4.遵守“二八定律”
“大多数人无法达成高效率，就是因为他们把太多的精力花在次要的事情上。用大量的时间去完成重要的工作，这是巴莱多原则告诉我们的工作技巧。”一位优秀员工如此说。
19世纪末20世纪初，意大利经济学家及社会学家巴莱多提出：在任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分。这就是备受高效人士青睐的“巴莱多原则”。
根据巴莱多原则，在一家公司，通常是20%高绩效的人完成80%的工作。你也许会感到很惊讶，但这是事实。比如在销售部，通常是20%的人带来80%的订单；在开会时，20%的人通常会提出80%的建议。也正因此，所有的优秀员工一致认为：高效执行的技巧源自于将80%的精力放在最重要的任务上。
比尔是纽约某油漆公司的销售员，在工作的第一个月，比尔仅挣了1000美元。比尔很气恼：“为什么别人都能赚那么多，而我这么少？”分析销售图表后，比尔发现他的80%的买卖源自于他的20%的客户，但是，他对所有的客户花费了同样的时间。比尔恍然大悟，拍着脑袋直喊“笨”。第二个月工作开始后，比尔把他手中最不活跃的36个客户搁到最后，把80%的精力集中到最有希望的20%的客户身上，到第二个月月底，比尔赚到的钱是第一个月的10倍。
因此，当你面临很多的工作，不知如何着手时，当你耗尽全身的精力，工作效率仍然提不上去时，当你为花了太多的精力做没多大意义的事而懊悔不已时，那么，就应该及时审视一下自身，看看是否依照巴莱多的“二八定律”来进行工作的。把80%的精力放在最重要的任务上，只有这样，你才能高效率地运用有限的精力，有效地提高工作效率。将80%的精力用来完成最重要的工作，一个人的潜力就能得到更好的发挥。这就好像一个果农要想在秋天获得丰硕的成果，就要把果树上面的多余杈剪除掉，只有这样，他才能享受到更多收获的快乐。
了解了“二八定律”的重要性之后，你还必须学会根据自己工作的核心价值，排定优先顺序。建立起优先顺序，然后坚守这个顺序，合理地分配时间和精力，你工作起来才会事半功倍。
“分清轻重缓急，设计优先顺序”，这是运用巴莱多定律的精髓和根本前提。优秀员工都是以分清工作主次来统筹安排精力和时间，把有限的精力和时间用在最具有“生产力”的地方。在优秀员工的工作日程表上，他们通常会根据轻重缓急的程度，将日常工作分为四大类。
第一类：急迫而又重要的工作。非尽快完成不可，如危机紧迫的问题、限期逼近的工作等。
第二类：重要但不紧急的工作。这类工作虽然没有设定期限，但早点儿完成，可以减轻工作负担，增加工作表现，如建立关系，制订长远的工作计划，给自己“充电”等。
第三类：不重要但紧急的工作，如临时插入的电话、报告等。
第四类：既不紧急也不重要的工作，如琐碎而忙碌的工作，某些无关紧要的电话、邮件等。
将工作分门别类后，卓有成效的人士会依据巴莱多原则，用80%的精力做能带来最高回报的第一类工作，而用剩余的20%的精力，去处理第二类、第三类、第四类的工作。
鉴于任务的重要性和紧迫性，你还必须学会聚精会神、全身心投入解决。一个员工如果只知道工作的轻重缓急，但在处理最重要的工作时缺乏集中注意力的能力，就如同一个人知道该做什么，却总是一无所成。
因为，对任何员工来说，假如你不能把精力放在最重要的任务上，注意力分散的话，那对于任务的完成没有任何好处，只会浪费你的宝贵精力。所以说，注意力的分散是一个人高效执行任务的头号敌人。要想成为高效执行者，你必须专注于重要的事务。
乔治·西默农是法国一位著名的作家，他非常明白集中注意力的重要性。在乔治的写书过程中，为了能够静心写作，他都要把自己与外界完全隔绝，他不接任何人的电话，拒绝会见任何来客，既不看报纸，也不看任何杂志和来信，他的全部身心都投入在自己的写作之中。在这种专注的境界里，乔治曾以11天的惊人速度，写出了一本极为畅销的小说。
当然，作为一名员工，身在职场之中，无法像乔治那样将自己置于完全“封闭”的环境中，但这并不表明你不能将精力集中到重要的事务上。很多优秀员工在执行重要任务的过程中会全神贯注于工作本身，而不去理会那些并不重要的电话，也把那些不重要的会见放在自己的工作效率不高的时段。你在运用80%的精力处理最重要的工作时，也可以将你的注意力“封闭”起来。这样，你在处理重要任务时，就不会再受外界的干扰，为其他次要事务分散精力。
如果你正备受注意力分散的折磨，无法高效处理事务，不妨在自己的办公桌上建立一个“行动一览表”，把每天要干的工作依照重要顺序记录下来，与此同时，再放上一个提示自己专注的物品，使自己的注意力保持集中。
