电子通讯要审慎
除非你的电子信息（如传真、电子邮件）经过加密处理，收信人可能是并非惟一读到这份讯息的人。因此，以此方式传递敏感性资讯时必须踌躇再三，以审慎为上策。你应加以取舍其中许多注意要项，一方面顾及礼法，另一方面亦向对方展现你对正当程序的掌握。近来出现了一个新名词“网络礼仪”，就是指互联网电子通讯的相关礼仪，明示我们企业界人士利用尖端通讯科技传递信息之际，尤应留意其中亦有正确与错误的作业格式。
读者请检阅下述清单，依切身需要善加运用。
基本要项
1.信息中应辨明收信人与自己的身分，以利彼此联系。
除了传真号码外，你还应提供电话号码或地址，或二者兼具。
约翰准备传真给一名供应商时，不慎把传真号码按错了，竟传到一名毫不相干的会计师办公室。会计师的秘书收到这份文件，即使想通知约翰也一筹莫展，因为约翰的文件上并未提供充分的通讯资讯。她当然无法与约翰的供应商联系，因为她根本不知道对方的传真号码，这也是文件误传到会计师事务所的首因。
2.撰写电子信件就仿佛你在和对方面对面谈话一般。
如果你写得过分晦涩，或文句过于简略，对方可能会产生错误的印象。
马丁十万火急地向外市行销中心仓储经理催件，却未如预期地得到对方快速的回应。这位经理向来精明干练，效率十足，令马丁纳闷不已。一周后，马丁所催文件终于到达，但却是经由邮递寄出。
到底马丁在发给那名经理的电讯里写了什么？
“需月中产品存货清单报告。机密传递为上。尽速。”
“尽速”意旨可能含糊不清，是不是应该更精确点，如注明时限？至于“机密传递”的指示也可能有多种诠释，仓储经理并没有电子加密编码设置，因此他选择交托邮局传递信息，他确实顾及了机密性，但是却延迟了许多时间。
3.仔细检查拼法、文法和信息的一般外观。纵然你使用的是现代科技，切不可因此疏忽了传统规格和礼法。
4.字型过小可能会传达不清，提醒对方若碰到信息模糊的状况尽速与你联络。如有任何疑虑，不妨使用快递服务或限时邮件来传递该项资料。无论如何，你为对方设想和防患未然的态度定能赢得对方的欣赏与感谢。
5.在信息上方应先注明文件主题，让对方一眼就能预知端倪，即使事情繁多，也可将事件排定优先处理程序。公司商号倘若生意鼎盛，事务繁忙，通讯可能无法得到即时处理。如果每项信息都标明第一优先，碰到真正紧急时刻也就缺乏冲击力了。
禁忌
1.别以为你收到的任何要求都货真价实。如有疑虑，务必详查！
2.别冒犯任何人，你听到一则粗鄙的笑话，即使当时赢得你莞尔一笑，别忙不迭地通过电子邮件和你所有的同业或同事分享。在业界尚有助理及秘书负责收件，你的电讯可能在无意中触犯了他人。
3.别以为大写格式打出所有的电子信息，网友之间谑称此为“号叫”，阅读起来相当吃力，常会惹恼读信人。
4.别忘了电子邮件已行之有年，举例来说，“先此致谢”
是TIA，“顺便一提”是BTW。如果你是位生手，认不清通行的十几二十个缩写，别居然控诉那些使用它们的人傲慢无礼。
5.传真信息篇幅过长时，别忘了加上页码。如此一来，收件人按页裁钉时易于辨明纸张顺序，以便阅读及存档。
信笺也在传达讯息
你选取信笺的外观可正式，可随兴，或可居于二者之间。如果早晨在办公桌上发现一个紫底白圆点的信封，你不会期待它里面含有迫切的业务资讯。
事实上，如果它掺在一堆看来重要的信件当中，你可能会最后一个打开它。
当你所选择的信笺、信封与信息相辅相成，收信人一眼就能掌握住信息的梗概。这么做也是替他人着想。
从你办公桌信件中的印制品汲取心得；在和公司文具供应商或本地文具店洽商时，特别留意信件的颜色、厚度、设计和大小。反正选择文具是必行之事，不妨多费点时间和心思拣选出最能令人满意的纸笺。
亲笔缮写
还记得“高科技，高人气”这句话吗？
当电子通信系统、个人电脑和传真机刚刚闯入职场时，人们早巳认出新科技纵使带来许多新功能，但却永远是如此地机械化，如此冰冷缺乏人气。一般人都同意人际接触能激发生命力，是任何高科技都无法取代的。因此，所谓的“高人气”
