任何工作都有轻重缓急之分。只有分清哪些是最重要的并把它做好，你的工作才会变得井井有条、卓有成效。
凡取得卓越成绩的人士，办事的效率都非常高。这是因为他们能够利用有限的时间，高效率地完成至关重要的工作。任何工作都有主次之分，如果不分主次地平均使力，在时间上就是一种浪费。所以，在关键部位，在主要事情上，我们要用全部精力，将其做到最好。
德国诗人歌德曾说过：“重要之事绝不可受芝麻绿豆小事的牵绊。”要集中精力于紧急的事务，就要排除次要事务的牵绊。如果不断地被一些次要事务所干扰，那么就会阻碍你向目标前进的脚步。
在现代社会竞争如此激烈的环境下，不管做什么都要从全局的角度来进行规划，将事情分出轻重缓急，将大目标分成若干个小目标，并坚持“要事第一”的做事原则，久而久之就会培养出自己的“先做最重要的事”的好习惯。
任何一名优秀的时间管理者都应有“做要事不做急事”的好习惯。要事是有利于实现个人目标、有价值的事，比如规划、学习充电；急事是必须立即处理的事，比如即使你忙得焦头烂额，但电话响了，你就不得不放下手边的事情去接听。在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间，或许我们很难作出选择。对于每个人来说，有精力做事的时间往往是有限的，所以你必须把有限的时间用在最重要的事情上，也就是把要事放在第一位，而不要迷失在那些看似紧急的、琐碎的、次要的事情当中。只有这样，才能高效地利用时间，出色地做好事情。
无论做什么事情，一定要养成“先做重要的事”的习惯。美国某公司董事长赖福林说：“你应当计划你的工作事情，在这方面所花的时间是值得的。如果没有计划，你肯定不会成为一个有效率的人。”
其中，效率的中心问题是：你对事情规划得如何，而不是你干得如何努力。现在通过回答下面的几个问题，来初步断定你是不是掌握了时间管理的技巧，有没有较高的工作效率。请根据自己的实际情况，在每道题之后选择“是”、“否”或“说不清”：
（1）你养成了为第二天要做的事作出事先安排的习惯。
（2）每天上班后的第一件事是将全天工作排出一个顺序。
（3）你经常拒绝参加对你来说没有必要出席的会议。
（4）对不想接听的朋友电话，你不能耐着性子听他说下去。
（5）对于可能打乱你一天时间安排的人，你坚决说“不”。
（6）你做任何事情都习惯于为自己设定时间限制。
（7）你习惯于一次性地处理大部分的文书工作。
（8）你不但珍惜自己的时间，也非常珍惜别人的时间。
（9）你如果为自己制订了时间计划，你总是能坚持下去。
（10）你经常反思和调整自己的时间管理的方法。
选择“是”得1分，选择“否”或“说不清”得0分。如果你得8分或以上，说明你的时间管理技巧的水平较高；如果你得6分或7分，说明你的时间管理技巧处于中等水平；如果你得5分或以下，说明你的时间管理技巧水平较低，需要进一步提高。
通过下面几个步骤可以提升你在时间运筹这方面的能力：
1.分清目标任务的轻重缓急
古人云：“事有先后，用有缓急。”做任何事情事都是如此，分清事情的轻重缓急，不但做起事来井井有条，完成后的效果也是不同凡响。次序处理好了，不但能够节约时间、提高办事效率，最重要的是能给自己减少许多麻烦。
在生活工作中常会遇到千头万绪、问题繁多的情况，这时就需要我们把问题的轻重缓急分清，然后找到其中最迫切需要解决的问题，并集中力量解决它。
一个人一天面对事情很多，如何安排好，就要学会统筹安排，整体规划。也就是人们常说的短期规划和长期规划。效率高的人士习惯把长期大目标称之为大事，把短期目标称之为小事。其实大的目标可以分解成很多小的目标，再把小的目标转化成日常工作和习惯。这就是人们常说的“大事化小，小事化了”。
在做事情中，我们要有长远目标、短期目标、即时目标。但有时候这些目标会像热气球遇上麻烦一样到处乱撞，照顾了这一点又忘记了那一点，无论怎样权衡利弊，始终不能尽善尽美。这时一定不能乱了自己的步伐，要善于发现并解决最迫切的问题。只有先解决这些问题，才能解决其他问题。
凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情应该优先处理，不应将其和重要性最低的事情混为一谈。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“急重轻缓”的顺序，整理好再着手处理。
处理事务分不清轻重缓急是一种对时间无谓的浪费。进一步说，它是生活工作中另一种隐形浪费，它常常把辛勤劳动的成果弄得乱七八糟，它如同包裹在美丽蝴蝶身上的那一层难看的蛹衣，会掩盖住你的一些出色的能力。所以，要想最大限度地展现自己，就得分清目标任务的轻重缓急，这样才有利于让你集中精力发挥自己。
2.不要成为“紧急”的奴隶
事分轻重缓急，因此不要把全部的时间都去做那些看起来“紧急”的事情，一定要留一些时间做那些真正“重要”的事情。要做你真正感兴趣、与自己人生目标接轨的事情。
“生产力”和你的“兴趣”有着直接的关系，而且这种关系还不是单纯的线性。如果面临我没有兴趣的事情，你可能会花40%的时间，但是真正产生的结果可能只有20%的工作效率；如果遇到感兴趣的事情，你可能会花100%的时间而得到200%的工作效率。
不要成为“紧急”的奴隶，要关注“关键”的问题。管理自己时间的问题，尤其是要分清何为“紧急的事”、何为“重要的事”。
这里有几个辅助的建议：
（1）时间管理与目标设定、目标执行具有相辅相成的关系，时间管理与目标管理是不可分的。每个小目标的完成，会让你清楚地知道你与大目标的远近，你的每日承诺是你的压力和激励，每日的行动承诺都必须结合你的长远目标。所以，要想有计划地工作和生活，需要你管理好自己的时间。这一点说起来容易，但做起来就不那么简单。
（2）在时间管理中，必须学会运用80：20原则。——要让20%的投入产生80%的效益。要把握一天中20%的经典时间（有些人是早晨，也有些人是下午或夜里），专门用于你对于关键问题的思考和准备。有的人以为，安排时间就是做一个时间表，那是错误的。人的惯性是先做最紧急的事，但是这么做有可能使重要的事被荒废。每天管理时间的一种方法是，早上定好今天要做的紧急事和重要事，睡前回顾这一天有没有做到两者的平衡。
有那么多的“紧急事”和“重要事”，想把每件都做到最好是不实际的。建议你把“必须做的”和“尽量做的”分开。必须做的要做到最好，但是尽量做得尽力而为就可。建议你用良好的态度和胸怀接受那些你不能改变的事情，多关注那些你能够改变的事情。以终为始，做一个长期的蓝图规划，一步一步地向你的目标迈进。这样，你就能一步步地看到进展，就会更有动力、自信地继续做下去。
3.把时间花在刀刃上
很多人看似很忙，却没有把时间花在刀刃上，那些真正重要的事情反而没去实行。那么结果自然可想而知——白忙碌一场。关键要把握如何辨别轻重缓急，如何真正做到要事第一，这才是时间管理的精髓所在。
亨利杜赫说过，人有两种能力是千金难求的无价之宝：一是思考能力，二是分清事情的轻重缓急，并妥当处理的能力。
鲁克曼也提出过：“就记忆所及，我每天早晨5点起床，因为这一时刻我的思考力最好。我计划当天要做的事情，并按事情的轻重缓急做出安排。”
但事实上，长期的经验告诉我们，没有人能永远按照事情的轻重程度去做事。但按部就班地做事，总比想到什么就做什么要好得多。而且你坚持的时间会更长久一些，因为这不需要你花太多的时间去思考去做事情规划。
假使萧伯纳没有为自己定下严格规定，保持每天写出5页稿纸的文字，他可能永远都是个银行出纳员。他度过了9年令人心碎的日子，9年总共才赚了30块钱的稿费，平均每天才一分钱！但是，他一直把写作当成最重要的事去做，最后终于成了世界著名作家。就连漂流到荒岛上的鲁滨逊也不忘每天定下一个作息表呢！所以我们要向他们学习，把时间花在刀刃上，即使痛苦，我们也要坚持下去，才能有所作为。
无论在生活，还是工作学习上要想在长时间内保持高效的状态，就必须把时间用在刀刃上，同时辅助以下建议：
（1）要精神好，全神贯注，心无杂念。
（2）要给自己时间放松。
（3）要给自己一些压力。不要让自己一直处于松弛的环境中。
（4）不要太长的时间做同样一件事情。因为重复多了容易感觉枯燥和疲劳，效率就会变差。
（5）不要没有准备就开始干活。
（6）反复的练习、回忆、记忆是非常有用的。这些道理都很符合做事情的状态。
