2.用减少总时间推动效率提升
假如你曾经尝试过约束自己去做那些你并不真正有动力去做的事情，你失败的几率很大。这是当你试着约束自己去更努力地工作时的自然而然的结果。
事实上，试图更努力只会降低你的动力并让你的“效率比”更低。因此尝试一下相反的方法，会给你带来意外的惊喜。第二天只允许自己在办公室待上5个小时，而那天剩下的时间不准自己再工作。有趣的事情发生了，肯定你能想象得到。你的大脑把工作时间当成了稀罕物，因为你持续工作了几乎整整5个小时且效率比超过了90%。而在一周接下来的几天里继续这个实验，于是这周在办公室度过的30个小时当中，你将可能完成了25小时的工作，效率比超过80%。因此在把每周工作时间减少到30小时的同时还多出了10小时来做实质性工作。
假如你的日程表显示你的效率比十分低下，那就试着在一天中严格限制你的工作总时间，看看成果如何。一旦你的大脑认识到工作时间很紧迫，你突然间就会变得极有效率，因为你必须如此。当你有紧迫的时间限制时，你通常总能找出完成工作的办法。而当你有充裕时间时，很容易就变得效率低下。
3.保持最高效率的同时逐渐增加工作总时间
在几周的时间里，若能在保持自己的效率超过80%的同时逐渐增加你的每周工作时间。并且长期保持这个习惯，一般每周约有40小时用来干实质性工作，同时只需在办公室待上45小时。让你在最优化自己的工作效率的同时，也让你在生活的其他领域得到极大的平衡。使用这个方法使事业成效提升了三倍，并且仍有大量时间来追求个人爱好。
使用日程表是确保生产率最佳而不必增加工作时间的明智选择。不过，日程表必须定期使用，才能产生这些优势。每3～6个月用一次日程表，它会让你产生巨大的变化，总是让你有新的杰出表现。
假如太长时间不用日程表，你的生产率就会逐渐下降。因为你又恢复了那些无意识的浪费时间的习惯。你将发觉你对生产率的感受与你完成了多少实质性工作密切相关。当你感到自己的生产率低于想达到的目标，就利用日程表来提升你的意识和测量你的“效率比”，而后优化你的效率，直至生产率恢复如初。记录日程是一种高效且无须什么努力就能做到的方法，而它的长期回报是惊人的。
正确应用80/20法则提高效率
巴莱多定律，即是“80/20法则”，这是19世纪末、20世纪初意大利经济学家巴莱多发明的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的，因此又称二八定律。其实就是：80%的结果来自20%的努力。经济学家维弗利度·帕累发现意大利80%的财富掌握在20%的人手中，于是提出了这条法则。以这条定律分析，在讨论会中，20%的人通常发表80%的谈话；在销售公司里，20%的推销员带回80%的新生意；等等。
就在日常生活中，我们在面对一大堆纷繁复杂的事情时，难免心存畏惧。有的人还没开始做事情就泄气了，也有的人先做容易的，结果永远也完成不了最困难的。这时，如果你运用二八定律，从中找出两三项最重要的，合理分配时间集中精力完成。那么，就在你选择的两三项事情完成之后，你将获得成功。
虽然知道这条法则的人很多，能真正理解的人却很少，大部分是因为没有弄明白这条法则的真正含义。下面是关于这条法则有失偏颇的看法：
1.80/20法则四大误区
（1）80+20100.
