组织作为动词，是使一个事物从无序到有序，或从旧序到新序的过程；而作为名同，是指一个有序的组织实体。如果没有一定量的信息，就不可使这个事物从无序到有序，也不可建成一个有序的组织实体。例如，100个人在操场上自由活动，一声口令，立刻整齐地排好了队。这是个简单的组合，但必须先有号令。这个号令作为信息就是这个简单组合的前提。同样，在一个管理系统中，要把管理的各种要素按照整体功能要求，有机并有效地组织起来，如果没有一定量的信息，那是根本做不到的。
信息是现代管理组织的粘合剂，是管理的各个层次、环节、部门互相联系的纽带，是整个组织正常活动的脉络。在管理组织内部，通过频繁的信息往来传递（如计划、指示、任务、制度、条例、操作规程等及相应的时间、空间的要求），一方面，使组织内部纵向的不同层次、环节的功能活动协调起来；另一方面，使组织内部横向的各个部门、单位、岗位的职能行为协调起来。通过信息处理，使管理系统内部的人与人、人与物、物与物、物与能（量）按比例有机地结合起来。同时，通过信息传递、交流，使管理系统与外部环境发生密切地联系。
耗散结构理论认为，一个孤立的或封闭的系统会随着时间的推移，必然使它的熵（即系统无序程度的度量）逐渐增大，使系统不断地向无序、混乱发展。如果系统开放，不断与外部交换物质、能量和信息，熵不会增大，而形成一种负熵流，使系统内部产，生协同作用的力量（促协力），这时，系统就能维持有序性，并向更高级状态发展。
一个管理系统也是如此，它不能自我孤立、自我封闭，而必须时刻不停地与外界交换物质、能量与信息，增大自身的负熵流，使系统的“促协力”不断加大，产生“代谢作用”，不断生长新的要素，使系统的各个要素之间协调发展。这种“促协力”越大，就越有利于形成高度稳定的有序组织。同时，一个管理系统不断地从外界输入新的信息，就会使系统产生放大效应，提高整个系统的功能。例如，一个企业如果及时取得市场供求、行情信息，新技术、新工艺信息和新的管理经验、新的人才，那么，这个企业就会兴旺发展。我国实行改革开放的政策，从耗散结构的理论来看，也就是使我国社会更快地建立新的开放型的结构，不断地减少熵值，减少无序，而增大负熵值，提高有序性，使整个社会生机勃勃，协调而顺利地向前发展。
信息是控制的前提
管理系统进行控制，目的是使系统正常运行，顺利实现管理功能。如果没有正常的信息沟通，那么，控制就无法进行。控制的过程一般有三个环节：一是感受机构获取或接收系统内部及外部环境的各种信息；二是中枢控制机构对所获取的信息进行分析比较，加工处理，并作出判断和决策，然后发出指令（信息）给执行机构；三是执行机构根据指令进行相应的控制，监督决策的执行并把执行情况及时进行反馈。从这里我们看到，整个控制过程的每一环节都离不开信息。
从一定意义上讲，管理过程也就是利用信息进行控制的过程。首先，依据信息确定管理系统状态的正常轨道；第二，依据信息发现管理系统中的偏差，并找出产生偏差的原因；第三，依据信息，采取切实可行的调节措施，消除、削弱干扰因素，纠正偏差，使整个系统趋于平稳，并保持在正常的轨道上，以达到控制的目标。
（第三节）管理信息的处理
管理信息是管理现代化的重要组成部分。管理信息的处理过程包括收集、加工、传递、存贮、反馈等环节。做好管理信息的处理工作，可便于利用信息，充分发挥其作用。
信息处理工作的原则
（一）准确性。信息要真实、准确，而不能有误、有假。信息要如实地反映客观事物的真正面貌，并通过鉴别、分析，透过现象寻找本质，去伪存真。对一些模糊度大的信息，要追根溯源，直到弄清楚为止，切忌含糊不清、模棱两可。
（二）时效性。为了提高管理信息的利用率，必须以最少的时间、最快的速度收集与处理信息。“时间就是金钱，效率就是生命”。管理者如果及时抓住那些有意义的、先兆性强的信息，并迅速利用，先人一步，就能取得最佳效果。这就要求信息工作者具有敏锐的观察力，及时、准确地捕捉到早期的信息，加速传递，及时向管理者或管理机关提供。
（三）系统性。任何事物都不是静止不动的，而是不断连续地运动着的。只有系统地收集信息，才能了解事物一系列动态情况及发展规律。长期、连续地收集信息，并做好加工、整理工作，使之精炼化、条理化，然后分门别类地存档，以便随时查找、利用。
（四）实用性。信息的收集、处理要从实际出发，讲究实用。信息机构的建立、人员配备、信息工作制度、信息技术设备的设置、各种信息形式的设计，等等，都不能只图表面化，必须注重实际效果。
