在商务活动中，写信、打电话、发电报和电子邮件，乃是经济主体之间远距离沟通感情、交流信息、联系业务、洽谈贸易、磋商和处理问题的有效形式。随着现代科技和市场经济的发展，这些通讯方式发挥着愈来愈大的作用。
一、商务书信
书信是人们交流感情、沟通信息乃至洽商业务的应用文体，它不仅是个人与个人之间感情联系的纽带，单位与单位之间、单位与个人之间联系的桥梁，也是现代商家不可缺少的交流工具。书信种类繁多，大体可分为一般书信（包括家书、情书等）、公务信函和商务信函三类。而一般书信则是公务信函和商务信函的基础。
（一）一般书信
一般书信，系指我国的传统形式的私人信件，它在我国已存在了3500多年，即使在飞速发展的现代社会中，书信仍在发挥其不可替代的积极作用。一般书信都有共同的结构形式、语言形式和书写要求。这些也是其他两类书信的基础。
一般书信由笺文和封文两大部分组成，而笺文则是书信的主体部分。写信是借助文字向受信人说话。要使对方感到亲切、自然、文明有礼并收到良好的交际效果，写信就要符合书写格式和书信语言的礼仪规范。否则，就会闹出笑话，影响交际效果乃至误事。笺文一般由称谓、应酬（问候）语、正文、祝颂语、具名、日期、附言等七部分组成。
1.称谓要得体
称谓即称呼，要符合寄信人同受信人的特定关系。一般来说，平时对对方称呼什么，信的开头就写什么。在格式上，称呼要在信笺第一行起首的位置书写，单独成行，以示尊重，它有很强的礼仪作用。写给非亲属关系的长辈，一般在姓氏后面加职务，如李经理、张校长，或以×老相称；写给自己敬佩的长者可在称呼前加上“尊敬的”三字，尽量避免指名道姓；对平辈或小辈则可直呼其名，或称兄道弟，或称“小王”、“小李”，也可以“同志”相称。
称呼之后一般还要加提称语和启事语，提称语是提请受信人察阅的意思，启事语是陈述事情的发语词。如对尊长用“尊鉴”、“赐鉴”、“钧鉴”、“崇鉴”和“叩禀者”、“敬禀者”、“敬陈者”、“兹肃者”、“谨复者”；对平辈用“台鉴”、“大鉴”、“惠鉴”和“兹启者”、“敬启者”、“兹复者”、“敬复者”；对晚辈用“青鉴”、“收览”和“兹恳者”、“敬托者”；对女士用“芳鉴”、“淑鉴”、“懿鉴”（对年高者）；对夫妇用“俪鉴”、“同鉴”、“均鉴”等。提称语，在现代书信中往往略而不用，但与海外客商往来中，或初交或有所商请时，也间或采用。
传统的称呼形式：
尊称 称谓 提称 启事语。
如尊敬的××恩师 尊前 谨呈者
现代的省略形式：
尊敬的×总 谨启者。
2.问候要热情
抬头之后的承启语（应酬语）起开场白的作用。无论是经常通信的还是久未联系的，向对方问候一声，是必不可少的礼节。因此，信的开头应有问候语。如“奉读惠书，如见故人！”或“久疏问候，不知近来可好？”问候语可长可短，即使短到“您好”两字，也应是发自内心，体现出写信人的一片真诚，而不是“应景文章”。问候要切合双方关系，交浅不宜言深，以简捷、自然为宜。
3.内容要准确
正文是书信的主体，即写信人要说的事，要论的理，要叙的情。正文一般从信笺的第二行开始写，前面空两格。书信的内容尽管各不相同，写法也多种多样，但都要以表情达意、准确率真为原则。除言之有物、通情达理、文辞通畅、字迹工整以外，还要措词得体，即根据受信人的特点及写信人与受信人的特定关系进行措词（包括敬语、谦词的选择，语调的掌握等）。一般来说，应先谈谈有关对方的事情，表示关切、重视或谢意、敬意，然后再写自己要陈述的事理。正文写好后，如发现内容有遗漏，可补充写在结尾后面；并在补述语前另行加上“又及”、“又启”加以提示。补述语不宜过长。