经常看到有人用饼图解释80/20法则。1/5的区域标着20%，剩下的区域标着80%。只要稍懂算术，就知道两者相加等于100%。但这种简单的加法是对法则的误解。
80/20法则讲的用20%的努力完成80%的结果。努力和结果不是一回事，所以不能放在同一个饼图中。如果花3%的精力完成了55%的任务，那80/20法则就可以称之为55/3法则。
不要被表面的数字迷惑了。80和20只代表不平衡中的一类情况。加起来等于100只是凑巧。
（2）80/20法则递归。
经常听到这类观点，如，“如果连续使用80/20法则，不断减掉80%所谓的低效部分，最后就减没了。”持这种观点的人大概觉得自己很聪明，用严密的数学逻辑就推翻了法则。
不过，同样，数字在这并不十分重要。现实和数学是有区别的。现实中，时间有限，不可能每一件任务都去做。80/20法则强调的是对所有的任务有一个整体把握。选择最重要的20%先做，集中精力完成大部分任务，把余下的时间留给低效的80%。
（3）80/20法则完全照搬。
另一误区是学习。学习一项技能，花2年时间可能会达到80%的精通。而要获得剩下的20%达到100%的精通，可能还要再花8年时间。虽然80/20法则在这里使用无误，但学习建议和80/20法则通常相反。我们非但没有摈弃那20%，还花大部分时间去掌握它。
80/20法则的要点是降低或尽最大可能减小对80%低效率部分的投入。但法则不是什么场合下都适用。学习掌握技能就是其一。
不推荐80/20法则，并不等同于80/20法则对学习完全不适用。否则就好像在说“欲速则不达”等同于“犹豫不决浪费时间”。
（4）自欺欺人的“不得不”。
还经常听到这样的观点，如，“有的任务是不太重要，但并不意味着可以不做。”回邮件，打电话，开会看起来无关紧要，但该完成的还是要完成。是这样吧？
观点貌似正确，但更多的是自欺欺人。的确，有些不是十万火急的事情必须得处理。如果不回邮件，可能会错失商机，网络可能会瘫痪，重要信息可能会遗漏。
自欺欺人说的是你其实根本没有安排好在哪些事情上应该安排时间。如果邮件不太重要，可以减少处理邮件的时间。如果会议作用不大，可以缩短会议时间。
2.正确应用80/20法则
（1）你觉得生活中哪一方面存在功效不平衡？生活不是在每一处都存在不平衡，但在很多方面是，如金钱，时间，健康，有时甚至包括情感。
（2）确定可完成大部分目标的关键投入，是哪10%，20%，或40%。可以是花10%的时间，获得大部分报酬。可以是为感情投入40%的精力，让大家都觉得幸福。
（3）想办法让自己重视关键部分。可以在相关活动上投入更多时间。在日程安排上优先考虑。经常和关键伙伴见面。把钱花在最值得花的地方。
（4）想办法减小或忽略非关键部分。放弃不能带来高回报的活动。停止无法创造价值的情感。终止不能带来更高品质生活的金钱投入。
S。M。A。R。T。理念目标管理
你也许不止一次听到这样的说法：如果你想成功，你必须设定目标；如果你不知道往哪里走，任何路都会把你带到那里。不管怎样说，听起来都有道理。但是，没有目标，你会像一只无头苍蝇一样到处横冲直撞，而无所成就。
目标的制定过程对很多人来说是一个困难的过程，尤其对那些从来没有制定过目标的从来说更是如此。制定目标的过程通常让人没有信心，其实大可不必这样。让我们一起来了解下SMART目标管理原则，这对你制定目标管理是非常有帮助的。
1.什么是SMART目标管理原则
在目标管理中，有一项原则，叫做“SMART”原则，分别由“Specific、Measurable、Attractive、Realistic、Time-based”五个词组成。这是制定目标时必须谨记的五项要点。
（1）S-—Specific。
Specific意指具体的，制定目标必须明确而不笼统。例如，很多人想减肥，但减肥不是目标、因为这目标太抽象，不知如何达成，因此常常无功而溃。而以下目标：一星期少吃两次肉、每天少吃一碗饭，就是一个具体的减肥目标。
（2）M-—Measurable。
Measurable意指可衡量的。制定目标时，需注意目标的可衡量性。既然目标需要达成，那么目标就可衡量，才能计算达成度。例如，每月减2公斤的目标，就比单纯的减重要好，因为它可以衡量、可以被检验，知道做到程度如何。
（3）A-—Attractive。
