在商务交往中，签字仪式就是双方经过会谈、协商而形成了某项协议或协定后所举行的互换正式文本的仪式。
签字仪式是商务活动中一项比较隆重的活动，是对双方来说具有“里程碑”意义的大事，因此，对于礼仪规范的要求也比较严格。这不仅显示出签字仪式的正式、庄重与严肃，同时也表明双方对于协议或协定的重视以及对对方的尊重。那么，举行签字仪式应当注意的礼仪规范有哪些呢？
郑重而严肃地准备待签文本
在洽谈或谈判结束后，双方应当指定专人按照已经达成的协议做好待签文本的定稿、校对、翻译、印刷、装订等工作。文本一旦签字就具有法律效力，所以一定要郑重而严肃地准备待签文本，不可马虎大意。如果对方是外商，按照国际惯例，待签文本应当同时使用双方的母语，以示平等和尊重。
在准备待签文本时，首先要核对所达成的协议与文本内容是否一致。核对时，要对照原稿件，一字不漏地仔细审核。一旦发现问题，应当及时通告，再行谈判或调整签字时间。
另外，一定要核对各种批件如项目批件、许可证、订货卡等是否完备，以及合同内容是否与批件内容符合。
在协议上签字的有几个单位，就应当为签字仪式准备几份样本。如果有必要，还应当为各方准备一份副本，以备不时之需。
印刷待签文本时，其规格一般为大八开，纸张则尽可能高档，印刷也要尽可能精美。待签文本印刷完毕之后应当装订成册。为了表示正式，应当以仿皮或其他高档材质作为封面。
精心布置签字仪式的场地
签字仪式的场地有常设专用的，也有临时用会议室、会客厅来代替的。不管哪种场地，都应当作到庄重、整洁、干净。
标准的签字仪式场地内应当铺满地毯，除了必需的签字用的桌椅之外，不需要其他任何陈列和摆设。按照礼仪规范，签字桌应当为长桌，并且横放，最好在其上铺设深绿色的台呢。签字桌上还应当安放好待签文本、签字笔、吸墨器以及其他签字时所用的工具。由于签字仪式上的文件需要长久保存，签字时应用黑色的钢笔或签字笔，不宜用圆珠笔或其他色彩的笔。如果对方是外国人，在签字桌上还应当插放有关各方的国旗，以示尊重。
签字仪式的座次排列方式
座次排列可以说是签字仪式上最能体现礼仪的一个方面。符合礼仪规范的座次排列一般有三种基本形式。
第一种形式是在举行双边签字仪式时最常见的形式。此种形式是主方、客方全体人员在签字桌一侧并排入座。具体来说是签字桌在室内面朝着门横放；双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列；双方签字人员居中面朝门而坐，其中客方居右，主方居左。
第二种形式也适合于双边签字仪式，与第一种座次排列方式基本相同。同样是主方签字人和客方签字人居中面朝门而坐，其中客方居右，主方居左。区别之处在于，签字人与其他参加签字仪式的人员相对而坐。
如果是多边签字仪式，则适合采用只设一个签字席的方式。将签字桌在室内横放，签字席面对正门而设，并且只设一个签字席，不固定其就坐者。举行签字仪式时，各方全体人员背对着门，面向签字席就座。需要签字时，各方签字人依次走上签字席就座、签字，签字完毕后再退回原位就座。
签字仪式的基本程序
签字仪式虽然时间不长，但是它是合同、协议签署的重要环节，应当遵循一定的程序规范。主要有以下几项：
（1）签字仪式开始。此时，有关各方人员应先后步入签字厅，在各自既定的位置上正式就座。双方的助签人员分别站在己方签字人的外侧，协助翻阅文本，指明签字之处，并为已经签署的文件吸墨防洇。
（2）签字人签署文件。通常的做法是，首先签署应由己方保存的文本，然后再签署应由他方保存的文本。因为依照礼仪规范，每一位签字人在己方所保留的文本上签字时，在位次排列上应当居于首位。所以，每一位签字人均须首先签署将由己方保存的文本，然后再交由他方签字人签署。此种做法，通常称为“轮换制”。它的含义是：在文本签名的具体顺序上，应轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以示各方完全平等。
（3）交换文本。签署之后，双方的签字人应当正式交换已经由各方正式签署的文本，交换后，各方签字人此时应热烈握手、互致祝贺，并互换刚才用过的签字笔，以示纪念。全场人员应热烈鼓掌，以表示祝贺之意。
（4）举杯庆贺。双方交换过已经签订的文本之后，礼仪小姐会用托盘端上香槟。这时候，有关各方人员一般应在交换文本后饮上一杯香槟酒，并与其他方面的人士一一干杯。这是国际上所通行的，是增加签字仪式喜庆色彩的一种常规做法。
（5）有秩序地退场。签字仪式结束后，应当请双方地位最高者以及客方先退场，然后主方退场。