4.祝颂要诚恳
正文后的问候祝颂语虽然只几个字，但表示写信人对受信人的祝愿、钦敬、慰勉，也有不可忽视的礼仪作用。祝颂语有格式上的规范要求，一般分两行书写，上一行前空两格，下一行顶格。祝颂语可以套用约定俗成的句式，如“此致敬礼”、“祝您健康”之类，也可以另辟蹊径，即景生情，以更能表示出对收信人的良好祝愿。如对尊长，可写“敬请福安”、“敬请金安”、“敬请太安”、“恭请平安”；给平辈的信，则用“顺颂时祺”，春天可写“此颂春安”，逢年可写“即请年安”、“此请岁安”，平时用“敬颂时绥”之类；给晚辈的信，可只用“即颂刻好”“顺问近好”之类，不用“请”。此外，祝颂语还可根据受信人的境况、职业而有所区别，如对新婚者或夫妇，用“恭请喜安”、“恭贺燕喜”、“恭请俪安”、“即颂双祺”，对方远行用“遥祝旅安”，对方患病写“即颂痊安”。按对方职业可选用“文安”、“撰安”、“教安”、“诲安”、“编安”、“商安”、“筹安”、“财祺”等。
笺文的最后，要署上写信人的名字和写信日期，为表示礼貌，在名字之前加上相应的自称，即对受信人的自称，如给老师写信时自称“学生”、“弟子”、“受业”。名字之下，还要选用适当的礼告敬辞，如对尊长，在署名后应加“叩上”、“敬禀”、“叩禀”、“拜上”、“敬启”、“肃上”等；对平辈在署名后加“敬白”、“谨启”、“敬上”、“拜启”等。
5.封文用尊称
封文（信皮）的主要内容除要清楚、准确地写明受信人地址及邮码、受信人姓名、发信人地址、邮码及姓名以外，还要恰当地选用封文中的礼貌用词。首先，要注意对受信人的称呼。封文是写给邮递员看的，因此在受信人名字后面不宜用“父”、“夫”、“儿”之类的亲属称谓，而应根据受信人的职衔、年龄等，写上“教授”、“医生”、“先生”、“同志”、“女士”等。其次，要讲究“启封辞”、“缄封辞”的选择。“启封辞”是请受信人拆封的礼貌语词，它表示发信人对受信人的感情和态度。一般对高龄尊长用“安启”、“福启”，对其余长辈用“钧启”、“赐启”；对平辈，可依照受信人的身份、性别，分别用“勋启”（对军人）、“文启”（对教师）、“芳启”、“玉启”（对女士）；或“大启”、“台启”；对晚辈用“手启”，对子女可直写“手拆”、“收拆”、“收览”。“缄”字的用法也有讲究。给长辈的信宜用“谨缄”，对平辈用“缄”，对晚辈用“手缄”。明信片、贺年片等因无封套，因而无所谓“启”和“缄”。
6.收信回复要及时
受信人收到来信后，应及时启阅和回复，这是最基本的通信礼仪之一。在复信里，对尊长的复信，先写“敬复者”或“谨复者”，对平辈或商务函件的复信，写“兹复者”或“径复者”，再言明对方来信收到的时间。对于向自己求助的信和商务函件，应及时给予明确的答复；即使暂时帮不上忙或不能满足要求，也应告知对方，以免其惦念。对极个别不宜回复的信件，如求爱信及所谓“幸运环”的来信，可以置之不理，但不宜将其内容有意张扬和曝光。
7.书信的宜与忌
书信作为交际礼仪文书，也有它的宜与忌：信笺折叠应将有字的朝外，先竖着对折，若信笺过宽再对折一次，然后再一横折，令两端一高一低，并把对方姓名留在外面，以示尊敬。装入信封时要与信封的受信人姓名的方向一致，切勿倒装。在写信用的笔种上以毛笔、钢笔为宜，忌用铅笔；在墨色上，以黑、蓝颜色为佳，忌用彩色墨水，因为在不少西方国家里，红的表示绝交，绿的表示求爱。为保护通信自由，私人信件应秘不示人，不能私藏、私拆他人信件，即使遇见他人读信，也不应凑近听、看。
（二）商务信函
商务信函作为一种具有公务函件性质兼有一般书信特点的文件，它不同于正式行文的公函，又不同于一般书信，有它自身的特殊性。
