会议证件表明一个人的身份和权利。比如，持出席证者不仅能参加会议，而且有表决权；持列席证者虽然能到会，但没有表决权；持会议工作证者只能是大会工作人员，有时还有工作区域的限制。证件有四个作用：一是为了证明身份；二是为了会议安全；三是为了统计到会人数；四是为了维持会场秩序。
2制证要求
制发证件，应视具体条件“因地制宜”，不可追求一律。有些会议不排座次，就不必搞座号。有些大型会议，可以搞普通的入场券性质的证件。特别是对于一些重要的开几天以上的大型会议，不但要有正规的证件，而且要在证件上贴本人相片，加盖钢印。
3证件形式
证件的形式，应当反映深刻的会议内容，做到美观大方、朴素适用，切忌华而不实，低级庸俗。证件不必定形，可以根据上述要求设计各种式样，不妨“百花齐放”。
会中事务工作
一、签到
签到是为了统计到会人员情况，统计人数要准确、及时、迅速。小型会议可以在入口处设立签到处。代表在签到簿上签名，即表示到会。大中型会议一般可事先发签到卡，在入口处把签到卡交给工作人员即可。会议签到结束后，立即进行统计，填写“出席会议情况报告表”，交有关主管批示。出席会议情况报告表，如表2-1所示。
三、安排会议发言
会议发言要事先排定人选和次序，秘书处可以提出初步意见，请领导确定。确定发言人应该注意以下三个平衡：
1领导人之间的平衡
上级领导或主要领导的发言，如果是开幕词，或带有动员性、启发性，应安排在第一位发言。如果是总结性的、综合性的，则放在最后。如果是讨论发言、座谈发言，应交叉安排，以使会场生动活泼。
2部门平衡
发言部门的选择，应首先注意典型性，其次才照顾部门与部门之间的平衡。
3内容平衡
发言人的内容应该围绕一个主题内容。不同内容安排在一起，不便于集中思考和会后讨论，因而效果不好。如果内容属同类，可以只安排一个人发言。
四、会议记录
会议记录是对发言内容进行的客观文字记录。一般重要的会议，都应当专设记录员。
1会议记录的内容
会议记录主要包括两方面的内容：
（1）会议的组织情况。这里应写明会议名称、开会时间（写明具体的年、月、日以及上午、下午、晚上，有时还要写明几点钟）、开会地点（包括楼层、房号、会议室号）、会议主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人。
（2）记录的主体。主要包括会议主持人的启示性讲话（开场白）或会议的主题报告、讲话等；主持人以外的其他领导和一般与会者的发言；会议做出的决议、决定以及会议主持人、其他领导对会议所做的总结。
2会议记录的方式
会议记录的方式有两种：详细记录和摘要记录。
（1）详细记录。就是有言必录。它要求记录人员对会议的全过程、所有发言，包括发言中的插话，都要原原本本地详尽记录，不能提纲挈领，不能只写重点，不能只记结论。一般来说，对于特别重要的会议，都应进行详细记录。
为了准确、完整地记录，一般都配备两个以上的记录人员同时记录或用录音机进行录音，以便会后核对、修正、补充。但对于一些口语、俗语、重复的词语，大可不必详细记录。采用速记法进行详细记录的，在会后要用通用字整理出来，不能用速记稿代替正式会议记录，更不能将速记稿作为档案存档。
（2）摘要记录。是指只摘取与会者发言的重点、要点和会议主持人讲话要点的记录。这种记录方法要求记录员能迅速判断发言的主要内容，在掌握议题的轻重程度和发言人的发言宗旨、意图、目的以及发言内容的价值的基础上，记下该记的内容。一般来说，做摘要记录必须注意：要精确；不能上言不接下语；不能遗漏讲话者的主要观点，不能使发言内容面目全非甚至是非颠倒。
3会议录音记录
音像记录的具体形式有录音记录、录像记录和摄影记录。目前较多采用的是录音记录，所以，这里只介绍录音记录方法。
（1）录音前的准备工作。通常，录音前的准备工作主要包括：
要对用过的录音机进行认真检查，尤其要清洗录音机的磁头；
要准备足够的磁带，并且在会前做一次试录音；
要提前进入会场，找好录音的位置，摆好录音机，接好电源。
（2）录音当中的监听和观察。为确保录音工作正常进行，要充分利用录音机的监听功能来监听录音效果，最好始终都带上监听器监听。要随时观察磁带的转动和转速是否正常，是否有卡带和绞带现象；要注意观察电压、电流指示情况；录音过程中要注意适时翻转或更换磁带，要选择在讲话人喝茶、停歇的时候换带，也可在讲话内容不很重要或属于重复性、解释性的讲话时，迅速翻转或更换磁带。对更换下的磁带，一定要及时地在版面上标注这盒磁带的盒次、面次、会议名称、讲话或发言人的姓名，以免事后发生混乱。
（3）会议录音中的辅助性工作。为便于会后整理录音，提高整理录音的效率，在利用录音设备进行录音的同时，还要做一些辅助性的文字记录工作。它主要包括：
在记录本上简明地记录会议的组织情况，如出席人、列席人、主持人、缺席人等；
