7.1 备查账簿，不可小觑
“有控则强，失控则弱，无控则乱，不控则败。”一度遭遇金融危机，一度旁观着舞弊丑闻频频上演，却无奈谁都无法仅凭一己之力就可以力挽狂澜。事实是最好的证明，没有内部控制的企业或者组织，就会逐渐的软弱涣散；没有账簿审核的大型公司，就犹如百足之虫，期限一到，也不过是死而不僵，或者瞬息间便土崩瓦解，无踪迹可觅。市场经济越来越广阔，企业的规模越来越壮大，所接触的业务活动也越来越丰富，面临的不确定因素也自然跟着在不断增加，内部控制和账簿审核的重要性也就愈加突显出来。同时，账簿审核的内容也就越来越丰富，难度也在逐渐加大。而除了统领全局是关键，许多细节也同样不容忽视。
“所有企业都必须设置法定的会计账簿，包括总分类账、明细分类账、序时账（日记账）。”
――《企业会计制度》
备查账簿是指对一些在序时账簿和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，对序时账簿和分类账簿起补充作用。比如对总分类账簿、明细分类账、日记账等主要账簿中未能记载详细的经济业务进行补充登记。
相对于序时账簿和分类账簿这两种主要账簿而言，备查账簿属于辅助性账簿，可以为经营管理提供参考资料，如设置租入固定资产登记簿、代销商品登记簿等。不是所有企业都需要这类账簿，但大多数企业都可以根据实际需要来设置这类账簿。然而，在实际会计核算工作中，大多数小型企业很少设置备查账簿，一般是大、中型企业设置备查账簿。但是由于备查账簿自身的补充登记性和零乱性，使得其体现在操作过程中，在种类、格式和登记方法等多方面都缺乏统一和规范。也正是这样的零散状态，使得注册会计师们在进行审计工作时经常忽略对备查账簿的审计，如此一来审计工作质量也就受到影响，甚至容易被人趁机钻空子，出具的审计报告意见也就很可能不是十分准确、到位。
虽然备查账簿只是一个辅助性的账簿，对于主账簿而言，意义似乎就小了许多。然而，越来越多的事件案例表明，备查账簿对于完善一个企业的会计核算、加强企业内部控制和管理、强化对重要经济业务事项的监督、明确会计交接责任、准确填列财务会计报告附注内容等等都具有重要意义，这些细枝末节都很有可能影响到整个账簿审核的真实度。因此，虽然只是账簿审核中的一个细小分支，同样却也不能忽视其地位。
想要知道备查账簿可能出现什么问题，首先还是需要对备查账簿进行细致的了解，比如备查账簿究竟有哪些种类，针对这些种类都容易出现哪些问题，针对这些问题，再能进一步想出解决的办法。备查账簿种类可以参考。
应收账款备查簿用于登记财务报表内（或账内）需要说明原因的重要应收款项或表外（或账外）的应收款项。例如，对于企业债务重组，如果未来应收金额大于应收债权账面金额的，则未来应收款项在债务重组时不作账务处理，但应在备查簿中进行登记。待实际收到债权时，如果实际收到的金额大于应收债权账面金额，则将其差额作为当期营业外收入处理。在企业以应收债权取得质押借款的情况下，因用于质押的应收债权的相关的风险和报酬并没有发生实质性变化，所以企业应设置备查簿，详细记录质押的应收债权的账面金额、质押期限及回款情况等。对金融机构应计利息在超过规定期限（如90天）尚未收回的，应冲回所计利息。同时，将应收利息转账外核算，并在备查簿上登记。企业的委托贷款按期计提的利息到付息期不能收回的，应当立即停止计提利息，并冲回原来已计提的利息，同时在备查簿上登记。
应收票据备查簿用于逐笔登记每一应收票据的种类、号数、出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号，付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称，到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率、贴现净额、未计提的利息，以及收款日期和收回金额、退票情况等资料。应收票据到期结清票款或退票后，应当在备查簿内逐笔注销。对于到期不能收回的带息应收票据，转入“应收账款”科目核算后，期末不再计提利息，其所包含的利息在有关备查簿中进行登记，待实际收到时，再冲减收到当期的财务费用。