1.商务信函的特点与要求
商函由标题、发函字号、收函单位或收件人姓名、正文、发函单位或发函人姓名、发函时间及附记组成。它除了有公函处理公务和一般书信超越时空、沟通信息的特点以外，其区别于其他信函的主要特点是：
（1）商务性。商务信函是在商务活动中用来传递信息、洽谈生意、磋商和解决经济问题的重要工具，从内容到形式都具有极强的商务性质和浓厚的经济色彩。
（2）对等性。商务信函是彼此协商的往复函件。通信人地位平等，互惠互利，不讲客套，按章程合同和有关律例办事。一般书信考虑个人情感因素多，商务信函则考虑己方利益多。
（3）凭证性。商务信函有标题和文件编号，使人一目了然，便于查询、存案。对于受信方来讲，既可作为资料存档备查，又可作为凭据使各经济主体建立良好的信誉，从而保障经济活动的正常运行。在发生经济纠纷时，它还具有重要的法律意义。
（4）求实审慎性。商务信函的目的在于传达意见，洽商如何拓展业务，求得对方的准确理解与合作。所以，这类书信在内容上要求简明实在，条理清楚，语言准确，排除歧义。例如：
尊敬的××公司经理先生惠鉴：
谨启者：日前接奉贵公司第156号来函，附来定货单及汇票各一纸，辱承惠顾，感铭良深。各货业经理妥，即将付运。惟敝公司会计部核计货款，惠来汇票短缺货款达人民币肆仟贰佰元，续查宝号上次汇款，亦尚欠人民币叁仟元，故通知本次订货暂停付运。谨特飞函奉告。请将前后货款结付，以清手续，各货自当即日起运不误。
匆祝
财安
××公司业务部主任×××敬上
年 月 日
此信不仅内容求实、审慎，且语言委婉，礼貌圆通，容易为人所接受。
商务信函的写作要求有四：开门见山，语言明确；以诚相待，平等对话；内容完整，注意表达；遣词委婉，礼貌有加。
2.商务信函类型举例
例一：洽谈业务函件
为请试制高密度尼丝纺事
（××）××字第×××号
尊敬的××××厂长台鉴：
谨启者：经双方磋商，为保证出口羽绒制品面料尼丝纺质量，贵方同意试制新型高密度尼丝纺，现试样需用的少量尼龙长丝已备，请贵厂前来开料后，立即试制小样，现将具体成品规格要求开列如下：
经线 70017F 纬线 70D24F
英寸密 经向159 纬向91
门幅 112～114厘米
试样出来后，请送约50米左右的一匹来敝公司业务科。并请同时附上：
①制造工艺、规格；②每100米耗用原料定额；③成本单。
其余成品暂存贵厂，由敝公司安排染色涂防水层等处理后，再进行防绒试验。特此承达，请洽。
××××公司（印章）
总经理×××（手签）
××××年××月×日
例二：推销函件
尊敬的×××先生：
您好！
我公司从中国驻贵国大使馆获悉，贵公司欲购××化工产品，我公司系中国最大的化工产品出口商之一，具有50多年的商务经验，所有产品质量上乘，在国际市场上久享盛誉，兹附上本公司产品目录一册以供参考，相信我公司的产品品质和服务一定会让贵方满意。
对于我方信用，如需进一步了解，可向中国银行查询。我们期待能够为您效劳。
顺颂商祺！
××（手签）
销售总监
××化工有限公司
××××年××月×日
例三：装运通知
上海××电脑公司
经理先生大鉴：
敬启者
贵方133号订单货品，已装运于长荣海运公司总统号，12月20开航，月底前可驶往上海港。我们即刻将提单2张和发票3张、保单1张航空邮寄给贵方，请收。
香港××电脑公司
经理任××
××年××月×日
例四：交涉函件
××电脑公司经理：
谨启者：经理先生，我十分遗憾地通知你，在你们运寄给我的打字机中，手提打字机HA261型有4台为HA260型，与样品不合，以旧充新，请收信后即速处理，并作出说明，以眙信誉。否则，本公司将采取相应措施，以挽回损失。
