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第51章 公文写作常见体例与公文运转(4)

一十年来,总公司及成员公司的职工本着创建的初衷和章程规定的原则与任务,在国家工商行政管理局的领导下,坚持团结奋斗、艰苦创业、开拓进取的精神,发挥联合优势,不断发展壮大,成为国内广告界较有影响的一家全国性广告公司,为向现代广告公司发展奠定了良好基础。我们做的主要工作:(一)统一思想认识,明确总公司的性质。(略)(二)重视人员培训,提高职工素质。(略)(三)坚持以策划为主导、创意为中心,为客户提供全国优质服务。

(略)(四)发挥联合优势,共同发展提高。(略)(五)开展与国际、港台广告界的交往活动,发展国际化广告业务。

(略)(六)普及广告文化,重视广告理论研究,推动中国广告的现代化进程。(略)通过抓好上述工作,总公司发生了可喜的变化:1.成员公司由26家发展为73家,都是当地成立时间较久、实力较强、信誉较好的广告公司,它们分布在全国59个大中城市,形成了一个网络。除西藏、海南和台湾外,各省、自治区、直辖市都有我成员公司。

2.人员数量和素质都有较大提高。1981年总公司系统共有330其中专业技术人员460人,现已发展到6945人,其中专业技术人员26人,有不少在国内广告界享有一定声誉。

3.广告营业额由1981年的1652万元,增加到1990年底的万元,增长1007倍,占全国广告公司营业额的296%。

4.不少成员公司已具备为客户进行总体策划的能力,开始为客户提供全国服务,收到良好效果。与此同时,创作出一批广告作品。在第二届全国广告作品展上,总公司系统获一等奖1件,二等奖1件,三等奖6件,优秀奖19件,佳作奖19件。

5.以优质服务赢得客户的信赖,在中国广告学会组织开展的广告业重信誉、创优质服务活动中,总公司及成员公司有19家被评为全国先进, 有43家被评为省(自治区、直辖市)级先进单位。

二总结十年实践经验,集中起来我们有以下几点体会:(一)目标一致、认识统一是我公司巩固、发展的前提。(略)(二)明确方针、真诚团结是我公司巩固、发展的根本。(略)(三)加强自身建设,以优质服务赢得客户信誉是我公司巩固、发展的基础。(略)(四)措施得当、行之有效是我公司巩固、发展的保证。(略)三十年来,中国广告联合总公司虽然取得一定的成绩和进步,在我国广告界有一定影响,对我国广告业的发展起了一定作用,但我们清醒地认识到,由于总公司基础差、底子薄、起步晚,在人员素质、专业知识、经营管理、技术装备条件等方面,都与我国商品经济发展的要求和国际广告的先进水平有相当大的差距,成员公司之间,由于地区、所有制、原有基础以及领导水平的不同,发展也不平衡。有的成员公司现代广告意识较差,还没有摆脱传统的广告经营模式;不少成员公司还不具备为客户进行策划、提供全面服务的条件。如何进一步提高总公司的总体水平,逐步向紧密型过渡,是我们面临的一个新课题,这涉及管理体制、经济利益、人员安排等一系列复杂问题,需要深入调查研究。进行方案论证,由点到面,积极稳妥地开拓前进,党的十三届七中全会通过的《关于制订国民经济和社会发展十年规划和"八五"计划的建议》,为我们展示了美好的前景,也为我国广告业的发展带来新的契机。我们应该审时度势,把握时机,用扎扎实实的工作和坚定不移的信心,为把我公司建设成为全功能、国际性的现代广告公司而努力奋斗。为此,必须努力达到以下要求:(一)要有一个团结一致,现代广告意识较强,能带领全体职工为实现以策划为主导、创意为中心,为客户提供全面优质服务的领导班子。

(二)要拥有一支忠诚于发展我国广告事业,有较高广告专业水平和奉献精神,勤奋工作的骨干队伍。

(三)要有适应现代广告活动要求的组织机构。现代广告经营活动是一个有机的整体,必须有相应的部门来承担其工作任务,既有分工,又密切配合,才能保证高质高效完成任务。

(四)要有现代化经营管理手段和科学的管理方法,以保证各项工作有条不紊、正常、高效地运行。

(五)要与媒介部门建立良好的合作关系,使广告的发布能按要求得到及时安排。在我国现行的广告经营体制下,没有媒介部门的大力支持与合作,就难以实现现代化广告公司的职能。这是现代化广告公司不可缺少的外部条件。

(六)要广泛开展与国际广告界的交往,既发展广告业务,进行学术研究,又交流培训。借鉴国际广告界的先进经验,加速我国广告业的发展,缩短与广告发达国家的差距。

我们认为,只要坚持这样做,上述目标就一定能实现。

××年×月×日七、如何写好章程章程是政治、经济、文化等组织或团体的纲领性文件,有明确的范围、宗旨、鲜明的目的性和较强的针对性,对该组织或团体的成员有较强的约束力。

