通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，在周一至周四的上午10点至12点，或是下午的3点至5点左右。在此时间内，绝大多数人都是方便与会的。之所以将周五排除在外，主要是因为周末随之而至，此刻人心涣散，对新闻报道往往不予重视。
新闻发布会的举行地点，除可以考虑本单位本部所在地、活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心性城市。必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑场所等等，均可酌情予以选择。
（3）人员的安排。在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心作好有关人员的安排。与其他会议所不同的是，新闻发布会的主持人、发言人讲话是否得当，往往直接关系到会议成败。因此，安排新闻发布会的人员，首先就要选好主持人与发言人。
按照常规，新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。他的基本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，长于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。
在一般情况下，新闻发布会的发言人是会议的主角，因此他通常应由本单位的主要负责人担任。除了在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，对他的基本要求还应当包括：修养良好，学识渊博，思维敏捷，记忆力强，善解人意，能言善辩，彬彬有礼等等。
除了要慎选主持人、发言人之外，还须精选一些本单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，最好是由品行良好、相貌端正、工作负责、善于交际的年轻女性负责此项工作。为了宾主两便，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的姓名胸卡，其内容包括姓名、单位、部门与职务。
（4）材料的准备。在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好如下4个方面的主要材料：
发言提纲。它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。它既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实；问答提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如、不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好针对的答案，以使发言人心中有数，必要时予以参考；宣传提纲。为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住主体、资讯详实，主办单位可事先精心准备好一分以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用。上网的商界单位，还可同时列出本单位的网址；辅助材料。假如条件允许，可在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，例如，图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等等，以供与会者利用。在会前或会后，有时亦可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览、陈列参观，但要注意的是，切勿弄虚作假，切勿泄露商务秘密。
媒体的邀请
在新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主。在事先考虑邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重。一般而言，在这一问题上，有以下3个侧重点必须认真予以考虑：
（1）是否要邀请新闻界人士参加。一家务实的商界单位，并非天天要依靠炒卖新闻而自抬身价。举办新闻发布会，首先要看有无必要性。即使存在一定的必要性，也要多加论证，要讲究发布会的少而精。
商界向社会各界主动传播信息的方式并非只有举行新闻发布会一种。除此之外，发送新闻稿、邀请参观现场，也可以发挥相同的功效。如果采用后两种方式即可发挥预期的作用，那么新闻发布会不开也罢，同时新闻界人士对此也不会感兴趣。如果一意孤行，届时无人到场，那可就洋相百出了。总之，不该邀请新闻界人士时，就不要自讨没趣。若是没有必要邀请新闻界人士，也就无所谓召开新闻发布会的问题了。
