（1）做好会前的准备工作
如何事先没有进行任何准备，任何事情都很难进展顺利。出席某个会议前，首先要确认应该做些什么准备活动。尤其是需要征求、讨论某议题的解决方案、应对策略时，更要事先整理好自己的意见，做到心中有数，以免临场措手不及。①明确会议的目的会议的目的决定了会议的档次、规格。例如：“此次会议是为了研究什么而召开的？”“大家期待的议题结论是什么？”等问题，每个人都应该有一定的认识。如果对这些问题不清楚，应立刻向会议负责人员咨询。②浏览与议题相关的事项及资料为了提高个人的关心程度，就要通览一下与议题有关的事项及资料。如果待讨论的问题很多，就要先整理并考虑好先讨论什么后讨论什么的问题。在会前把会议相关资料翻阅后，也要把讨论的问题排出来。③准备好必要的资料如果资料由几人共同整理，就要在规定时间内准备妥当。在整理资料时，要特别注意以下几点：公函内容不要过多，尽量简洁清晰。如有必要可以插入图表、实物照片等，给人以直观的印象。资料需要复印时，确认字墨浓淡，保证复印件清晰。使用投影机时，不要用过于详细的文字。引用数据、信息时，要标明出处。负责资料整理工作时，如果当天没有完成，就会给出席者带来极大的麻烦。所以，应该合理安排自己的日程，保证按时完成工作。④及时整理意见和想法出席为解决问题而召开的会议，一定要事先整理好自己的意见。调查研究掌握必要的情况；熟悉有关材料；起草讲话稿。在笔记上进行整理时，会很容易发现所讨论方案中的不足或是产生新的想法。⑤其他需要确认的事项服装要整洁大方。衣着应以正式上班服装为主。发言前先将衣扣扣齐，表示对自己发表的言论负责，也是尊重听讲者的行为。如果是户外会议，应事先询问主办单位是否可着休闲服。要清楚了解绝大部分的会议室内不能吸烟，即便能抽烟，也尽量不抽雪茄。若室内没有准备烟灰缸，则表示不能抽烟。会议具体时间（某月某日上午或下午某时某分）。会议场所及地点。出席者的人数及成员（了解会议规模及自己在全体成员中所处的位置）。需要携带的道具（笔记用具、笔记本、参考资料等）。争取开会前5～10分钟进入会场。
（2）会议就座
如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等人将自己引导到座位上去。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。主席两边是为参加公司会议的客人或拜访者准备的座位，或是给高级管理人员、助理坐的，以便能帮助主席分发有关材料、接受批示或完成主席在会议中需要做的事情。在特殊性质的会议，如果有对等级别的高级管理人员，应当安排在长会议桌的中间，自己可以坐在他们的对面，会议桌的两端可以空着。通常客人坐在面对门口的座位上。座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排，业务会议不应区分性别，不应男女坐对面。若没有特定安排，就主要看看大家怎么坐，然后再选定自己的位置。会议若因某人迟到而延后，不要一个个坐在座位上干等或显得不耐烦，可适时与周围的与会人士交流，聊些与主题相关的事或时下流行的话题。到会场时态度应从容就绪，不要慌慌张张，一副对会议主旨摸不着头绪的样子。参加任何会议都最好事先将开会的目的、内容做一番深入了解，这样在开会时才能顺利进入状态。
（3）与会者的素养与礼节
只有主持会议的主持人与参加者互相合作，会议才有可能达到最理想的状态。参加会议的成员必须有作为会议主角的意识，遵守规则及礼仪，努力召开一个有意义的会议。①会议开始前的准备要认识到出席会议是工作的一部分。事先就议题做好研究工作（不懂的地方要请教前辈）。仔细地阅读分发的资料（确认疑点及重点处）。在开会时间之前进入会场（若迟到会给他人带来麻烦，也会浪费时间）。②会议进程中应该遵循的事项认真听从会议负责人的议事进程安排。时刻围绕会议目的进行发言，不可跑题。不要沉默寡言、金口不开。要认真听取他人的发言，不可三心二意。没有特殊情况，不要中途离会。会议进程中，要关掉手机铃声。当各抒己见时，不要与他人发生激烈的争吵。若被问及自己是否赞成，要明确地表明自己的立场。不要摆出一副没有风度的懒散态度。想要发言时，要举手示意，主持人指名允许后再进行发言（绝不可突然打断别人谈话）。即使他人提出相反或批评的意见，也不要一时冲动，感情用事。发言不要脱离议题。在会议进程中不要窃窃私语（欲与他人交换意见，写张纸条递过去）。③会议结束后的工作依照会议结论，详细地考虑自己应采取什么行动。整理会议记录，将重要事项按照内容分类，分条、分项记录。准备下次会议的内容，并将其记录，以免忘记当时准备的事项。
（4）主持人的礼仪
会议主持人是宣布开会、散会休息及主持会议进行者，主持会议应公平、公正，应客观地行使其职权。应明确介绍所有来宾及参与开会的人士。如有许多贵宾，无须请贵宾一一致词，请一位代表即可。如同时有两个以上请求发言，这时若没有其他补充或都尚未发言，可请距离主持人较远者先发言。维持会场秩序，并遵守会议规则。不可在发言人尚未发言完毕时随便插嘴，但有权控制发言人的发言时间。请人发言时，态度要诚恳，用语应有礼貌。有人发言时，应看着发言人，仔细聆听。
（5）会议地点的选择
会议的主题决定所需的软硬件设备，选择风景好的名胜区可将商业与娱乐、联谊相结合，是现代人流行的选择。而且开会之余顺便度个假，既可达到会议目的又可联络与客户的关系，可说一举两得。一般公司喜欢选择远离城市的原因是较好管理，与会人员不会中途离开，另外，郊区的度假村休闲娱乐设施也比较好。若是纯工作性会议，则城市内舒适且拥有优良会议设备的饭店较为合适，交通也方便。如要租一个新场地，想得知会场是否适宜的最快方法，就是询问最近使用同一场地的公司或个人。会议地点还可选择会议中心。一般来说，决定地点后，若需住宿，筹备会议的人应提早订好房间，注明住宿人数，并且以书面形式确定，以便安排。对于账单也应十分清楚，因在为会议完成后，如果有账单上的问题是很麻烦的。
（6）开会和结束的礼仪
要点出席者要发言时，应先举手才可发言，这是发言的礼貌。发言时应对事不对人，勿损及他人的人格及信誉。别人发言时不要打岔。如有问题可举手，经过会议主持人认可后再发言。不可否认，开会有时很沉闷，但别在大众面前打吹欠、频频看表、身体动来动去、把玩手上的笔或闭上眼睛等，这些都是很不礼貌的行为。会场若供饮料，宜用杯子喝，不可拿着罐子猛喝而有不雅的仪态。面对其他与会者发表意见时，要注意用字的准确度，“我”是代表个人，而“我们”则是代表公司、团体或某些人。除了指定的会议记录人员外，与会者也宜记下他人或自己的讲座及评论要点，以吸收别人的意见与经验。决不要因无聊而打盹，也不宜随手在纸上任意涂写或玩弄笔，这些举动会给人留下不好的印象。散会后要祝贺主持人会议举办成功，并称赞其他与会者在会议中的表现及发言，以表示对会议的重视及参与。