Attractive说明目标是否具有吸引力。目标必须是自己所期待的或对自己有挑战的。否则，目标难以给人办事动力。目标要有吸引力有两个诀窍：第一不贪多，太多目标等于没有目标；第二是不畏难。既要借定目标成长，就先不要想达成的困难，不然热情还没点燃就先被畏惧给打消念头了。
（4）R-—Realistic。
Realistic字面的含义是实际的。这是指目标的可实现性。有些人到某个年龄会对自己所做的一切事都感到厌烦，希望能有180度的大改变。但改变也需要与自己的经验、专长有关联，否则成功机会不大，徒增挫折。目标必须务实，才有可能执行，不易打退堂鼓。但务实必须与Attractive相调和，先想自己想做什么，再利用务实来筛选。
（5）T-—Time-based。
Time-based是指时间限制。制定一个好目标的最后一个重要因素是时间基础，举例说，这不是简单地把目标定为“将用户满意度提高12%”，而是要为目标限定一个时间期限，如“在未来12个月之内，将用户满意度提高12%”。这是制定一个现实的、可实现的目标的最后一个环节。这个隐含的时间条件也是目标的一部分。
无论在工作中，还是生活中，SMART原则在目标制定过程中的可借鉴性都是很强的。例如一个人说自己经常参加体育活动，他可能是经常去健身房，也可能是经常跑步或者游泳打球等等。不管他干什么，他的体育活动一定是通过某项特定的活动体现出来的。他参加体育活动是为了身体健康，但是健康却不是一个好的目标，用身体健康来指导自己锻炼的人多数情况下可能会流于形式，真正的目标必须和具体的活动结合，这就会增加了人们坚持下去的动力。
2.用行动来实现目标
目标设定既是一项艺术，也是一项科学。但只要遵循SMART法设置目标，你会发现更容易保持动力，一个接一个地实现目标。
在SMART原则，我们知道怎么制定一个切合实际且能够真正激励自己行动的目标。接下来就是要执行这个目标。执行是实现目标的最为关键的过程。为了实现目标，我们应采取以下步骤：
（1）列下实现目标的理由。在设定目标的同时，不要忘记同时找出要完成这个目标的理由来说服自己。当你十分清楚地知道实现目标的好处时，你还会轻易改变和放弃它吗？
（2）列下实现目标的条件。若不知实现该目标所需的条件，就会不知道如何去执行。比如你想成为一个高级管理人员，却不知道高级管理人员应该具备什么样的素质，又如何能够实现自己的目呢？
（3）定下承诺，直到实现目标为止，否则绝不放弃。设下目标之后也不要忘了给自己定下一个承诺。光有兴趣设定目标是不够的，“决定成功”才能让你成功。
（4）列下在目标实现过程中可能遇到的阻碍性问题，依困难程度从难到易列出，然后自问“马上用什么办法来解决那些问题”，并逐项写下。往往困难在脑海中是不容易解决的，一旦写下来，发现原来解决的办法竟如此简单，并且当即便可以行动。
（5）收集应该具备的条件，照着这些条件不断完善自己。很多人想成功，却不清楚成功者所具备的条件。要学会列出成功者所需具备的条件，让自己知道该往哪个方向迈进，该成为怎样的人。你听说过一个人今天想学文学，明天想学艺术，后天又想当科学家，总之是一会儿一个变化，最终却取得了成功吗？成功没这么简单。
（6）设下实现目标的时限。如果设下了目标却没有时间的限制，往往就会使自己做事拖拖拉拉，也很难检查出自己在不同的时间段取得的成绩，这样很容易使自己感觉没有取得什么成效，并且浪费了时间。因此，当确立了目标之后，便要设下明确的实行时限。
（7）设下时间表，从实现目标的最终期限倒推至现在。例如，你想在两个月内使你的销售业绩翻一番，那么列下这个月应该做到的程度，下个月应该完成的任务；今天要做的，明天要做的，后天要做的，细化到每天，甚至每个小时。
（8）马上采取行动，从现在开始。今天的任务今天就要完成，“明日复明日，明日何其多。”今天设下的目标马上就要采取行动，决不拖拉。
（9）衡量每天的进度，每天检查成果。越细化的检查自己取得的成果，就会越频繁地给自己增加信心，并且对出现的问题及时加以改正。若每年检查一次实施成果，则一年只有一次机会可以改正错误，若每月检查一次，则有12次机会改正错误，若每天衡量一次，则有300多次机会，更别说每天衡量数次进度了，机会当然会相对增加。目标本身也需尽量具体化。例如想要买一所新房子，每天早晚利用5～10分钟的时间，想象你已拥有这所房子，并且想象自己住进去的快乐心情及种种好处，这样会激励你想要及早实现目标。
九个步骤，只要你认真地做到了，你的目标就已成现实了！具体分几个步骤不重要，重要的是你把你的目标能够清楚、现实地步骤化！