（2）应当邀请哪些方面的新闻界人士参加。决定召开新闻发布会之后，邀请哪些方面的新闻界人士与会的问题就显得重要起来。实际上，这一问题又可分为两个方面：首先邀请新闻界人士要了解其主要特点。目前，新闻媒体大体上分为电视、报纸、广播、杂志4种。它们各有所长，各有所短。电视的优点是受众广泛、真实感强、传播迅速；其缺点是受时空限制不容易保存。报纸的优点是信息容量大、易储存查阅、覆盖面广；其缺点是感染力差，不够精美。广播的优点是传播速度快、鼓动性极强、受限制较少；其缺点是稍纵即逝，选择性差。杂志的优点是印刷精美、系统性强、形式多变；其缺点则是出版周期较长，读者相对较少。了解了上述各种新闻媒体的主要优缺点，再针对具体情况进行分析才能保证会议的成功，达到预期效果和目的。其次在邀请新闻界人士时必须有所侧重。在邀请新闻单位的具体数量上，新闻发布会自有讲究。基本的规则是，宣布某一消息时，尤其是为了扩大影响，提高本单位的知名度时，邀请新闻单位通常多多益善。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本单位处于守势而这样做时，邀请新闻单位的面则不宜过于宽泛。不论是邀请一家还是数家新闻单位参加新闻发布会，主办单位都要尽可能地优先邀请那些影响巨大、主持正义、报道公正、口碑良好的新闻单位派员到场。此外，还应根据新闻发布会的具体性质，确定是要邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分。如果准备邀请国外新闻单位到会，除了要看有无实际需要之外，还需遵守有关的外事纪律，并且事先报批。
（3）应当如何协调主办单位与新闻界人士的相互关系。如前所述，新闻界人士是新闻发布会上的主宾。主办单位如欲取得新闻发布会的成功，就必须求得对方的配合，并与之协调好相互关系。主办单位，特别是主办单位的主要负责人与公关人员在与新闻界人士打交道时，一定要注意以下几点：
要把新闻界人士当作自己真正的朋友对待。对对方不但要尊重友好，更要坦诚相待；要对所有与会的新闻界人士一视同仁，不要厚此薄彼。
要尽可能地向新闻界人士提供其需要的信息。要注重信息的准确性、真实性与时效性，不要弄虚作假，爆炒旧闻；要尊重新闻界人士的自我判断。不要指望拉拢、收买对方，更不要打算去左右对方；要与新闻界人士保持联络。要注意经常与对方互通信息，常来常往，争取建立良好的合作关系。
现场的应酬
在新闻发布会正式举行的过程之中，往往会出现预想不到的事情，为确保新闻发布会的顺利进行，应注意会议程序要安排得详细、紧凑，避免出现冷场和混乱局面。同时，与会者还应注意各种礼节、礼仪。
（1）签到。新闻发布会的入口处要设立签到处，安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作。
接待人员要热情、大方、举止文雅。
（2）会议开始。主持人将召开新闻发布会的目的、将要发布的消息或要公布的事情经过、真相作一简要介绍。主持人应根据会议主题调节好会议气氛，当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地将话题引向主题，当会议出现紧张气氛时，能够及时调节、缓和。切实把握好会议的进程和时间。
（3）领导人发言。领导人在会上发言时，要突出重点，具体而恰到好处，语言要生动、自然，吐字要清晰切嗦冗长。具体来说，应做到以下几点：
①要注意相互的配合。不论是主持人还是发言人，在新闻发布会上都是一家人，因此二者之间的配合默契必不可少。要真正做好相互配合，一要分工明确，二要彼此支持。
②要注意讲话的分寸。在新闻发布会上，主持人、发言人的一言一语，都代表着主办单位。因此，必须对自己讲话分寸予以重视。下述几点，尤为重要：
要简明扼要。不管是发言还是答问，都要条理清楚、重点集中，令人一听就懂、又难以忘怀。在新闻发布会上有意卖弄口才、口若悬河，往往是不讨好的。
要提供新闻。新闻发布会，自然就要有新闻发布。新闻界人士就是特意为此而来的，所以在不违法、不泄密的前提下，要善于满足对方在这一方面的要求，至少也要在讲话中善于表达自己的独到见解。
要生动灵活。在讲话之际，讲话者的语言是否生动，话题是否灵活，往往直接影响到现场的气氛。面对冷场或者冲突爆发在即，讲话者生动而灵活的语言，往往可以使之化险为夷，因此，适当地采用一些幽默风趣的语言、巧妙的典故，也是必不可少的。
③要温文尔雅。
新闻记者大都见多识广，加之又是有备而来，所以他们在新闻发布会上经常会提出一些尖锐而棘手的问题。遇到这种情况时，发言人能答则答，不能答则应当巧妙地进行闪避，或是直接告之以无可奉告。无论如何，都不要对对方恶语相加，甚至粗暴地打断对方的提问。吞吞吐吐、张口结舌，也不会给人以好的印象。唯有语言谦恭敬人、高雅脱俗，才会不辱使命。