（五）经济性。应当以较少的费用开支收集、占有较多的有用信息。如果费了许多人力、物力、财力收集的信息没什么用处，这是得不偿失的。
（六）服务性。信息的收集、加工、传递、反馈等都必须为管理系统正常运行和实现管理系统整体功能服务。信息人员及管理人员要有较强的信息观念，对来自四面八方的信息，要有追踪的热情。现代社会每时每刻都在产生大量的各种形式的新信息，昨天的信息，今天就不一定能反映事物的运动状态了。因此，必须积极主动的捕捉信息、传递信息，以便为领导者及领导机关决策提供及时的依据。
50年代中期，周恩来同志对我国科技情报系统提出了如下四字要求，即“广、快、精、准”。这四个字应是信息工作应遵循的原则。
信息的收集
信息收集工作的一般程序是：1.制定信息收集计划。首先要明确信息收集的具体目的；其次确定信息收集的具体内容；再次选择信息来源及其收集的渠道；最后是确定信息收集的方法及具体步骤。2.着手收集信息。3.鉴别、筛选、整理、分类编排信息。4.信息提供。如以调查报告、资料摘编、简要汇报、情况汇总、统计表报、记录整理等形式，向需求者发出。
就一个企业来说，信息收集的内容极其广泛、分散，因而收集的方法就应多种多样。常用的方法：1.阅读法，即通过阅读报刊、图书、文件、报表、资料获取信息。2.书面调查法，将调查提纲、问卷、询问调查表、征购单等发给被调查者，请对方回答。3.听录法，即从广播、电视、新闻发布会、科技电影收集信息。4.观察法，亲自到现场直接观察（或录音、录像）去观察、了解。5.面谈调查法，即通过谈话正面听取被调查者的意见、要求、反应、批评、建议。6.购买法，即向报刊、专利单位、技术市场、信息咨询及政府机关购买有关的信息资料。7.交换法，即与信息咨询机构、协作单位、国外有关单位交换信息资料。8.实验调查法，即先试点、试验，取得经验后，再由点到面地逐步推广。9.统计分析法，即通过生产经营情况的数据分析，揭示其发展趋势。10.预测法，即在调查的基础上，运用科学的方法对全部信息资料，进行分析、研究，对事物未来发展趋势进行科学的预见、判断。
许多信息往往没有正常的来源渠道，这时可采取调查研究的方法。调查中做好记录，然后进行整理、分析、汇总。调查的形式有以下几种：普遍调查、重点调查、典型调查、抽样调查。其中典型调查是指在对调查对象进行初步分析的基础上，有意识地从中选择出一些具有典型意义或代表性的单位进行专门调查；抽样调查是指在调查单位的总体中抽取一定数量的样本进行专门调查，并进而推算总体情况的调查方法。根据调查目的要求，调查方法又分；1.探索性调查，用于情况不明时；2.描述性调查，注重于客观情况的如实记录；3.因果关系调查，目的是弄清事物有关变量的因果关系；4.预测性调查，主要为了预测事物未来变化趋势。这四种方法往往不能截然分开，而是相互结合使用的。
信息筛选与校验
筛选是把没有用的信息剔除出去。一个单位来自四面八方的信息量是很大的，有些信息没什么用处，如果不剔除，就会淹没其它有用的信息。这些有用信息就难以发挥作用。因此，应按一定的标准、原则、用途，认真选择。
校验是保障信息有效性的重要步骤，因此要认真鉴别、检验，看其材料是否真实、准确，加工的方法是否恰当，加工的程序、计算的方法是否有误。在鉴别、检验信息时，可从不同角度审查：1.从全局检验，即从横向对信息进行真实性分析、论证。只有在局部准确又在全局准确的信息，才称得上是准确的信息。2.从时间检验，有的信息从传播当时看没问题，但经过传递、加工一段时间，这时事物又发生变化，原信息已不符实际情况。3.多方位检验，即从多角度去分析、考察，事情的发生、消失是有多因素的，单从一方面看问题容易出现片面性。校验的方法一般有分析法、核对法、调查法三种。这三种方法相互配合、补充，用分析法检验，发现了破绽、疑点，便使核对、调查有了针对性；而用核对法、调查法又可以进一步发现原始资料中的问题和不足。
信息内容有时出现不真实的因素，一般是以主观与客观相分离为特征的。经济信息论学者黄学忠归纳了以下九种：虚构、添加、拼凑、夸张、偏颇、孤证、回避、捉影、假象。