此致
上海××电脑公司
经理×××
××年××月×日
例五：信用调查函件
香港中国银行：
本公司收到香港××房地产有限公司1000万美元之房屋订单。他们提出贵行为备询银行，恳请你们告知该公司之信誉及财务状况的意见，若蒙相助，不胜感激。
此致
上海市
××房地产有限公司
经理×××
××年××月××日
商务信函除通过邮政渠道寄发外，还可运用电报、电传、电子邮件等现代信息手段来交流商务信息和广告信息。人们的私信虽然愈益减少，但作为人们了解市场信息重要途径的商务信函却不断增多。内容商务化，手段电子化，语言双语化，使用频繁化，已成为信函发展的趋势。
二、商务电话礼仪
在现代商务活动和人们的交往中，电话是使用频率相当高的通讯工具。为了正确使用电话，树立良好的“电话形象”，无论发话人或受话人，都应遵循电话应对的“四原则”——声音谦和、内容简洁、举止文明、态度恭敬，把握好打电话与接电话的礼节。
（一）拨打电话的礼仪要领
打电话时，我们要注意的礼节主要有三个方面：
（1）选择通话时间。应根据受话人的工作时间、生活习惯选好打电话的时间。比如，白天宜在早晨8点以后，节假日应在9点以后，晚间则应在22点以前，以免受话人不在或打扰受话人及家人的休息。如无特殊情况，不宜在中午休息时和一日三餐的常规时间打电话，以免影响别人休息和用餐。给单位打电话时，应避开刚上班或下班两段时间，还要顾及接话一方所在的场合。给国外的客户打电话，还要特别注意其所在地与国内的时差和生活习惯。
（2）拟好通话要点。在电话中应该说些什么，一次电话该打多久，打电话前应有“腹稿”。如怕遗漏，可拟出通话要点，理顺说话的顺序，备齐与通话内容有关的文件和资料。电话拨通后，应先向对方问一声“您好！”并通报自己的单位、部门和姓名，接着问：“您是×××单位吗？”得到明确答复后，然后报出受话人姓名。如受话人不在，可请人转告，或过一会儿再打。如拨错了号码，应向对方表示歉意。通话时间的长度应遵循电话礼仪的“三分钟原则”，即每次通话一般以3分钟为宜。说话要简明扼要，长话短说。有教养的人是尊重别人、珍惜时间的人。
（3）讲究通话艺术。话如其人，不管是在公司还是在其他地方，凭双方在电话里的讲话方式，就可以互相推断出对方的基本教养水准。电话的语言艺术，不仅要坚持用“您好”开头，“请”字在中，“谢谢”结尾，更重要的是控制语气语调。因为电话是只闻其声不见其人（有形电话除外）的“未曾谋面”的交谈，双方的声音是一个重要的社交因素，声音往往代表自己的或组织的形象。因此，在通话时要态度和蔼，声调温和而富有表现力，音量适中，快慢适当，语言简洁，口齿清晰，要抱着对方就在眼前的感觉来打电话，让对方感到你在微笑。特别是有关时间、地点要交待准确，使人感到亲切自然，切不可高声大喊，装腔作势或拿腔捏调、嗲声嗲气，更不能粗暴无理。打电话推销产品时，要熟悉产品的特点、性能、价格，通话技巧、措词要因人而异，因事、因时而异，不可千篇一律。
（二）接听电话的礼仪要领
接电话时要注意如下两点