在记录本中记下讲话人的发言要点；
记下翻转、更换磁带前后的一些讲话，以保证录音内容的完整。同时记下讲话要点所在磁带的盒次和面次。
4会议记录样式
五、会场服务
会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，会场服务工作内容很多，一般包括以下几个方面：
1引导座位
大多数会议的座位都是事先安排的，与会者应该对号入座，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员事先可能不熟悉会场，会议工作人员要引导其入座。
2维持会场秩序
要制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全。如果中途发生混乱，会议工作人员要及时制止和调停。特别是重要的密级较高的会议，一定要防止在混乱中发生意外情况。
3处理临时交办事项
会议进程中，可能会发生一些意想不到的临时变动。会议工作人员应及时向领导请示，并对领导的指示采取应急措施，妥善处理。
4分发会议文件的材料
会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。
会前分发文件和材料，可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。
会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。
需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。
5内外联系、传递信息
会议进行中不应与外界隔绝，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。在内外联系、传递信息时，会议工作人员应该注意会议内容的保密。
6其他服务工作
及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场照明，保持会场清洁卫生。时间较长的会议还要准备好茶水。
会后工作在整个会议管理事务中也相当重要。一次会议即使进行得很顺利，结束后如不及时做好会后工作，就不会达到开会的目的和会议的应有效果。
会后工作管理一般包括两方面内容。一是整理会议记录和撰写会议简报。二是会议内容总结、撰写会议纪要、会议文件材料的立卷归档、会务经验总结以及检查催办等。会议工作者要逐步逐项做好，不能遗漏，也不能拖延。
一、撰写会议简报
会议记录是会议的第一手材料，是会议内容的真实反映。现场记录者必须记录速度快，工作紧张，特别是详细记录，有话必录，会议记录人员不可能书写工整。还有些即席发言的记录口头语较多。这些都需要对会议记录作及时整理。整理时要对会议记录作全面检查，对错字、别字、漏字、字迹不清的地方和其他遗漏进行改正和补写，把速记符号变为文字，简写的专门术语也要补充完整。还应将发言人的口头语改为书面语言。语句不通顺和条理不清楚的地方，表达不清的地方，要及时找到有关人员核对。
在整理会议记录的基础上，认真撰写后就形成会议简报。会议简报是为了交流情况、提高会议的质量。会议简报要真实地反映会议情况，文字要简练，篇幅要短小，选择会议中的一些重要问题。会议简报的写作方法主要有两种：
（1）指导式写法，即采用新闻报道的形式，反映会议情况，这种写法要求简报编写者对会议情况进行综合分析，择取有价值的内容。
（2）转发式写法，即直接登载某些代表的发言，在其前面加上一定的“按语”或“评论”，以强调转发内容的意义。
简报印制数量和发送范围应视简报内容而定。简报发送前，一些重要的发言，要送发言者检阅，避免曲解原意。会议简报编排时，应编上整个会议的总顺序期号，以便为以后的分类归档工作带来方便。
二、开展会务总结
会议能否开得好，是否达到应有的目的，同会议组织和服务工作的水平有着直接的关系。一些重要会议或大型会议结束以后，负责会务工作的办公室领导，应该及时召集全体会议工作人员，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处。
会务总结一般是以开总结会形式进行，全体会务工作人员都要参加。也有的重要会议，如果有的领导有具体要求，就需要在开好总结会的基础上，写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后，作为大会的文件资料，连同会议记录、会议简报、会议文件等，一并作为完整的案卷归入档案。