随着我国市场经济的发展,不仅是企业单位要起草和使用章程,就是行政部门也要经常使用章程这个文种,所以,我们把章程作为公文写作的 常见体例列入本书,以供大家参阅。

1.章程的使用范围

一是政党或社会团体,用以规定其组织的性质、任务、宗旨等,让本组织的成员共同遵守,以保证其纯洁性和战斗力;二是企事业单位用以规定其业务性质、活动制度和行为规范,以保证企事业繁荣昌盛。有章可全循,诸事好办;无章可依,诸事难成,章程是非常重要的。

2.章程的基本类型及其特点

章程共分为两类,一是党政团体章程,如《中国共产党章程》、《中国科技协会章程》;二是企事业单位章程,如《中国人民保险公司章程》。

章程的主要特点是法规性、规范性和约束力。一个政党和团体的章程,就是这个组织的根本法,该组织的所有成员都必须按照章程规定的条文规范自己的行为,其条文具有很强的约束力。违背章程的规定,就要受到该组织的惩罚或谴责,乃至被组织开除。企事业单位的成员也必须受其章程的制约,严格按照章程规定的业务经营性质、业务活动和基本工作职责去办理。

3.章程的写作要点

章程的基本格式由标题、通过时间及会议、正文几部分组成。

(1)标题由章程制订者和文种类别组成。

(2)通过的时间、会议在标题下,写上何时由什么会议通过,或何时由何机关批准,或何时公布,并用括号括上。

(3)正文章程的正文与公文不同,一般都是开门见山和分章列款行文的。大体有两种写法。

●总纲分章式,或总则、分则、附则式。总纲分章式一般用于政党和团体的章程;总则、分则和附则式,多用于企事业单位的章程。

●条目式,即比较简单的章程,逐条写下去,不再分章、分项、分款。

4.章程的写作要求不管是条目式章程还是总纲分章式章程,都要用朴实的语言进行叙述,表达出准确的意思。主要应注意以下几点:

●章程的内容要符合政策、法规。

●章法序列逻辑要严密,文字表述要准确通俗。

●规定要简练扼要,切实可行,不要提过高的要求和目标。

范例:曾宪梓教育基金会章程(××年×月×日通过)一、教育为立国之本,曾宪梓先生为振兴中华,资助教育事业,培育英才,决定捐赠港币1亿元,与国家教育委员会合作,成立曾宪梓教育基金会,用于发展中国的教育事业。

二、要发展教育,首先要提高师资水平。师范教育(包括学前教育)的任务是培养师资。师资水平的高低,关系到幼儿教育、基础教育及高等教育的质量,关系到民族的素质,因此十分重要。当前本基金会的工作重点是:奖励高等师范院校、教育学院、中等师范学校(包括幼师及教师进修学校)及师范性较强的综合性大专院校中有成就、有贡献的优秀教师,鼓励并促进优秀教师到师范院校任教。

三、基金的使用。利用1亿港元的基金收取利息,或通过经营进行投资、再投资,取得的收入,用于对教师的奖励。

四、基金会理事会。

1.理事会为本基金会的决策机构。理事会设理事长1人,副理事长2人,理事若干人。每年召开理事会会议一次。如有需要,经理事长或副理事长同意,可临时召开理事会会议。

2.理事会设秘书长1人,副秘书长1人,由理事兼任,负责处理基金会的日常工作。

3.理事会的职责为:(1)决定基金会的工作方向及收入的使用,批准奖励办法,制订工作计划。

(2)批准基金会的奖励项目。

(3)管理基金会的财务。

五、本基金会在香港注册。

六、本基金会设立香港办事处和北京办事处。香港办事处通讯处为:香港沙田小沥源源顺围13至15号金利来集团 中心,金利来集团有限公司转曾宪梓教育基金会。北京办事处通讯处为:北京西单大木仓胡同37号,国家教育委员会港澳台办公室转曾宪梓教育基金会北京办事处。

全香港办事处主要负责基金的经营和财务管理,与香港的单位、人士的联系,处理涉及香港的有关工作。北京办事处主要负责奖金的申请、评审、发放,项目的管理,与内地的单位、人士的联系,及处理涉及内地的有关工作。