分期收款发出
商品备查簿用于详细记录分期收款发出商品的数量、成本、售价、代垫运杂费、已收取的货款和尚未收取的货款等有关情况。
受托加工来料备查簿用于登记企业对外进行来料加工装配业务而收到的原材料、零件等收发结存数额。收到的物资由于所有权不属于本企业，不应包括在“原材料”科目的核算范围内。
代管商品备查簿对已经办完销售手续、但购买单位在月末尚未提取的库存商品，单独在该备查簿中逐笔登记，不再在“库存商品”科目核算。企业以集资合作方式修建的职工住房建成后，按代管资产处理，并设置备查簿予以登记。
在用低值易耗品备查簿虽然按照最新会计制度，低值易耗品已经纳入了周转材料科目中，但是，为了细化，也可以继续针对低值易耗品制作相应的备查账簿。这个账簿也就是对于在用低值易耗品以及使用部门退回仓库的低值易耗品，应当加强实物管理，在该备查簿上进行登记。
对于施工企业，在用周转材料以及使用部门退回仓库的周转材料，应当对其加强实物管理，并在备查簿上进行登记。
出租出借包装物备查簿用于登记收回已使用过的出租出借包装物。
临时租入固定资产备查簿用于登记临时租入的固定资产的有关情况。
在建工程其他支出备查簿用于专门登记基建项目发生的构成项目概算内容但不通过“在建工程”科目核算的其他支出，包括按照建设项目概算内容购置的不需用安装设备、现成房屋、无形资产以及发生的递延费用等。企业在发生上述支出时，应当通过“固定资产”、“无形资产”和“长期待摊费用”科目核算，并同时在在建工程其他支出备查簿中进行登记。
应付票据备查簿用于详细登记每一笔应付票据的种类、号数、签发日期、到期日、票面金额、票面利率、合同交易号、收款人姓名或单位名称以及付款日期和金额等资料。应付票据到期结清时，应当在备查簿内逐笔注销。
应付债券备查簿如果相关的企业发行债券，那么就应当将发行债券的票面金额、债券票面利率、还本期限与方式、发行总额、发行日期和编号、委托代售部门、转换股份等情况在该备查簿中进行登记。
递延税款备查簿采用纳税影响会计法进行所得税会计处理的企业，应当设置该备查簿，详细记录发生的时间性差异的原因、金额、预计转回期限、已转回金额等。
实收资本或股本备查簿用于登记企业资本（股本）的变化情况。对于投资者按规定转让其出资的，企业应当于有关的转让手续办理完毕时，将出让方所转让的出资额，在资本（股本）账户的有关明细账户及各备查簿中转给受让方。企业因减资而注销股份、发还股款，以及因减资而更新股票等的变动情况，在股本账户的明细账以及有关备查簿中详细记录。
持有股票备查簿企业持有股票期间获得股票股利时，不作账务处理，但应在备查簿中登记所增加的股份。
亏损备查簿采用权益法核算时，企业确认被投资单位发生的净亏损，以股权投资账面价值减记至零为限。若被投资单位以后继续发生亏损，则未确认的亏损额应在备查簿上登记。
发票备查簿此备查账簿中详细登记的是增值税专用发票、普通发票领购、缴销、结存等情况。
账销案存资产备查簿为了做好企业资产评估、财产清查中核销资产的变现、保管、销毁等工作，对处置的实物资产，应建立实物台账和处置档案。对核销的应收账款，应实行债销账留，继续保持追索权，建立备查簿单独反映和监督其回收情况。
其他需要设置的备查簿如企业对外担保事项，以及应由以后年度弥补的所得税计税亏损情况，也应设置备查簿进行登记。