（1）电话铃响后应尽快接听。电话铃响后应遵循“铃响不过三声”的原则，不能耽搁。接电话时态度应当谦和，最好是双手捧起话筒，以站立的姿势面带微笑地与对方通话。并备好电话记录本和笔，准备做通话记录。拿起听筒后，应先说一句礼貌语：“您好！”或“早上好！”再报自己的单位或姓名，然后问对方找谁，切忌只问不答或与旁人说笑。商务来电最好在第二声响之后立即接听，在礼貌问候对方后主动自报家门。接商业电话时，助手或秘书报的是雇主和公司负责人的姓名：这是××的办公室，我可以帮您做什么吗？如果负责人亲自接电话，则要报自己的名字。对于重要电话内容要边听边记，对于何时、何地、何人来电，为何事来电、来电原因及处理情况都要记录清楚，必要时可与对方重复确认。如果自己不是受话人，应热情传呼，不能把听筒一丢，就大叫“张三电话”，这对发话人和受话人都是失礼的。应热情告诉对方：“请稍候，他马上就来。”如果找的人不在，则要重新拿起话筒，询问对方是否需要转告，并记下对方的电话号码和姓名，不可表现出冷淡或厌烦，不能让对方久等，或一挂了之。如接到别人打错的电话时，应以礼相待，并耐心听清对方要找什么单位、什么人，尽可能为对方提供所要的电话号码，不可恶语伤人。
（2）认真倾听应对对方的电话内容。平时在电话机旁应备有电话号码簿、电话记录本和笔。接电话时应放弃一切闲谈，认真聆听发话人的问话和要求，重要内容还要边听边记，并向对方复述一遍，以便校正。在通话中，应礼貌的呼应对方，适度的使用附和帮腔语，不时地“嗯”、“哦”一两声，或说“是”、“好”之类的话语，让对方感到你是在认真倾听，不要默不作声，不要轻易打断对方的谈话，如发觉电话内容不宜为外人所知或有急事需要处理时，可委婉告诉对方：“我身边有客人”或“我有急事要处理，等一会儿我再给您回话。”如获知有人来电话找过自己，不管对方是否要求回话，都应尽早回话；如隔时较久，给对方回话应表示歉意并解释原因。
（三）注意“电话形象”
电话形象是我们留给通话对方的印象。电话交际是现代人常用的交际方式，通话双方的声音、态度、举止，虽远在千里之外都是可以感受到的。细节体现教养。只要听听电话的声音与交谈内容，就可以判断一个人的知识、修养与文明程度。
（1）用“带微笑的声音”通话。通话时要态度谦恭，语气热诚，语调温和而富有表现力，音量适中，快慢适当，措词准确，语言简洁，口齿清晰，要用“带微笑的声音”通话，使声音甜美悦耳，彬彬有礼，显示说话人的职业风度与亲和力。
（2）通话时注意举止文明。电话也会传达身体语言，因此，通话时要注意举止文明，以端正的体态接打电话。发话者最好起身站立，双手握持话筒，使口部与话筒之间保持3厘米左右的距离。不能把话筒夹在脖子下，或是趴着、仰着、坐在桌角上与人通话。拨号时，不能以笔代手，或边打电话边吃东西、边抽烟。
（3）注意结束通话时的礼貌。通话完毕，应尽量让发话方或位尊者先挂断电话。当电话交谈快结束时，可询问对方“您还有什么事吗？”“还有什么要求？”这既表示对对方的尊重，又提醒对方把要讲的话讲完。临近通话结束，应礼貌道别，向发话人说一声“麻烦您了”，或道一声“再见”或“谢谢”。并恭候对方先放下话筒，不宜“越位”抢先。挂电话时，应以双手轻放话筒，不要在未道再见的情况下，猛然“砰”的一声挂断电话。更不能盛气凌人，把话筒用力一摔，令听者震耳欲聋，这是极端粗野无礼的行为。
（四）使用手机的礼规
随着科技的进步，手机沟通也日益频繁。但很多人不注意使用手机的时间、地点、语态等，常常给人以“钱高品低”的不良印象。手机是实用性很强的通讯工具，使用手机时除要遵守电话礼节外，还应讲究使用手机的礼规。
（1）遵守公德。在教学场所（包括课堂、自习室、实验室、图书馆）和医院、会议室、礼堂、法庭、戏院、影院等需要保持安静的公共场合，打手机或手机铃响是极不礼貌的。若进入上述场合应立即关机，或改为振动状态，短信接收也要设定震动状态。进行工作面试、宗教仪式、打高尔夫球、参加葬礼等也不宜接听移动电话。若有来电，应迅速离开现场。且应简单明了，不宜长篇细谈。在电梯内、车厢中、餐厅内等人群中用手机，应调低音调，压低嗓门，对方能听清即可，尽量少用或不使用“体势语”，让干扰减少至最低程度。
