不同的商务交往需要以不同的形式来体现，商务信函也是商务交往的一种重要形式。商务信函是联系商务、进行商务交往活动的信件，这种信函在布局上的礼仪在商务交往中早就约定俗成，格式和写作要求比较严格，要特别慎重对待。传统的商务信函的格式大致分为两种，一种是美式，一种英式。以下分别介绍。
匀称美观布局：也叫斜排式或缩行式。这种布局主要在于信头、结束语、签名和发信人姓名都靠右或偏右，地址和称呼靠左边，如果以任一要素要分行排列时，后行要比前行缩入两个（或三个）英文字母；正文每段开始要缩入五个英文字母，段与段之间要空一行。这种形式讲究是传统的排列范式，目前只有少数英国人喜欢用。
左齐右不齐型：也叫正排式或垂直式或齐头式，这种布局在于从左边开始排列每个要素，每一行都不向右缩进，这样一来，左边是一条直线，右边却参差不齐，这种布局打字时方便省事，不需考虑左边缩入，但不匀称美观，所以使用它的人也不很多。
方便省事匀称美观型：也叫改良式或混排式。这种布局集上述两种形式之所长，信头、结束语、签名和发信人姓名排在右边，封内地址和称呼排在左边，但每个要素分行时每行都不向右缩入；正文每段开始缩入五个英文字母，而段与段之间可不空行。是目前极为流行的英文书信范式。
英美的商务开展比我国早，我国的商务信函虽保持传统的书信格式，也采用了左齐右不齐布局，现在的商务交往遍及世界各国，所以，针对不同的商务对方而选择不同的布局，于你的商务交往来说有益而无害。
商务信函通常由七部分组成，即：信头、收信人名称和地址、称呼、正文、结尾、签字及其他。另外，如果有需要，商务信函还可以加设下列项目：投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。
以下对商务信函布局进行具体说明：
信头：信头位于信纸的中上方，可以包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等，根据商务信函的需要而设。
日期：不可漏写商务信函的日期。日期很重要，是商务信函中商务对方明确信函何时书写的，与商务合作有很大的关系。日期的月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。有两种写法：英式为25（th）April，2005；美式April25，2005。英式写法日在先，月在后，而美式则相反。如全部使用数字表示日期容易引起误解，应避免使用。
收信人名称及地址：信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处。信内地址写法，英美格式差别较大。美式写法：门牌号前没有No.字样，后面也没有逗点。而英式写法则相反。
称谓：商务信函中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼：先生。英国人在其后还要加上逗号。
正文：正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，顶端书写（不像中文信要空两格），段落之间空双行。正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短一些。明确事由，让商务对方一看就知道为何而来信。正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐，右边则尽可能整齐。
结尾：结尾套语在信函末加上“某某敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。
签署：签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般事务书信，常在结尾语下面空五行处签名，然后将发信人的姓名用打字形式打出，也有将其职衔一道打出的。
其他事项：其他事项包括：注意事项、事由、备查、附件、附言等。
商务信函在商务交往中是根据具体商务活动的需要而运用，都是商务交往的一个重要方面，于商务人士来说极其重要，可以体现公司的文化和个人的素质。不按照布局来正规行文，会让商务对方无法阅读。字迹潦草或者不爱护信函卫生，会与不讲究个人卫生一样令人反感。讲究商务信函布局上的礼仪就可以助你的商务交往取得更大的成功。
温馨提示：
礼仪禁忌——
1、不能乱折叠商务信函，否则会认为不尊重。
2、只管发出信函而不管对方是否能清楚阅读。英文信函最好打印出来。否则不好辨认。
礼仪技巧——
1、如果你的商务信函要特指某某人阅读，而又不能直接写他阅的情况下，你可以标明请某某人提出意见之类的谦言，便于他重视。
2、标明来函备查，为明确责任，便于日后查考。
3、附件，注明有几个附件，便于对方查询，不至于漏掉。
4、用好附言。如果当商务信函写完后，突然想起什么事，而这事又必须注明，就用附言。这样既不唐突又能将事情说得清楚和完善。