则要视你从哪个角度观之。
一封手写的信件与一通经由高速电子传递的信息相比，或许在“高科技”上差了几分，但在“高人气”上却多上几分。
如果你的字体秀丽，那么你亲笔书写的讯息就更有看头，易于辨读，同时又传达出一份浓厚的人情味。不妨试试亲笔书信，给自己的商业通信增添点人情味。
你会说：“唉！我明白你的意思，可是使用打字机或电脑要便捷多了。”不错，可是仍然有些场合并不是把便捷排到第一优先。
当一名同事或熟人蒙受人生重大损失，或必须应付极为艰巨的挑战（例如丧失至亲、被迫离职、罹患绝症或身受重伤），你的关怀、哀悼或支持都应该通过亲笔书信流露出来。
笔记本大小的信笺就可助你保持信息简短扼要，并可迅速一挥而就。
在任何时刻，当你想传达信息，又还想注入一丝人情味时，请提起笔来完成这项工作。以下几个场合最适合以亲笔书信传递信息：
祝贺某人
向人道谢
提出非正式邀约
退回礼物（如鉴于公司政策不便收礼）
办公室里，大伙从店里买来卡片集体署名的时候，你何不在自己的签名旁再多加上一两句话？即使卡片上印好的字句已经十分感人了，你亲笔写下自身的感受，会为欲传达的讯息注入一股热情。
及时回信
晚回信就等于没回信。对方寄信给你，希望你有所回应，但你却迟迟不回，那封信有如石沉大海，纵然你后来终于回了，但请考虑前因后果，你会同意：晚回信就等于没回信。
假如你与一名居住在两千里外的大学同学通信，有时你会忘了回她的信，让她的信默默待在书桌一角积尘纳垢，她也许会原谅你。有天，你终于回她的信了，告诉她你最近参加过研讨会的心得，是否真的买了你曾提过的那部二手车，或是否换了隐形眼镜，她还是会很高兴获知你的近况。
当你接受职业工会之邀担任一项研讨会讲评人之际，当你的女老板贤伉俪邀请全体同仁去他们的海滩别墅欢度周末之际，当一名同事传送电子邮件建议你们在星期三下午共同翻阅公司旧档准备新促销活动专案之际——你最好及时和适时回复这些讯息，否则就吃不完兜着走了！你的确会遭殃，因为他们会对你气愤不已。换了角度，如果你是那名等待回音的人，你会不会气愤这种人？当然会！
对于一切邀约，应计划在24小时之内回复。如果无法决定是否能够接受邀约，譬如在复函之前还必须取得必要资料（例如探询飞机班次、安排托婴、老板是否准假等），你或许应该通知对方你在复函之前还需要一点斡旋时间。扪心自问：
如果你迟不作答，是否会造成邀约人的不便。如果是如此，那么就拒绝接受好了。
当你收到一项邀约，其中要求你在特定时限内必须回复的时候，你要尊重对方的请求。忽视对方的要求会严重地违背了礼仪的规定。
诱人的开场
“敬启者”纵然中规中矩，合乎礼法，但却是一种冷冰冰、硬梆梆的称呼语。在你坐下来写信的时候，尽可能确认收信人的身分，让你能真正适度地去“问候”那个收信的目标，而且这样也才符合了书信开端问候的原旨：
尊敬的恰普曼先生：
亲爱的菲利蒲：
尊敬的编辑：
尊敬的主任：
尊敬的主席：
信的头一段要能写得让读者“上钩”。如果你培养出这种写作功力，你的书信永远不会遭人弃之不读，你的业务也一定得以进展无碍。
句法和标点符号要力求正确。若为业务性质或较正式的信函，问候的称呼语之后接续的应该是冒号，而私人信函的称呼语之后紧接的是逗点。句法正确无误，能让阅信人心中留下你知书达礼的印象。如果读者时时要因你错字连篇而分神，你的讯息就失去应有的冲击力。最重要的是，一封写得胡乱潦草的信免不了带有轻侮人的意味。“你为什么要拿这团乱七八糟的东西来浪费我的时间？”
文字能力并不容易应付，但是如果你努力改进，就能将沟通技巧带引到一个新的境地。
以下是几句容易引诱读者“上钩”的开场白。你能揣摩到个中诀窍吗？
“像你和莎莉这样的大忙人，又如何找到时间在你们的度假别墅招待佳宾的？我不敢期待你们会透露给我其中的奥妙！容我欣然接受你们的盛邀，忝为七月十日周末你们座上客的一员。”
