人力资源工作向雇员发出有关期望的诚信水平、道德表现和胜任能力的信息。人力资源工作涉及员工聘用、定岗、培训、评估、就业咨询、晋升、薪酬等活动。例如,聘用最有资质的个人,着重其教育背景、以前的工作经验、以往取得的工作成就以及诚信和道德行为的证据,显示企业需要具备胜任能力和值得信赖的人。招聘工作包括正式、深入的面视以及翔实有深度地介绍企业的历史、文化和经营风格,这些都能体现出对其员工做出的承诺。培训政策将向员工说明其预期的角色和职责,培训方式包括学校培训、研讨会培训、模拟案例的学习和角色扮演操练,以及讲解预期的业绩和表现水平。根据周期性个人业绩评估来进行人员轮换和晋升,可以表现出公司支持将合格的人员提升至承担更高职责水平的岗位。竞争性薪酬计划包括通过奖金刺激来激发和强化突出的业绩。惩戒行动发出的信息则是企业将不容忍违规违法行为。
由于迅速变化的技术和不断增加的竞争,公司也面临着变化并且更加复杂,使员工做好准备迎接这种挑战是至关重要的。教育和培训,无论是课堂授课、自学或是在职培训,都必须使企业的员工与时俱进并有效地应对不断变化的环境。教育和培训也将增强企业实施质量创优的能力。聘用有能力的员工以及一次性培训是不够的。教育过程必须是持续性的。
一、人力资源政策和程序
(一)COSO报告中的规定
雇佣、培训、晋升和员工薪酬的政策及程序,具体包括:
1.现有人力资源政策和程序可以招聘并发展有能力、可信赖的人员,能够支持有效的内部控制系统。
2.对招聘和培训合适人员的关注程度是适当的。
(二)公司内控设计要点
公司与员工应通过订立劳动合同的形式确立劳动关系,并依据《劳动法》和《中国石油天然气股份有限公司劳动合同管理暂行办法》等管理规定对员工实施必要的管理。对关键岗位和紧缺人才的选拔,应由人才交流部门组织开展竞聘或招聘活动实施,招聘程序一般包括资格初审、技能素质测评、专业答辩和专家组评审等必要程序。
针对不同层次的员工,公司应分别制定《总裁班子成员业绩考核办法》、《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员业绩考核办法》、《中国石油天然气股份有限公司中层及以下管理人员业绩考核指导意见》和《中国石油天然气股份有限公司操作服务人员绩效考核指导意见》等制度,形成较为系统规范的业绩考核评价体系,对员工履行职责、完成任务的情况实施全面、客观、公正、准确的考核。业绩考核是确定员工薪酬、奖惩及使用的依据。
公司应制定《中国石油天然气股份有限公司员工教育培训工作暂行规定》等相关规章制度,每年制定并下达培训工作计划,有针对性地组织业务和操作技能培训,确保员工技术素质和业务能力达到岗位要求。
(三)相关规章制度索引
1.《中国石油天然气股份有限公司劳动合同管理暂行办法》。
2.《中国石油天然气股份有限公司员工教育培训工作暂行规定》。
3.《总裁班子成员业绩考核办法》。
4.《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员业绩考核办法》。
5.《中国石油天然气股份有限公司中层及以下管理人员业绩考核指导意见》。
6.《中国石油天然气股份有限公司操作服务人员绩效考核指导意见》。
(四)文档性记录设计
1.员工的《劳动合同》文本。
2.业绩考核文档资料。
3.培训计划。
二、员工责任和目标
(一)COSO报告中的规定
员工(包括新员工)应意识到他们的工作职责和公司对他们的期望。
(二)公司内控设计要点
公司制定的员工岗位职责描述,应明确岗位的相应责任、职责和权限,这是员工日常工作的规范,员工能从中了解工作职责和公司对其的具体要求。新员工上岗前还需进行岗前教育培训,包括应知应会的知识和技能、安全常识、公司规章制度要求等等,由公司帮助其了解岗位职责,使其达到岗位要求的基本技能素质。
公司应与高级管理人员签订业绩合同,明确其需要承担的指标和责任。
公司应组织员工定期进行工作总结,考核员工工作表现,分析当前的工作成绩、经验、不足,对下阶段工作进行安排,使员工意识到所负的责任和公司对他们的期望。
各单位应按业绩考核规范组织实施业绩考核,做好文档记录。
(三)文档性记录设计
1.《员工岗位职责描述》。
2.业绩考核文档资料。
三、违规行为的纠正措施
(一)COSO报告中的规定
对违背政策和程序的行为的校正,具体包括:
1.管理层对工作失职采取适当的措施。
2.有对违背政策的适当纠正行为。
3.员工应明白未照章执行的行为最终将被纠正。
(二)公司内控设计要点
公司对发现的违规行为及时进行制止,并按公司的有关规章制度要求进行处理。
(三)相关规章制度索引
1.《纪律处分条例》。
2.《中国石油天然气股份有限公司劳动合同管理暂行办法》。
3.《中国石油天然气股份有限公司违反财经纪律处分暂行规定》。
(四)文档性记录设计
对员工违规的处罚材料等。
四、道德标准的遵从
(一)COSO报告中的规定
人力资源政策与相应的道德标准一致,诚信和道德价值是员工评价的一项标准。
(二)公司内控设计要点
公司应对员工的业绩考核评价、选拔使用等制度中存在对道德准则遵守情况的评价要求,例如考核时会对员工的工作态度、表现、诚信等多个方面进行评价。
(三)文档性记录设计
干部考察材料。
五、核查候选人的背景
(一)COSO报告中的规定
核查候选人的背景,特别要考虑公司不能接受的行为或活动,具体包括:
1.对频繁更换工作和职业背景相差很大的候选人要仔细核查。
2.雇佣政策要包括对犯罪记录的调查。
(二)公司内控设计要点
档案材料审查是公司核查候选人背景的主要举措。公司应制定《中国石油天然气股份有限公司干部人事档案管理暂行办法》,确保员工档案资料管理、使用的规范和安全。公司在选拔任用或招聘处室干部以及关键岗位的人员时,会通过核查人事档案、单位鉴定等方式对其政治素质和技能资格水平等多方面进行考察,并形成专门审查材料。对频繁更换工作和职业背景相差很大的候选人会仔细核查。
(三)相关规章制度索引
《中国石油天然气股份有限公司干部人事档案管理暂行办法》。
(四)文档性记录设计
人事档案。