（2）保持畅通。为方便他人和自己，应尽量少停机。改换了手机号码后，应及时告知自己的重要交往对象，以保持联络的畅通。
（3）讲究礼貌。若在谈话中需要接手机，除礼貌地说“对不起”之外，还应走至无人处或面向无人的方向，不可面对他人接话，更不可边听谈话边接手机。也不宜边同别人说话，边查看手机短信。不轻易向他人索要手机号码；不随意向他人借用手机。也不应在使用手机时，讨论机密事项或私人私密。拍照别人要征得别人同意。发短信不发黄色段子。
（4）确保安全。不要在高速驾车中使用手机，也不要在对电磁波敏感的地方使用手机。在飞机上使用手机会干扰机上通信网络，所以乘客在登机前一定要关闭手机。在医院、加油站附近、燃料库、化工厂、进行爆破作业的地点，也应禁用手机，以防止无线电信号引起触爆。使用手机时应注意减少辐射对自己的威胁；手机接通瞬间释放的电磁波容易致癌，所以手机响时，一秒后再听为宜。
（5）放置到位。携带的手机应放在公文包、坤包或上衣口袋内，不宜握在手里、挂在衣服外面或挂在内衣腰带上，以免给人不雅或摆阔的印象。其实，一个人的地位与其腰间携带的东西成反比。
商业服务人员应合理设定和使用手机振动或铃声。铃声应与工作身份相匹配，音量适宜，内容健康向上。
三、电报传真的应用礼规
（一）电报
19世纪三十年代，美国的莫尔斯发明了电报机，为人们提供了快速交际和传达信息的现代化通讯工具，但随着传真机和计算机的广泛使用，电报这一通讯交际形式已退居后位或逐步退出历史舞台。2000年底，德国电信停掉了已开展150多年的国外电报业务。2001年春节联欢晚会，我国传统的“电报拜年”项目也由网上拜年、电话拜年所取代。尽管如此，电报仍有其存在价值。既然电报在众多的通讯形式中还有一席之地，拍发电报就要遵循其必要的礼规。
1.商务电报的特点
商务电报除具有格式固定、传递信息快速和电文简短、文字简练准确的特点以外，还有它独具的特点。
（1）商务性。商务性是指商务电报所传递的信息是经济工作中的商务信息，与生产、流通、消费密切相关。
（2）凭据性。商务电报与电话不同，它是用文字快速传递信息的工具。它不仅在交易双方的业务往来中起着重要的语言工具的作用，而且可以作为文字材料存档备查，成为从事某种经济行为的具有法律效力的文件。商务电报又可分为普通商务电报和加急商务电报。
2.商务电文的写法
经贸性业务电报，是就实质性问题进行磋商，因而每一封电报从内容到文字，一字一句都要认真斟酌，不能草率，以免造成经济损失。商务电报文稿的写作应注意四个方面：
（1）称谓恰当，符合收报人所在国家或地区的风俗习惯。
（2）表达的内容应明确、具体、完整。书写业务电报（包括电传）的目的主要是交流情况，磋商交易，争取有利时机达成协议，签订合同。因此，在询盘、发盘、还盘、接受等每一个业务环节中，电报的内容必须明确、具体、完整，叙述说理清楚，使客户和厂商能迅速而准确地理解本意并作出反应，避免对方钻文字含糊不清的空子，使自己陷于被动。
（3）文字简练、准确、明白。商务电报在文字运用上有两个要求：①简练。电报是按字数计费的，冗长的电文，既不经济，又加重电讯工具的负担，且易出差错。因此，电文稿的文字必须简练。一定要根据内容删繁就简。商务电文稿在文字简练的要求上与一般电报一样，但涉及关键性词语、数字等，该详则详，不能因小失大，一定要明确具体，以让收报人清楚明白为原则。②准确。商务电报和一般电报一样都不用标点符号，要使收报人明白无误地理解内容，文字就必须准确，避免产生歧义。如某公司采购员去外地采购食用油品，发回了这样的电报：“油质超标购否速回电告”。这“超标”一词就有歧义：一是质量上乘，超过了国标、部标或一般质量标准；二是质量低劣，不良成分超过国家或有关部门允许的标准。究竟何意，不甚明确。所以，电报语言应力求简短、准确、明白，不能使用含义晦涩令人费解或语意模糊、似是而非的词语。
