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第20章 珍惜时间,使生命变得更有价值(4)

高质量的休息,就是说能将自己的身体和精神处在一种松驰的状态,在这样的过程中,我们的身体机能和精神状态都能够得到恢复。获得高质量的休息,不是一件很容易的事情。最主要的原因在于我们很难做到“工作的时候工作,休息的时候休息”。其实我们的工作并没有多到一点儿休息的时间都没有,并没有多到连吃饭、去厕所、搭公车,甚至睡觉的时候都要为工作伤脑筋。但是工作带给我们的紧张情绪却被我们毫无保留地带到了我们工作以外的生活中。休息的时候,我们的脑海里还是萦绕着有关于工作的种种细节,我们还是在潜意识的惯性作用下,处在工作的状态中。尽管我们可能已经远离了电脑,远离了文件,但是我们的大脑却还是和这些东西连在一起,迟迟不肯离开。更为严重的是,工作也蔓延到了我们的睡眠之中。我们中有多少人可以每天享受到舒适的睡眠,而不被与工作有关的梦境所打扰,相信那个比例一定是小得可怜。

因此,问题的症结就在于我们不能够很好地在工作态与休息态之间实现转换。我们经常是“一时间回不了神儿”,或者说我们不能很好地进入角色。让你停止休息,马上投入工作,可能不难;但是要你放下工作,马上去休息一下,可就不是那么简单了。解决这个问题没有什么太好的方法。因为人毕竟不同于机器。如果是一台机器的话,只要设置一个ON/OFF的开关就好了,就能让它说干就干,说停就停。可是人是不可能做到的,任何人在任何状态间的转化调整,都是一个渐变的过程。于是我们能做的就是让这个渐变过程尽可能的短。

为了能够更好的工作,必须要有高质量的休息。休息绝对不是浪费时间的事情。浑浑噩噩24小时的工作,一定不会比12个小时全神贯注的工作产生更好的效果。这个道理,大家都明白。关键是,在你需要休息的时候,你能够想到这一点,而不再把自己的精力停留在工作上。

关于休息,很多时候,我们不是不去休息,而是到了精疲力竭,非休息不可,如果再不休息就可能倒下的时候,才会想到去休息一下。这种勤勤恳恳的精神实在是可贵,可是这种精神不但影响了你正常的休息,而且也使你做了很长时间的低效率工作。道理是显而易见的。你是到了自己的精力达到极限的时候,作出休息的决定的。而在这之前,你的精力一定是经过了由强变为次强,由次强变为弱,由弱变为极弱这样的一个过程,那么也就是说在你的精力处在弱和极弱的状态下的时候,你都在忙于手上的工作。于是你就可以大概的估算出你做了几个小时的低效率的工作。低效率的工作我们放在一边,不用再多说。现在要思考的是,当你的体能和精力达到极限之后,你需要付出高于平时多少倍的时间,才可能使自己的体能和精力恢复到良好的状态呢?一天的蒙头大睡,还是大睡不成又起来工作,而进入恶性循环呢?如果是一天的蒙头大睡的话,那也就罢了,因为虽然这个阶段的工作明显的投入高于了产出,但最终还是能重新精神饱满地投入下一阶段的工作。但是如果大睡不成,那可就惨了。下一阶段的工作依旧在“半明半暗”的状态下进行,效率和质量一定不会太高,而且无形中进入了恶性的循环。你总是在精力不能得到及时地补给之前,又被生拉硬拽地投入了工作。久而久之,早晚有一天,不是你的工作垮了,就是你垮了,再或者,最悲惨的结果,就是一同垮掉了。

所以,给你的忠告是,不要等到非休息不可的时候才去休息。我们应该学会常常休息,在疲惫到来之前休息。只有这样才能让我们的精力一直保持旺盛,能够让我们在清醒的状态下高效率的工作。

精通节省时间的战术

“你珍惜生命吗?”本杰明?富兰克林说,“那么别浪费时间,因为它是构成生命的材料。”不时地有人这样对你说:“在你空闲时间里再干那件事吧”,但事实上并没有“空闲的”时间。

在美国北部的一个大公司里,一位年长的经理要求每一位出席会议的人“埋头苦干”。在会议结束时,他用每小时每人,计算出会议的总代价,然后再按每人的平均工资,换算成美元。这位经理形成了他的观点。会议看起来无需花费什么,但它们实际上是非常昂贵的,因为时间就是金钱。

的确,一切时间都有价值。绝大多数获得成功的人都是精通节省时间战术的人,这些战术可以简述如下:

保持焦点,明确当务之急

“除非你有一个当务之急的意识”,布朗说,“否则,你越整天苦干,离你开始时的目标就会越远。”

确定当务之急的一个方法是建立一个“行动”一览表。每天晚上,记下第二天要干的头几件事情。并且一天回顾几次这张日程表。加拿大安大略省的时间管理顾问哈罗德?泰勒认为完成表上之事的最好方法是给每项任务一个特殊时间段。