信息失误的现象，有人总结了以下八种：1.信息数量失误，捕捉信息数量偏少，只得一鳞半爪，便确定生产经营；2.无选择性失误，对捕捉的信息不加分析，听到或看到一则就去决策。3.质量性失误，收集到手的信息数据，情况欠准确，主要数据模棱两可。4.来源性失误，道听途说，以讹传讹。5.时间性失误，把旧信息当作新信息。6.范围性失误，偏重某一方面的信息，而对其它方面的情况一无知晓。7.偏爱性失误，凭个人兴趣捕捉信息，无全局观念，无主次之分。8.盲目追求数量，所收集的信息价值很小，经济效益低或无效益。
信息分析
信息分析的任务是从感性的、复杂的现象中，撇开个别的、非本质的、偶然的东西，抽出一般的、本质的、必然的东西，进一步认识、把握事物发展的客观规律。信息分析的方式有以下三种：1.信息的典型分析，即在信息加工中，通过解剖一个事例总结经验教训，用以指导全局的方法。这种方法具有鲜明、形象、具体和富有说服力的特点。2.信息的相关分析，即利用事物之间内在的或现象上的联系，从一种或几种已知事物来判断未来事物的方法。事物相关性质经常出现正相关和负相关两种情况。日本人探索我国大庆油田的过程，就是运用相关分析的方法而掌握大庆油田产油能力底细的。3.信息的背景分析，既要分析原始信息资料背景与条件，也要分析本单位、本部门、本地区利用这些信息资料的背景和条件，不能生搬硬套。
信息分类编码与编写
信息分类就是将大量的信息资料，按照它的性质、内容、形式、体裁和信息接收者需要的异同加以区分，并将其分门别类地归到相同或相近的一组信息中去，组成一个信息资料体系。分类的作用，一是便于科学地组织和管理信息资料；二是有针对性地为不同的信息接收者提供所需信息资料；三是便于查找、阅读。对信息资料分类的质量要求有六点：充分性、针对性、准确性、及时性、一致性、科学性。信息资料分类方法，就一个企业、学校来说，下面几种可供参考：按来源分、按性质分、按内容分、按部门分、按用途分、按收集方法分、按时间分、按范围或深度、广度分、按信息发生率分、按精确度分，按信息稳定性分、按信息组织性（即信息的完整度）分，等等。
信息编码是把有关事物的名称、属性、状态等信息，按预先规定的标准、原则、方法或要求予以编码。编码是为了方便资料处理，计算机就是通过事物的代码来识别事物的。就企、事业单位常用的信息资料来说，编码应注意的原则是：标准化、合理化、逻辑性强、系统化、联结性、统一性、能与使用设备结合、统一性、清晰，另外，编码应预先留够位置（可建立备用代码）并便于传递和了解。目前我国信息分类编码标准，分为国家、专业（部门级）、地方（省、中心城市）和企业（事业）等四级。
编写信息资料是信息加工的重要组成部分。经过编写，使信息资料减少混杂度、多余度，提高明晰度、密集度。编写信息资料，首先要提炼主题，主题是信息资料的灵魂，一篇信息资料只能有一个主题，主题力求鲜明、集中。信息资料的标题要揭示主题、点明意义、发人深省，起到“画龙点睛”的作用。标题有单行标题、两层标题、多行标题之分。信息资料的结构要精心设计，合乎科学性，逻辑性；次序安排要反映客观事物内在的必然联系；起笔要开门见山、直截了当；结尾要顺乎自然、简短质朴。为了提高信息的密集度和有效性，往往对其浓缩，如提要、文摘等。编写时要符合以下六点要求：准确、科学、统一、适用、通俗、简明。
信息传递
信息传递，就是信息从信息源发出，凭借传递媒介，通过一定的信道传到信宿，为信息接收者获取的过程。对信息传递的要求有以下几点：1.适量。少了，难以反映事物的全面情况：多了，使接收者难以招架，陷入“文山”之中，所以，传递信息要了解需求程度。2.优质。信息要真实可靠，可信度高，要消除信息传递中的“噪声”干扰。3.迅速。要有很强的时效性。4.节省。以较少费用传递较多的有用信息。5.全面。既报喜又要报忧。
信息传递的方式有以下几种：
按信息流向划分：1.单向传递，如上级把决策、计划、指示自上而下地向下级传达。2.相向传递，如学术讨论会、经验交流会、小型座谈会等。3.反馈传递，如企业领导者要求车间、班组把当日生产情况汇报上来。4.多通道传递，如一条消息通过报刊、广播、电视、会议等多种渠道宣传出去。
按信息传递数量的集中程度划分：1.集中式，指在一定时间内，集中传递一定数量的信息。其特点是传递时间集中，总量较大。2.连续式，即以连续的方式进行传递，传递的信息具有系统性，及时性，能方便利用。
按信息传递的范围划分：1.系统内部的信息传递。2.系统外部的信息传递，如单位与单位之间、单位与社会之间的信息交换。
