领导间隔阂，甚至可能促使矛盾升级；即使副主任能够忍气吞声，也将埋下积怨，矛盾迟早会爆发出来，显然第一种方法是不可取的。如果采取以各种理由进行解释的处理方法，有时又很难自圆其说，一方面会使自身威信降低，另一方面也会使副主任失去对自己的信任，故第二和第三种方法也是不可取的。如果采取卑躬屈膝的处理方法，任凭其批评、指责，避直就曲，一味屈从，不仅有失秘书的人格和尊严，也不符合秘书工作的基本原则，不利于分清正误，不利于养成良好的工作作风，长此下去，也会使秘书丧志失智，不利于秘书作用的发挥和秘书的自我提高与发展，因此第四种方法也是不可取的。只有采取沉默避锋的处理方法，保持冷静克制的态度，不争辩，不认错，或借助他人询问工作事宜之机，有意避开锋芒，转移话题，让矛盾一方的怨气自消自灭，才不失为是一种好方法。这样做，不仅可以缓解副主任激愤的心情，消除尴尬的局面，而且还可以使各位主任都能冷静地反省自身在决策、言行中的欠妥之处，意识到在作出某项决定前应事先在主任层内协商一致，在处理上下工作关系时应学会尊重下级、平等待人。
小王在经过慎重权衡之后，选择了最后一种方法。尽管心里也有很大的委屈，可终因他处理“巧妙”、“恰当”，而使这一事件得以平息，并收到意想不到的效果。事后，主任请小王不要把这件事记在心上，并在当天有另一位同志来报销时，主动让主管财务的副主任签字；副主任于次日一早找小王谈心，检讨自己当时粗暴的态度，请小王原谅。
不该负此“责任”
3月的一天，主任召集协助其分管文秘工作的副主任、秘书和文书开会，非常严肃地通报了本机关丢失一份机密文件的情况，要求秘书和文书说明原因，查找工作漏洞，并为此承担后果责任。
照常理，小王作为本机关秘书，自然有不可推卸的责任。问题是本机关收传达室文件只经过机要员（签收人）、文书（传递人）和分管文秘工作的副主任（签批人），从不经过秘书之手，因此，机关每天收到多少文件、什么文件，作为秘书，小王一概不知，此事让他来负责，岂不冤枉？
那么，应当怎样对待这件事呢？办法有四：
其一，据理陈词，说明此事与己无关，应按职权分工确定负责人。
其二，不予理睬，只管干好本职工作，不能接受不明不白之冤。
其三，承担责任，代人受过，把全部过错都揽在自己身上。
其四，帮助有关人员分析原因，总结教训，制定改进措施，并承担一定责任。
从这个案例中，我们看出在办公室日常管理中存在的漏洞。秘书身处文件收发的窗口，有时会直接接触到这类文件。发生机密文件丢失的事件，秘书对此负责是理所当然的。但是，由于机密文件有严格的传阅范围，加之按职责分工的秘书又不具体负责文件运转和文件管理工作，在这种情况下，作为秘书，如何对待领导批评，确有一个如何选择的问题。
如果选择第一种方法，显然是把主要责任推向副主任和文书两人，这样做的结果是造成秘书与上下左右关系僵化，不利于今后工作的开展。如果选择第二种方法，只能说明秘书奉行“事不关己，高高挂起”的处事原则，有失秘书身份。如果选择第三种方法，把责任全部承担过来，不利于责任人吸取教训、改进工作，显然不可取。只有采取正确、科学的态度，一方面积极协助有关人员分析危害、查找症结、研究补救措施；另一方面主动承担一部分责任，分散焦点，才有助于责任人稳定思想，坚定干好工作的信心和决心。因此，采取第四种方法才是明智之举。小王正是采取了这一正确的处理方法，才进一步赢得了同志们的依赖和钦佩，使上下左右关系协调，工作顺利开展。