若要集中精力于最重要的任务，有效利用80%的宝贵精力，你还需要有说“不”的勇气。汉密尔顿太太曾被推选为社区计划委员会的主席，可是她只工作了一个月就受不了了。因为她既放不下许多更重要的事，又不好意思拒绝别人向自己伸出的求助之手，只好勉为其难地接受。这样，她每天都忙得昏天黑地。汉密尔顿太太深感精力不济，无法担当委员会主席这一重任，便打电话给一个好友，问她是否愿意在委员会工作，对方却婉言拒绝了。汉密尔顿太太放下电话，沮丧地说：“我那时也能拒绝就好了。”儿子汉克斯意味深长地说：“是的，只要你敢于拒绝别人的那一堆鸡毛蒜皮的小事，你根本就不可能那么累。”后来汉密尔顿太太再不理会别人的那些无关紧要的小事了，果然轻松了很多，而且还把小区的工作搞得有声有色。正如汉密尔顿太太一样，任何人在必要时，都应懂得不卑不亢地拒绝别人，在急迫与重要面前懂得取舍。只有这样，你的执行力才会得到提高。
在整个高效执行过程中，巴莱多的“二八定律”就像是一个执行魔方，如果你手法娴熟，就会像优秀员工一样高效执行最重要的任务，最终获得令人惊讶的好成绩。但如果你把握不好这个秘诀，不懂得科学、合理地分配时间和精力，就算你也知道轻重缓急的道理，也一样逃不出低绩效的“魔掌”，所以你一定要学会拒绝、学会“封闭”，排除一切外在干扰，把80%的精力放在最重要的事情上。
5.及时跟进，防患于未然
有位著名人力资源专家说过这样一段话：“一件事情，做还是不做并没有太大的差别。最大的差别在于为什么做和为什么不做，从哪个角度去做最有效。这也就是说，执行不是常人所想象的简单‘做事情’，也不是那些能够完成和不能够完成的东西。执行的真谛和核心是‘做正确的事情’，并‘把事情做正确’。及时跟进，认真严谨地检查自己的工作，是对‘把事情做正确’的确认和总结。”
在绝大多数的企业中，都存在着这样一种特殊的群体。在这个特殊的群体中，群体成员得到的工作指示不可谓不明确具体，他们的能力也不可谓不高，他们却常常陷入低绩效的泥潭而无法自拔。
这是为什么呢？
事实表明，这些人之所以执行不力，关键原因在于他们执行任务时，没有及时跟进检查自己的工作。由于缺乏跟进检查，即使执行偏离了正确轨道，却还自以为正在正确地做事。如此一番下来，工作结果自然难如人意。这也从侧面表明了这样一个事实：如果“检查”得不到严肃对待，再清晰的工作指示，再明确的目标也没有多大意义。
朱莉娅应聘到一家成长迅速的报社任记者。年轻而有天赋的她兴奋极了，作为一名新员工，她决意要做出一些成绩来，向众人展示自己的才华，证明一下自己的实力。
一天，朱莉娅发现总编非常着急，便主动询问原因。原来因为临时扩版，三版的《每日论坛》栏目还缺少一篇关于当地某医学专家的特写文章。朱莉娅听后，觉得表现的机会到了。因为她对医学颇为了解，她立即向总编辑保证，她能如期做好这件事情。当然，她也知道时间很紧迫。
回到办公室后，朱莉娅马上上网收集相关资料。也许是太兴奋太紧张的缘故，朱莉娅在搜索资料时竟然把医学专家的名字漏输了一个字母。结果，朱莉娅得到的是另一位医学人士的资料。
由于时间紧，她来不及细看资料，匆匆看过后便马上列出采访提纲，去采访那位医学专家。采访过程中，朱莉娅也发现那位医学专家所说的与她所掌握的资料不太相符。虽有些纳闷，但朱莉娅并没有放在心上。回来后，朱莉娅将从网络上收集到的资料和采访资料相结合，连夜精心赶写出了一份特写报道，交给总编。
第二天早晨报纸面世后不久，这篇失真特写便引起轩然大波，甚至有读者开始怀疑报纸的真实性。为了挽回读者的信任，朱莉娅所在报社不得不公开向两位医学专家道歉。当然，朱莉娅也受到了严厉的惩罚。
朱莉娅所犯的错误并非不可避免，只要她在执行任务时，及时跟进检查一下自己的工作成果，失真的错误是完全可以避免的。可惜的是，“得意忘形”的朱莉娅没有这么做。
所以说，及时检查自己的工作是有效执行的有力保障。即使是最优秀的员工，及时检查工作也是必要的。
员工在跟踪自己执行的成果时应着重检查以下内容：及时了解自己是否在按原定的计划执行；考虑有无妨碍工作进展的意外情况出现，并对出现的阻碍给予及时解决；审视一下自己的工作效率，看看它是否与整体进程相一致；反思、检讨自己的执行，以便改进工作的成果。优秀员工在跟进检查自己的工作时，从不会忽视关键细节，他们的目光会集中于：工作进度，工作态度，履行任务的质与量，运作方式是否合适，有无必要对自身进行修正，是否还有更大的发挥余地，是否确切地了解该项任务的主旨，并按“主旨”精神的方向完成任务。为了防止遗漏，高效执行的优秀员工在接受任务后，通常会以任务为根本，建立一份详细的执行计划并把它捆绑在日程上。他们将检查的内容转化成具体的行动及时间表上的细节。这样，跟进检查的工作自然而然地就会被执行。