信的焦点是放在阅信人身上，在接受邀约的同时，你也恭维到主人。当然，他绝对“上钩”了！
“你识拔人才的能力和你飨客以佳酿的功夫不相上下。
周五，与贤契马克·威尔斯顿在贵俱乐部相见，实乃一乐事。
今再度将一片谢忱付诸文字，感谢你的东道之谊，并借机报知马克将于下周一与敝公司人事主任会晤。”
阅信人的判断力.获得肯定，并且还能获悉事况发展的资讯。当然，他定会一直读下去！
“上月亚特兰大业界商展，你未出席参展，大伙都感到十分遗憾。我有几名顾客均对你提供的服务表示兴趣，我因此将其姓名及电话号码为君详列于后。”
阅信人读到别人遗憾他未能参展，心中必然大悦，更高兴获悉自己得到拓展业务的契机。他不但会读下去，可能还会毫不迟疑地拿起电话和信上所列的顾客联系。
缩写要正确
把信送到AZ，但实际上你想寄去的是阿肯色州（Arkan-sas），那问题可就大了。AZ是亚历桑那州（Arizona）的缩写，就算收信人在美国邮局当差，这封信还是会寄到亚历桑那州去。
这个例子证明误用缩写会导致天大的错误，但是还有其他类型的错误，也都会使你的信函黯然失色。
学位经常以缩写形式出现，置于某人姓名之后，如Ph.D.（博士），M.D.（医学博士），M.A.（文科硕士）。假如某人拥有多重学位，仔细按其重要性排列，将最重要的学位置于最后。
对任神职的神父或牧师的敬称是Reverend，缩写是Rev.，男女通用，但是其后必须接续其全名。因此，Rev.JamesT.Paulson是正确的，但Rev.Paulson就失礼了。
Rev.J.T.
Paulson还勉强可以接受。
我们如何力求正确无误？
1.去请教专家的意见。
2.去找几本工具书，把它们摆在手边，以便随时查阅。
务求缩写、标点符号和格式正确无误，使信读起来如行云流水，明畅易懂。如此，你才能达成确实无误的通信目的。
通信的十点过滤原则
1.这封信是不是有必要写？除非它是达成目标的最佳方式，否则不要轻易送出一封信。信函的第一段应该“钩起”
阅信人的注意力。你做到了没有？
2.你的信息是否力求清晰易懂，简短扼要？许多职业作家都爱将“话多不甜”挂在口上。如果你的信超过一页篇幅，可能就太长了。
3.确定你没有拼错或叫错收信人的姓名和职衔。当你应该提到某人的业务头衔或特殊职称（例如对律师的称谓Esq.〔士绅〕和对会计师的称谓C.P.A.〔执业会计师〕）时，要使用正确的格式。你这封信是要寄给一位律师，信封上的名衔就要写成StevenH.Shenando，Esq.，而不是Mr.StevenH.Shenando，Esq.。如果你搞不清楚正确的格式，不妨打电话到这位律师的事务所，请他的秘书为你解惑。如果你已有许久未与某人联系，他的头衔可能有所变更，就更要问清楚。
4.信中“空白”留得够不够？当一封信写得密密麻麻，显得十分拥挤，缺乏空隙，阅信人或许会懒得去读，或读得不够用心。
5.信笺的选择应该与信息相辅相成。如果你想传达的是一则严肃的信息，信笺和信封就不该投射出嘻笑玩闹的形象。请千万别选用花纹、圆点或狂野奔放的色彩，不寻常的图形或印制的花样必须与书信意旨相关。
6.书信经过真人亲笔签名吗？一封信若署名为“文学委员会”或“顾问委员会”，则丝毫不具分量。署名的意义就是发信人表示对信件内容负责，不但要签上本名，姓氏也不该忽略，让收信人一目了然，在回信时确知应与何人联系。
7.如果你的信必须用上第二张信纸，而第二张内容只有信函的署名，请务必将第二页弃置不用，重新编辑原文，让第一页能够纳入署名，或者将原文内容延长增添，令最后一页的内容充实饱满，别只包含了“祝好”或“某某人敬上”。
8.检查句法和标点。逗点是否适当？如果你问了一个问题，有没有忘了使用问号？思路是否清晰，段落是否分明？
案牍手册须具现代风格，并应勤加查阅。
9.再度检核事实和数据，确保真实无误。
10.如果信中提及附加其他资料或档案，附件应齐备。