（4）严格遵循规定的格式。电报和电传都有约定俗成的书写格式和专用电报纸。电报纸由发报人填写的有三部分：
①收报人地名、详细住址、姓名、称呼及提称语。前者写明收报人所在省、市、县名称；后者应写明收报人所在区（乡）、街道、门牌号码和收报人姓名。住址是单位的，应写全称；单位有电报挂号的，可写电报挂号号码，不写地址。电文的字要写在方格中，一格一字，数码加括号只占一格。书写时字体要工整清楚。
②电报内容和署名。这是电文稿的正文部分，发报人主要在这一部分下功夫。电报内容写完后要署名。
③发报人姓名、住址和电话。这部分是供联系用的，不拍发、不计费。
（二）传真
传真，又称真迹传真或“用户电报”（TELEX）。是双方用户之间利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，对外发送或接收书信、文件、资料、图纸，以及照片真迹的一种迅速高效的现代通讯联络方式。传真电报有专用用户电报与公众用户电报两种。电传以其传递迅速逼真、使用方便、费用低廉等优点，已成为目前国内外普遍采用的一种通讯联络方式，而逐步取代大部分电报业务。目前，在国内传真机早已成为政界、商界、学术界、教育界广泛采用的重要办公设备之一，而且已开始进入普通人的家庭。
利用传真进行联络时，同样要遵循使用传真的礼规。
（1）依法使用。按照我国有关法规，单位和个人在使用自备的传真设备以前，要经过电信部门的许可，并且按照其规定办理安装使用的批文和入网许可证，并按期向电信部门交纳使用费。在具体操作上，要掌握正确的使用方法，按照操作规程规范操作，以发挥其正常功效。
（2）依礼使用。
①选择时间。向别人发传真，应选择适宜的时间，不要在对方在家休息时发传真给他，以免干扰人家的宁静。更应主动避免半夜三更、午休时间、节假日或工作最繁忙的时间。无人在场，而又有必要时，应该使本单位或本人使用的传真机处于自动接收状态。
②礼待对方。传真的内容固然是冷冰冰的，但发传真的人应有人文关怀，礼待对方。发传真时，一般应有必要的问候语和致谢语。撰写传真内容应准确、简明、扼要，字迹清晰工整，以便降低费用，提高效率。如传真信件时，必须遵循书信礼节，如称呼、签字等，均不可缺少。即使发送法律文件、建议书或其他资料，也要写上几句热情有礼的话语。以体现人情味。
③事前通报。发送传真前，应先打电话给接收传真的单位或个人，询问对方是否可以进行传真，并说明传过去的是什么资料。正式的传真必须有首页，其上注明传送者与接收者双方的单位、姓名、日期、总页数等，让接收者一目了然。
④公私分明。若传真机是办公室的公共财产，私人事情最好不要使用，没有任何公司会喜欢员工使用传真机办私人事情的。如果实在需要借用公家或私人的传真设备，应主动支付必要的费用。另外，传真纸最好是白色或浅色。
⑤及时回复、转交。收到他人发送的传真后，应即刻通知对方，以免挂牵。需要转交、转达别人发来的传真时，应当从速办理，以免延搁误事。在现实生活中，一份传真往往要经过许多人的眼和手，才能送达当事人，传真信息是公开的，所以，不要用传真机发送较为私密或敏感的内容，否则就会成为“公开的秘密”。