八、如何写好经验介绍经验介绍是总结、交流、推广各种经验时所写的文字材料。它不是正式文件,但在公务活动中,也有一定的指导作用,是一种参考性文件。

1.经验介绍的特点经验介绍的特点有三个:一是典型性。即代表性,是指总结、交流和推广的经验,具有一定典型意义和普遍指导作用,可供同类单位、人员学习和借鉴。

二是经验性。即抓住突出特点,总结出带有本质和规律性的东西,而不是把那些表面的、偶然的和孤立的现象交给人们。

三是观点和材料的统一性。即总结的经验、观点要正确、集中、突出,材料要生动、具体、真实,而且必须做到观点和材料高度统一。

2.经验介绍的基本类型经验介绍有以下三种基本类型:一是偏重于提炼工作经验,一般按问题分类,即按照逻辑原则分类,用材料说明经验。

二是偏重于介绍先进事迹,把经验寓于事迹之中。

三是虽偏重于介绍事迹,在这方面花较多的笔墨,但也归纳出若干经验,可以说是经验和事迹并重。

3.经验介绍的格式经验介绍的格式由标题、署名、正文和时间组成。

(1)标题大体有两种写法。一是公文标题法,如《××厂关于体制改革的经验》。二是一般文章标题法。

(2)署名在标题下方,署上单位或个人的名字。

(3)正文经验介绍的正文在写法上比较灵活,没有固定模式。开头一般介绍基本情况、工作成效或提出问题,并略加阐发。主体介绍基本经验,往往从提高认识、加强领导、发动群众、掌握政策、注意方法、正确处理好各种关系等方面入手,进行总结。这是写单位或集体经验时,带有规律性的写法。结语一般写存在的问题或不足之处,展望未来,有时写几句谦虚的话。开头和结语应力戒重复,如开头写基本情况,结语就要写取得的成效,开头提出问题,结语则是解决问题。

(4)时间正文之后注明经验材料的写作时间。

4.经验介绍的写作方法(1)要详细看材料,包括概括的材料和典型的材料在没有确定主题以前,收集材料的范围可以放宽些。在掌握一定材料的基础上,就应该确定主题。材料丰富,以便有选择的余地,但最终写进经验介绍的事例,要精选,不是越多越好。

(2)题目要小,要有针对性,不要面面俱到题目过大,就很难写得深,写得好,写出特点,写出新鲜东西。如《怎样做好思想政治工作》就是一个大题目,不易写好,而《怎样做好后进青年的转化工作》,题目就比较小,容易写深。

(3)要精心构思,安排层次,搞好通盘谋划这方面的最低要求是要做到层次分明,结构严密,重点突出,论点紧扣中心。如果有可能,应该做到角度新,有特色,不落俗套。

(4)要用事实说话不论是以经验为主还是以事迹为主,都要用事实说话。材料的运用要 有点有面,点面结合。要注意写先进人物,通过其行动展示其先进思想,切忌见物不见人,见人不见思想。要精选几件最激动人心、最有特色,同 时又有表现人物、阐明主题的主要事件。范例:全做好无线电台工作的几点做法××县人民银行无线电台站上半年,我行无线电台站认真贯彻落实了有关文件精神,通过操作员对电台精心使用和保养,电台使用率有显著提高,机器完好率一直保持在100%,从而保证了我行与分行、各县支行之间的联络畅通,节省了电话费用,提高了办事效率,较好地完成了通信联络任务。我们的具体做法是:一、加强组织领导工作。我们电台室由党组书记、行长××兼业务主管,由办公室主任×××直接负责。我行无线电台工作列入议事日程和目标管理,有关电台文件由办公室签发意见,主管行长直接批文,行长、主任经常深入电台过问工作情况,帮助解决电台、机房建设、电台用电等问题,并多次了解电台管理的有关事宜。多次在行务会上强调辖区内联系务必用无线电台,特殊情况用长途电话,而且需经主任审批。

二、加强制度建设。为了使电台逐步走上正轨,我行电台室结合本行的实际情况于今年春天重新制订了《无线电台站值班制度》、《电台人员通信保密制度》、《电台工作间制度》,将这些制度公布出来,挂在墙上,落实在行动上,重申了防火、防盗、防腐蚀、防人为破坏的具体措施,做到了不得带入火种及易燃易爆物品(防火)、操作员单身宿舍挪到机房隔壁(防盗)、严禁带硫酸等腐蚀性药品(防腐)、严禁无关人员进入工作间(防人为破坏)。与此同时,进一步完善了目标管理责任制、电台工作考核程序,从而使电台管理制度化、规范化。

三、充分发挥电台的作用。本着"精心使用,预防为主"的原则,我们配置了专柜放置机器,每天打扫工作间,经常保持机器整洁,做到无灰尘、无碰撞、无腐蚀、无火灾,从而使机器完好率保持在100%,在此基础上,我行坚持了抽查考勤制度,电台室坚持按时开关机,认真填写电台电话记录。保证迅速准确地联络,我行制订规则,要求辖区内事情能用无线电台联系的,不打长途电话,从而使电话费降到最低限度,减少不必要的支出。据无线电话记录本统计,通过电台与分行及各县市之间的联系,平均每天有两次。今年上半年节约电话费用上千元,从而出色地完成了通信联络任务,受到二级分行通报表扬。

19××年×月×日九、如何写好述职报告述职报告是领导者向上级和群众汇报自己职责完成情况的一种文字材料。述职报告写得怎样,不仅能在一定程度上反映出这位领导者的综合概括能力、逻辑思维能力、文字和口头表达能力以及个性特点,而且还能直接影响上级领导和群众对述职者工作情况的了解和掌握。因此,各级领导者都要认真写好自己的述职报告。现在有些领导者工作没少干,述职报告写得也不短,可是人们听来听去,就是理不出个头绪来,很难通过述职报告对他的工作有一个全面的了解和认识,关键原因是述职报告写得不得要领。那么,领导者怎样才能写好自己的述职报告并进行公开汇报呢?

1.要把握述职报告的基本结构

述职报告一般分为三个部分,即开头、正文、结尾。

(1)开头

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