当前在文件处理中常见一些被扭曲的现象，主要有：
（一）越“口”批文
早在1964年2月21日，国务院秘书厅就提出“秘书工作部门对公文文稿进行把口”的要求。《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）及新修订的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）都十分明确地规定，为确保文件质量，文件送领导人签发之前，应由秘书部门进行审核。但是，有关公文办理的这一重要精神，在实际工作中往往被扭曲。我们看到在众多的单位中，部门拟写以机关名义发文的文稿，不经办公室主任或指定的秘书人员进行文字、政策、体式等方面的把口审核，径直呈送分管的领导签发，分管的领导签发后，又直接退给拟文的部门，然后才由部门的秘书人员拿着已经分管领导签发的文稿到办公室要发文号、交付打印。这种情况的出现有多种原因：有的是由于办公室怕麻烦，不愿承担部门文稿的把口审核工作；有的是领导自身造成的，在这个问题上没有发挥秘书部门的把口作用，习惯于这种文牍主义式的“事必躬亲”；更多的问题是出在部门，喜欢“独来独往”，不愿意看到秘书部门找出自己拟文上的毛病，以求文件顺利得到“签发”。关于这一做法的危害，国务院秘书厅在1964年2月21日的文件中作了十分精辟的说明。该文件指出这种现象给领导带来沉重的负担，成天陷在公文堆里，不利于深入实际研究解决重大问题，而且妨害了文件处理上应当坚持的集中统一的原则，使一个单位完整的文件处理工作处于各出一门的分散状态，也不利于从整体上提高公文的质量。解决这一问题的正确做法是：部门以机关名义拟制的文稿，在呈送分管领导签发之前，要先交给办公室；办公室主任或指定负责把口的秘书人员，要对文稿进行审核，主要是做好“六查”，即查矛盾抵触，查政策界限，查措施落实，查程序手续，查文字表达，查文件体式。经审核符合要求后，再呈有关领导签批。对于不成熟的或者质量上有些问题的文稿，在征得拟稿部门同意或者请示领导以后，可以根据情况采取退、补、改三种办法进行处理。
（二）向领导个人行文“请示”
《办法》第十八条规定：“除领导直接交办的事项外，‘请示’不得直接送领导个人。”《条例》第二十九条规定：“文件一般只发组织，不发个人。”党和国家所以要做出如此的规定，因为它有利于文件的统一办理，体现了公文处理工作上的集中统一原则，便于秘书部门对下级组织的来文按照不同情况分门别类、有条不紊地分别送交有关领导审批，防止下级向领导个人胡乱行文、打乱机关工作正常运转秩序的现象出现。
公文处理工作的这一原则，在不少单位已被扭曲。在向上级请示时，出于获准的迫切心情，往往直接行文给上级机关许多领导人。如某县科委，要求增拨农业科研经费，这份请示主送县政府的同时，又抄报给县长及分管科技工作、财政工作、农业工作的三位副县长，还抄送给县财政局局长、两位副局长。这样的文件，让县政府办公室如何处理？它干扰了县政府的文件处理程序，给领导工作带来混乱。要把这种扭曲的现象拉直，那么此文就只能主送给上级组织，即县政府，如有必要也可抄报给市科委知晓，向那么多领导个人行文实属多余。
（三）文件归个人所有
无论是来自上级、平级或下级的文件，其所有权属于受文机关组织本身。这个机关的工作人员对文件有使用权，但不归属个人。工作使用完毕的文件，要及时归还文书工作人员，不得长期滞留不交，更不得想方设法变为己有。当今有一些单位工作人员特别是领导干部中的“小文件柜”现象十分突出，俗称“账外文件”。有的领导干部调动工作了，一下子从自己的办公桌及文件柜中清理出多年积存的文件竟达数十千克，还有的把清理出来的一般文件交给原单位，而把个别很有使用价值的文件资料又带到了新的单位，结果文件长期为个人所有。这些“账外文件”包括：①工作人员特别是领导干部外出参加会议带回来的文件；②工作人员外出签订的各种契约、合同；③外机关直接送给领导个人的各种报告、函件、资料；④本机关发出正式文件的副本。上述文件，本应主动交文件管理部门进行收文登记，文书工作人员应主动根据线索及时催要，但由于两个方面均缺乏主动，致使这些文件长期滞留个人手中。文件管理上的这种扭曲现象不仅给文件管理工作带来漏洞，造成文件流失，而且给文书立卷整理工作带来难以弥补的损失。
（四）机要信函“脱轨”运行
《条例》第二十八条第十款明文规定：“秘密文件须通过机要交通（通信）传递。机要交通（通信）人员在传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。”《办法》第三十六条也有同样的规定。按照上述要求，向外发出机要信函，无论采取何种方式（专人送达、通信传递），都应当坚持与机要文件无关的部门或人员，不得参与机要文件的传递工作。但是，不少地方有这样一种做法，即机关的机要交通人员，为了少跑路或不跑路，往往利用机关召开有基层单位人员参加的各种会议之机，让与会人员给本单位捎带机要信函。而这些人把文件带回单位后往往又无严格的接收或签收手续，结果有些机要信函在这个过程中处于失控状态，一旦出现差错，给追查工作带来很大的困难。一些地方到年终清退中央文件时，有的文件不翼而飞，且难以查明去向，这极可能与上述“脱轨”传递机要文件的做法有关。要把这种“扭曲”的现象拉直，就必须坚持机要文件“传递一个口”的作法，即向外发送机要信函，要由机要文书部门统一负责，由机要交通人员（或机要通信）直接送递对方的机要文件管理部门，中间不得让与机要文书工作无关的部门或人员接触机要信函。这可以说是多年文件处理工作上的一条老规矩，应当严格坚持执行。
综上所述，这四个侧面足以使我们了解到文件处理有着严格要求。它要求我们在文件处理上，必须遵循符合公文客观运行规律的原则，紧密服务于机关工作的实际需要，为减少文牍主义，不断促进和提高机关的工作效率。“越‘口’批文”、“向领导个人行文‘请示’”、“文件归个人所有”及“机要信函‘脱轨’运行”等做法都是违背文件处理工作的科学要求的，拉直这些已被扭曲的做法势在必行。