在进行会务总结的过程中，主持会议组织与服务工作的工作人员，应对会议的组织与服务过程中的有功人员和有关部门进行表彰和奖励，慰问那些为搞好会务工作日夜辛劳的工作人员。同时，在进行会务工作总结时，也要对会议组织与服务工作的整个过程中出现的漏洞与差错，作出总结和检查，使全体人员吸取教训，避免今后再次发生类似的事情。必要时，还可写出总结报告，上报领导或入卷归档存查。
三、撰写会议纪要
会议纪要的内容可分为两部分，是会议纪要的主体，具体阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所作出的正式决定等。
会议纪要的写作要求“纪实”、“扼要”。“纪实”就是忠于会议实际。“扼要”就是对会议基本精神的提炼和概括，既要反映会议讨论的情况和企业领导的指示精神，又要做到综合全面，条理清楚，有主有次，不能写成会议记录。
会议纪要是为宣传、贯彻会议主旨服务的，因此撰写好会议纪要的前提关键在于了解、理解会议宗旨，必须选择自始至终一直参加会议并对会议有充分了解的秘书人员撰写会议纪要，也可事先确定好撰写会议纪要的人，使负责撰写会议纪要的人有意识地坚持参加会议、积极地从发言和简报中搜集素材，并在会议进行到一定阶段就可以拟出纪要的轮廓，进一步收集资料，广泛征求意见。
根据会议的性质和情况，纪要的写法和详略也不尽相同，有的纪要需要交代一些情况，写得较详细，有的只需直接写出决定的事项。
会议纪要写好后经领导和有关人员审阅通过后，应及时发给参会人员和会议内容涉及的有关部门。印发会议纪要也有两种方式，一是将会议纪要全文印发给参会人员和有关单位，二是只摘录有关部分印发给参会人员和有关部门。具体采用哪种方式，视情况而定。如果会议纪要的内容具有较强的机密性，为保密起见，可以不印发会议纪要全文，只摘录有关部分印发给参会人员和有关单位，以防泄密。如果只摘录会议纪要的部分内容，一般需要加上引言和上、下款，以便使意思更清楚，才能分发给各部门和参会人员。印发会议纪要和通知可编顺序号，并视会议内容注明密级。
四、收退会议文件资料
通常重要会议的参会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发的文件清理并退回会议秘书处。此项工作主要在机密程度较高的会议结束时或会议结束后做。重要会议文件清退原因是：
（1）文件内容是高度机密的，长久存放在个人手中，可能会遗失和泄密。
（2）会议文件、特别是领导在会议上的即席讲话、参会人员的即席发言不宜扩散。
（3）有些文件属草稿或参考性的，甚至某些与会议的精神、决议不完全相符，泄露出去将影响会议精神的传达贯彻。
收退会议文件可采取多种方法。在召开较大型会议的时候，开具目录清单的形式，是一种行之有效的收退文件的办法。就是说，在会议将结束前，会议工作人员把应退文件的目录清单，发给参会人员，请他们在会后按照目录清单把应退文件全部退回。会议一结束，工作人员要利用一切办法马上催退，如打电话催退、亲自催收等，直到退完退清为止。
五、会后的检查催办
对会议议定事项检查催办，是为了使会议精神落到实处，同时也是信息反馈的一条重要渠道，以便主管领导及时掌握会议决定的各事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题、新情况，并有针对性地采取措施加以解决，保证会议议定事项办理工作的顺利进行。因此检查催办工作是会后工作中不可缺少的关键环节。
做好检查催办工作必须依靠科学的方法和制度的保障。
（1）加强催办人员的责任感，健全各项责任制，明确分工，责任到人，一人负责一项或几项催办工作，并设专人负责催办工作，及时了解催办的事项，及时解决出现的问题。
（2）健全登记制度，建立催办登记簿，列出检查催办的事项，由催办人员根据情况，定期记载催办事项的进展状况。
（3）要建立反映汇报制度。催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式，定期或不定期向领导汇报催办事项的进行情况，遇到紧急情况应立即反映，不能耽误。对于一些重大问题要向领导请示，要听从领导的指示。
检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单、电话催办、直接派人检查催办。
做好催办工作，要突出重点，着力抓好重点事项和重点环节，不能忽视其他事项和环节。催办人员进行催办工作不仅要发挥自己的主观能动性、积极性，并且要注意取得领导的支持和帮助。
会议的文字工作
在会务工作中不少内容涉及文字工作，比如会议通知、会议报告、会议记录、开幕词、工作总结、会议简报、闭幕词以及会议纪要、会议总结等。这里着重就几种文字材料撰写的基本要求作一些介绍。
一、会议开幕词
一般比较隆重的大型会议往往需要开幕词，如各级党代会、人代会、工会代表会、团代会、妇代会以及表彰大会、劳模大会等。开幕词一般安排在会议的开始，通常由主要负责人宣读。