当然，企业备查账簿还不止这些。企业应根据国家统一会计制度的要求，结合管理需要和满足填报财务报表附注的需要，规范备查账簿的设置和登记工作。设置内容应科学、完整，设置格式应简洁、明了，可采用订本式或合页等形式。在登记管理上，应建立相应的责任制度，明确何时登记、谁登记、谁保管、谁配合、谁检查，做到责任分明，并将备查账簿纳入企业重要的会计档案进行管理，有条件的企业可以开发必要的备查登记软件。
企业的存在必然少不了审计的环节，而长时期的审计与被审计工作，有些企业也就逐渐摸清了注册会计师们在进行审计工作时容易忽略或者省略的地方，比如很少涉及的备查账簿的审计。一些企业的内部人员便开始了自己的“小九九”，一番精打细算之后，便将“黑手”伸向了备查账簿。
案例链接
欲“偷梁换柱”，无奈被识破A公司在年底审计时，所有账目似乎都没有问题，可以完全过关。此时，审计人员小B却突然对着“临时租入固定资产备查簿”审视很久，原来A公司年底租入一台几乎快要报废的大型设备，虽然所有相关的账务处理全部正确，手续也很齐全；但是唯一令人不解的便是，按照常理，有什么原因需要公司在年底租入一台设备，而这个设备还是基本没有用处的“废品”？带着这个疑点，审计人员便进行深入的调查。在和这个大型设备使用者、保管人员和财务人员进行一番交谈，审计人员最后才了解到，原来问题就出在这个“临时租入固定资产备查簿”里，正因为这个备查登记账簿容易被人遗忘，因此按照公司负责人的授意，通过这个备查账簿租入一台价值近250万元的大型设备，是为了和当年6月以250万元同样高价从关联方企业购入的一台快被淘汰的大型设备进行一次“偷梁换柱”，该设备已经计提半年折旧25万元。原以为神不知鬼不觉的，这件事就可以这么办妥，殊不知，审计人员的细心终究还是将破绽找了出来。
但是这样做究竟能够带来什么好处呢？其实稍微分析便能够完全明白了。不仅仅是这个备查账簿容易出现漏洞，很多公司都会利用“出租出借包装物备查簿”等，在公司对出租出借包装物、在用低值易耗品时，在总账和明细账中会做出有关费用的处理；另一方面则是利用这类备查簿，目的是转移公司的资产。最终形成的账外财产，数目金额也不小，再出售之后便成了他们个人的“小金库”。本案例中的这台看似毫无用处却又匪夷所思的“报废”状态设备的购买，也正是为了达到这样的目的。
本是应该严格按照《企业会计制度》登记的账簿，如今却因为管理不当以及设置零散混乱，成为了一笔笔“糊涂账”。为了保证企业的经济利益不受损失，为了市场的正常运转，在对企业的主要账簿仔细审核的同时，对备查账簿的认真审查也是刻不容缓。
应收票据备查簿注册会计师应审查应收票据的种类、号码、出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号，付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称，到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率、贴现净额、未计提的利息和收款日期与收回金额、退票情况以及应收票据到期结清票款或退票后是否及时转入应收账款账户等资料，关注被审计企业是否在报表附注中进行了相应披露。
分期收款发出商品备查簿注册会计师应弄清发生分期收款发出商品的时间、商品的数量、成本、售价、代垫运杂费、已收取的货款和尚未收取的货款以及确认分期收入的时间和相关文件等。
代管商品备查簿注册会计师应判断是否确是购货单位已购买未提取的库存商品，并对该类销售的真实性做出判断，是否存在编造销售收入的现象。
临时租入固定资产备查簿由于该账户每笔金额较大，注册会计师应予以特别关注，是否确属临时租入的固定资产，是否存在利用该账户制造固定资产盘盈或偷换其他固定资产，以此应付审查的情况。
在建工程其他支出备查簿由于它是专门登记基建项目发生的构成项目概算内容，但不通过“在建工程”科目核算的其他支出，包括按照建设项目概算内容购置的不需要安装的设备、现成房屋、无形资产以及发生的递延费用等，因此注册会计师应注意企业在发生上述支出时，是否通过“固定资产”、“无形资产”和“长期待摊费用”科目核算，并同时在“在建工程其他支出备查簿”中进行登记。