保持最佳情绪

良好的情绪是人生机体的润滑剂,可以促进生命运动,给人以充沛精力。谁都有体验,人在情绪好时,心情轻松,工作状态就佳。良好的精神状态可以大大提高有用功,减少无用功。因此,要努力使自己热爱事业、热爱工作、热爱生活、乐观豁达、目光远大。永远切记,旺盛的精力、良好的心情,会使你拥有充实而有意义的高质量的人生;反之,忧虑、焦虑和痛苦,这些情绪既不能挽回过去,也不能改变未来,只会贻误宝贵的现在,浪费宝贵的时间。

遇事三问法

这种方法的要旨就是以尽可能少的时间办尽可能多的事情,从时间中节约时间。具体方法是对遇到的事情提出三个问题:一是能不能取消它?首先找出有些什么事根本不必做,有些什么事做了也全然是浪费时间,无助于成果。如果有些事不做,也不会有任何影响,那么,这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并?就是把能够合并起来的事尽量合并起来办。三是能不能代替它?用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的,当然是最佳方案了。

现成模式

很多想走在前面的人花费有用的时间写感谢信、慰问信和贺信。但是当它们变成例行公事的便函、信件和表格时,通过依靠事先写好的材料,他们能节省大量的时间。

电话情报

金融家富卡通过电话把买卖联系在一起,获得财富。他的最重要的战术是打电话之前做笔记,“我直接进入要点,我从不谈论天气,我把业务放在至高无上的位置。”富卡认为管理打电话的时间是一种应该在商业学校里教授的至关重要的技巧。

现在就做

非常多的人浪费时间在于“开始着手进入开始状态”。他们花费了很多的时间准备干一件事,以致他们没有剩余时间去干这件事了。如果立即着手行动,你就会惊奇自己干得有多快!记住,栽一棵树的最好的时间是20年前,第二个最好的时间就是现在。

冻结设计

瓦克维亚有限公司前主席托马斯?R?威廉发现,很多有希望的年轻人不知道何时停止研究一些东西,工程师们被要求在一个确定的日期拿出最好的解决问题的方法。即使一个设计不是完美无缺的,他们已经在一个确定的期限里完成他们所能做到的最好的工作。工程师们把它称为“冻结设计”。成功的时间管理者都懂得什么时候值得为十全十美而奋斗,什么时候只有放弃十全十美才足够好。

不得不走

森?汤姆说:“生活中,有许多人不懂得该如何拒绝,以致于他们在来访者身上浪费了过多的时间。”汤姆建议:可以直接给来访者一个提示,控制自己的日程,还可以用微妙的暗示,诸如向前挪动椅子,把纸张摞在一起,或者用一个长的停顿揭示时间的飞逝。如果会见比计划要长,若想加速进行,可以说“很抱歉,我刚看了看表,你是否还有其他要谈及的。”皮包里有一个设定十分钟的计时器,当铃响时,你就宣布需要赴另一个约会。

避开高峰

通过生活于非高峰期,避免排长队、交通拥挤等避免时间浪费。《永远向左转》的作者肯?库伯如此建议:在拥挤前早点去餐馆,别在星期五下午兑换支票,在晚餐期间去买东西(那时大多数人正在家里)。在别人去吃饭的时间里使用办公室复印机,你就不必等待。早点去上班或晚点下班,其他人也不在周围,打通电话就会更快一些。尽量选定中午的航班,那时飞机不会在跑道上等待或在空中盘旋。

考虑代价

有人曾观察过人们排起近百米的长队等候1个小时购买一份399美元的早餐。而50步之外,就有一个餐馆,如果去那里,马上就能坐下来吃饭,只不过价格贵了2美元。同样是早餐,你却用2美元获得了宝贵的1小时的时间,而这1小时对欲成功的你来说是极其重要的。

有许多属于一分钱智慧几小时愚蠢之类的事例。如果你选择到机场的公共汽车代替出租车,你就丢失了有价值的时间等待公共汽车的到来。你外出做一个小时的买卖可以挣20美元,却自己清扫房子而不肯每小时花10美元雇一个保姆,也是一种愚蠢的行为。当然,除非你更喜欢打扫房间。

利用技术

保存你的工作记录在计算机上而不是笔记本里。因为计算机有一种搜索的功能,可以在几秒种之内找到内容。你也可以买计算机软件,它会为你写出并支付所有账单。

别手写信件再让秘书打印——把它们口授在录音机上。研究证明,那样口授具有比手写一封典型的185个词的信件快3倍的优越性。

时间是宝贵的,一去而不复返,千万别等到失去了才知后悔。精通节省时间的战术,你的人生将更有价值、更有意义,而你必将变得杰出,你的生活也会更加轻松、愉快。

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