（4）回答记者提问。领导人在回答记者提问时，要准确、自如，不要随便打断记者的提问。对于不愿透露或不好回答的事情，不应吞吞吐吐，要婉转、幽默地向记者做出解释。遇到不友好的提问，应该保持冷静，礼貌地阐明自己的看法，不能激动发怒，以免引出负面报道。
（5）会议结束。新闻发布会结束后，主办人员要向参加者—一道别，并感谢他们的光临。对于个别记者有特殊要求时，有关人员还应耐心地予以答复。
新闻发布会后，主办单位还应及时收集到会记者做出的报道，检查是否达到了举办新闻发布会的目的，是否有不利于本单位的报道，必要时予以更正、说明。
善后事宜
新闻发布会举行完毕之后，主办单位需在一定的时间之内，对此次会议进行一次认真的评估善后工作。一般而言需要认真处理的事具体有以下3项：
（1）了解新闻界的反应。新闻发布会结束之后，应对照一下现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查一下新闻界人士的到会情况，据此可以大致推断出新闻界对本单位的重视程度。对到会的新闻界人士来讲也有两件事必作不可：一是要了解一下与会者对此次新闻会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足。二是要了解一下与会的新闻界人士之中有多少人为此次新闻发布会发表了新闻稿。
（2）整理保存会议资料。整理保存新闻发布会的有关资料，不仅有助于全面评估会议效果，而且还可为此后举行同一类型的会议提供借鉴。需要主办单位认真整理保存的新闻发布会的有关资料，大致上可以分为两类：一类是会议自身的图文声像资料。它包括在会议进行过程中所使用的一切文件、图表、录音、录像等等。另一类则是新闻媒介有关会议报道的资料。它主要包括在电视、报纸、广播、杂志上所公开发表的涉及此次新闻发布会的消息、通讯、评论、图片等等。
具体可以分为有利报道、不利报道、中性报道3类。
（3）酌情采取补救措施。在听取了与会者的意见、建议，总结了会议的举办经验，收集、研究了新闻界对于会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。对于在新闻发布会之后所出现的不利报道，特别要注意具体分析，具体对待。这类不利报道大致可分三类：一是事实准确的批评性报道；二是因误解而出现的失实性报道；三是有意歪曲事实的敌视性报道。对于批评性报道，主办单位应当闻过即改，虚心接受。对于失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释、消除误解。对于敌视性报道，主办单位则应在讲究策略、方式的前提下据理力争，坚定立场，尽量为自己挽回声誉。
赞助会礼仪
对于商界而言，积极地、力所能及地参与赞助活动，本身就是进行商务活动的一种常规的形式，而且也是协调本单位与政府、社会各界的公共关系的一种重要的手段。
所谓赞助，通常是指某一单位或某一个人拿出自己的钱财、物品，来对其他单位或个人进行帮助和支持。
为了扩大影响，商界在公开进行赞助活动时，往往会专门为此而举行一次一定规模的正式会议。这种以赞助为主题的会议，即为赞助会。赞助会礼仪，一般指的是在筹备、召开赞助会的整个过程中所应恪守的有关礼仪规范。欲使赞助会取得成功，遵守赞助会礼仪是十分必要的。
赞助的类型
赞助的类型，指的是赞助的具体形式。赞助的类型选择得当与否，大都对赞助的效果直接产生影响。
根据不同的标准，赞助的类型可有各种不同的划分，其中最为常见的赞助类型，有如下2种：
（1）依据赞助的项目划分的赞助类型。赞助的项目在此具体所指的主要是受赞助的对象。在目前情况下，商界通常所积极赞助的项目有：
①赞助公益事业。它是指对社会的公共设施、公共活动进行赞助，直接地造福于社会、造福于人民。这项活动多数可赢得公众与舆论的赞赏；②赞助慈善事业。它是指对社会慈善福利组织或慈善福利活动的赞助。这项赞助既可以向社会表明本单位勇于承担自己的社会义务、社会责任，又有助于获得政府与社会的好感。
③赞助教育事业。它是指对教育界的赞助。可以给予教育界以有力的支持，并且为本单位日后的进一步发展培养必不可少的广大后备人才。
④赞助科研活动。它是指对科学研究与学术活动的赞助。此举不仅表明本单位对人才与科技进步的重视，而且还可以使自己得到专家、学者的肯定、支持或指导。
⑤赞助专著出版。它是指对确有学术水平的学术专著出版所给予的赞助。它主要可以表明本单位对知识的无比重视和对学术研究的大力支持。
⑥赞助医疗卫生。它是指对医疗、保健、卫生、康复事业的赞助。它体现着本单位对于全社会的关怀，同时也是对社会的一种奉献。
⑦赞助文化活动。它是指对文化事业的赞助。它有助于促进我国的社会主义精神文明建设，用高尚的精神去鼓舞人民，教育人民，提高其文化修养与精神境界。
⑧赞助展览画廊。它是指对于具有一定艺术品位的非赢利性的展览、画廊的赞助。它体现着本单位的艺术品位以及对艺术界的支持和帮助。
⑨赞助体育运动。它是指对各类体育比赛活动的赞助。体育比赛是当今的社会热点之一，对其进行赞助，往往可使本单位名利双收，一举两得。