应付票据备查簿注册会计师应详细查看每一应付票据的种类、号数、签发日期、到期日、票面金额、票面利率、合同交易号、收款人姓名或单位名称，以及付款日期和金额等资料，应付票据到期结清情况或延期是否及时转入应付账款账户的情况。
应付债券备查簿注册会计师应弄清企业待发行债券的发行时间以及债券的票面金额、债券票面利率、还本期限与方式、发行总额、发行日期和编号、委托代售部门、转换股份等情况，是否在报表附注中作了相应披露。对于“递延税款备查簿”，注册会计师应搞清楚发生的时间性差异的原因、金额、预计转回期限、已转回金额等。
实收资本备查簿注册会计师应弄清企业因减资而使股份发生变动的情况与财务报表附注中的披露是否相符。对于“发票备查簿”，应了解增值税专用发票、普通发票领购、填开、缴销、结存等管理是否妥善。
持有股票备查簿注册会计师应关注企业持有股票的种类和数量，查证购入股票的相关佐证文件，以及在持股期间所获得的股票股利的种类、数量和所获取的相关被投资企业分发股票股利的文件，是否与报表附注所披露的相关内容一致。
针对目前不少企业设置的都是一些不系统、不完备也不规范的“三不”备查账簿的现象，建立起一个良好的备查账簿系统也就很有必要。比如，某些公司不设置备查账簿，但是一旦遇到了有关的经济事项需要核对审查的时候，又只能且必须去会计核算中心进行查阅；一些企业虽然设置了备用金的银行存款日记账和现金日记账，但是其他的备查账簿设置却参差不齐（如账簿设置的种类、账本的样式、记账的规则、账本的装订及存档等内容），导致单位的报账会计工作受到影响。
对各个企业的备查账簿要规范统一，否则其中造成了差错却又没有及时发现，则很可能会给个人甚至公司带来经济损失，比如对一些涉及个人利益的公积金、医保金等备查账簿如果不及时记账、不规范操作就会给个人带来不利影响，造成损失。
建立一个规范的会计备查账簿，对于报账单位开展账务自我审查也极为便利，对于管理部门的会计核算中心开展的各项会计基础检查工作也有利无害，同时，也有利于其他相联系的公司互相之间开展会计业务的审查工作。
消防资金账簿专户审计――后起之秀
消防资金账簿专户是指专门为消防工作设立的财务资金账户，分为消防收入和开支两部分。收入部分主要是指按企业利润率的5%～10%提取的消防基金（亏损单位按实际消防预算设置）、消防事故违约的罚款、消防设施及器材质量不合格的索赔收入、消防保险无事故的收入等。消防专户开支主要用于：消防器材及设施的购置、消防事故的预防费用、事故事后处理费用、内部消防人员保险费用、消防人员经常性的进修费用、消防知识竞赛活动经费支出、短期外聘消防专家举办消防讲座的费用、消防事故演习等开支。
消防资金审计是目前现代企业管理的重要组成部分之一。市场经济和信息技术发展迅猛，消防资金专户审计逐步成为世界性的潮流。“预防为主，防消结合”，一般消防专户资金是由公司最高决策层董事会批准，经过一系列规定程序，通过审批，开始实行内外监督控制制度，对于支出的来龙去脉都要定期地详细公布，对于其中的违章违法等行为需要追究相关责任。
消防资金专户制度是西方发达国家最先进的财务制度之一，其中最典型的就是美国的消防资金专户制度。美国“9.11”事件灭火过程中400名消防队员遇难，善后处理费用就是由国会特批，由联邦财政、消防专户资金、消防保险基金共同支付的，效果较好。
消防资金专户审计是指国家审计人员、社会审计人员、内部审计人员对财务会计部门消防专户资金的来源、去向、分配管理的合规性、真实性及有效性进行的经常性的审计活动，旨在监督消防专户资金的开支趋向是否合理、合法、高效，为企业安全生产把关。消防资金专户管理是政府财政监管的重要内容，是单位经济责任审计的关键环节。