一份详细的工作执行计划通常能回答如下的问题：
“为了高效完成任务，应该首先采取什么样的步骤和行动？”
“我同时能做哪些事情？”
“要完成任务我还需要改变什么？”
人是有惰性的，任何人执行任务时都需要经常被督促和被鞭策，需要不停地被给予动力。因此，从执行的一开始，优秀员工就假定只要完成了执行计划上的每项检查内容，就能良好地完成任务，并以此来激励自己。
在这里，我们之所以用“假定”这个词，是因为制订了附有“及时检查”项目的执行计划，并不能让你一劳永逸，它还不是万全之策，也不能保证你一定能够高效执行。因为执行过程中潜伏着许多不确定因素，它们都可能阻碍你不折不扣地按计划执行任务。有时甚至还会迫使你改变预定的整个工作流程。对于这一点，你必须加以警惕。当然，这也更加说明了“及时跟进检查工作”的重要性和必要性。
要想通过“跟进检查”知道自己是否在做正确的事情，是否在正确地做事，首先必须知道自己该做的是什么，要做多少，还有在特定时间内的进度。否则，执行计划中的检查内容再详细，也不过是一张纸而已。
瓦德在他的公司里被公认为是最优秀的经理。当有人问他的工作秘诀时，瓦德说：“我没有秘诀。我使用标准的方法去工作、去管理员工，但是我坚持用正确的检查标尺定期检查我的工作。检查的尺度和分寸很重要，它可以成就一项工作，也可以毁灭一个人。隆特尔的故事可以告诉我们这个道理。
“隆特尔掌管埃克隆工厂，他过去每天都打电话给我，因为他的前任老板要求有一个这样的反馈。隆特尔是一个很出色的管理者。我知道作为一名出色管理者的上司，我要做的不应要求下属一天打一个电话，这会影响他的主动性。于是我告诉他，我相信他的判断，只是希望他每个星期一打电话给我，作一个10分钟的工作报告。事实证明，我这样做是非常正确的，上个星期我又任命隆特尔为一个委员会的主席，负责推荐我们工厂里要购买的设备。虽然我必须在6个月之内完成推荐报告，但我很清楚隆特尔的能力，所以我只要求他一个月给我一份一页纸的情况报告。如果我有问题，我会与他联系。我很了解他，我确信我这么做是正确的。”
在工作中，要想让“跟进检查”出效果，必须具备以下几个必要条件。只有满足了这几个条件，你为“及时跟进检查工作”所付出的汗水，才会真正有所回报。
条件一：你必须准确地说出，你想要自己的执行有什么样的改善。
条件二：你的执行力的改变，必须能影响工作的后果。
条件三：面对工作中的问题，要深度参与，也就是带着“思考”寻求解决方法。
条件四：针对自己执行中的问题，进行充分的了解。
条件五：明晰自己确实需要改善的地方。
条件六：你必须了解，应对自己的行为负责。
条件七：对管理者而言，你必须也做到你对下属所提出的要求。
条件八：执行通过改进产生出好成果后，要学会“奖励”自己，以强化既有的表现。
条件九：了解什么样的做法，会使你的改善行为失效。以下这些行为对你的执行行为的改善没有任何好处：
①没有针对特定点进行了解，只了解了一些笼统的问题；
②将重点放在态度上，而不是表现上；
③假设自己已了解问题的症结；
④假设自己知道怎样做可以解决问题；
⑤不做第二次跟进检查，以确保改善后的行为是正确的。
跟进检查是确保任务有效执行的最根本保证，只有及时跟进检查自己的工作进度，才能把任务执行到底。跟进检查不仅有利于任务的完成，还能发现自己在执行过程中的漏洞和问题，使自己的执行能力得以提高。
所以每一个优秀的和想要成为优秀的员工都有必要把这种优良的工作态度养成一种习惯，事事检查，时时检查，力争把工作中的任何一件事都做到百无一漏，万无一失。
6.全力以赴地执行任务
7岁的鲍比放学回到家，发现妈妈不在家，门锁上了，鲍比很发愁，因为他没有钥匙。等了几分钟，妈妈还没有回来，鲍比便试着打开门旁边的窗户。由于里边反锁着，无论鲍比怎么用力也打不开。
于是鲍比又绕到房子的后面，试图打开厨房的后门，但仍然失败了。沮丧的鲍比一屁股坐在门前的台阶上。这时，邻居家的杰威尔老先生走了过来，问：“小伙子，怎么了？”鲍比说：“哦，妈妈出去了，我想尽所有的办法也进不去。”杰威尔老先生说：“不，你没有想尽办法，至少你没有请求我的帮助。”说着他摊开右手，上面放着鲍比的母亲出去前留下的钥匙。
