5.协助退货区的工作，将所有的报损商品进行整理，确保每一个供应商的报损及退换货全部集中在一起。
6.负责做好本部门工作区域的清洁、安全和消防工作。
7.协助做好年度盘点工作。
第二（节）商品管理制度
一、采购管理制度
l.制定采购计划
（1）由零售企业各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核。
（2）计划外采购或临时增加的项目，应制订计划或报告财务部审核。
（3）采购计划一式四份，自存一份，其他三份交财务部。
2.审批采购计划
（1）财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核。
（2）财务部根据零售企业本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测作采购物资的预算。
（3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批。
（4）经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
3.物品采购
（1）采购人员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量和单位适时进行采购，以保证及时供应。
（2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可与有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种等供货要求。
（3）采购人员对餐料、油味料、酒及饮品等，要按计划或下单进行采购，以保证供应。
（4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。
4.物资验收入库
（1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收。
（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量核对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
5.报销及付款
（1）付款
采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款。
支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定的范围内。
按零售企业财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结算，30元以下者可支付现款。
超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。
（2）报销
采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。
采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。
二、采购部业务管理制度
1.按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表。
2.向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案。
3.在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购。
4.按零售企业及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购。
5.货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报。
6.货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。
7.将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同。
8.将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。
三、物品采购制度
1.物品库存量应根据商场超市货源渠道的特点，以控制在一个季度销售量的一倍为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2.坚持“凡国内能解决的不从国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。
3.各项物品、商品及原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
4.计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。
5.凡购进物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。
6.高额进货和长期订货，均应通过签订合同的办法进行。
7.从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必须取得总经理的批准，方可采购，否则财务部应拒绝付款。
8.凡不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。
四、能源采购管理制度
1.零售企业工程部油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量报告，制订出季度使用计划和年度使用计划。
2.制订实际采购使用量的季度计划和年度计划交总经理审批，同意后交采购部按计划采购。
3.按照零售企业设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季（节）的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，由能源采购组办理。
4.超出季度和年度使用计划而需增加能源的请购，必须另填写请购单，提前一个月办理。
5.当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。
五、食品采购管理制度
1.由仓管部根据零售企业的销售需要，订出各类正常库存货物的月销售量，制订月度采购计划，交总经理审批，然后交采购部采购。
2.当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理和总经理室各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量。
3.为提高工作效率，加强采购工作的计划性，各类货物采取定期补给的办法。
六、订购进货管理制度
1.订购制度
（1）采购组每日检查库存，若至请购点时，需填写请购单，经主管核章后办理采购事宜。
（2）采购组查询货品供应商的其他货品库存状况，以简化作业并符合规模经济。
（3）采购组依据厂商资料表制作《订货单》一式二联，以传真或电话通知厂商，并将《订购单》第二联交储运组备查，第一联自存。
（4）采购组于每次确认订购单后，当日发出通知，依照与各家厂商协议的时间，送货至请购单位，进货时间安排在每日上午10：00~11：30，下午3：00~4：30。
（5）紧急采购经部门主管核准后进行，事后需补填请购单。
（6）储运组也须与采购组共同依照储位大小、经济订购量及安全库存等设立采购量，采购量的最小数量须事先与厂商协议。
（7）采购组应在进货验收单上每日核查应送的物品，如发现过期而未到的订购单，应立即查询货品延误的原因，并催促尽快发货。
2.进货制度
（1）厂商送交货物时必须填写进货验收单一式三联，详细写明送货内容及订购单号码，连同所送的货品送到指定的收货处，并由储运组收货人员进行验收。
（2）储运组核对进货验收单与订购单无误后，在进货验收单上签章，将第一联退还厂商作为送货的凭证。
（3）储运组将进货验收单的号码抄录在货品上，同时在订购单上填写进货验收单号码与收货日期。
（4）储运组根据进货验收单检查及证明下列各项。
货品编号。
品名规格。
交货者名称。
交货数量。
实际接收数量。
收货日期。
（5）储运组若发现送来的货品混有其他货品或其他特殊状况时，必须在进货验收单接收状况栏内写明，作为品质检验的参考。
（6）储运组在进货验收单上填入必要内容并核章后进行货品质量检验工作。
（7）验收注意事项。
货号。
品名。
规格。
数量、重量。
包装。
品质。
有效日期。
进价。
