谈起沟通，人们往往认为是口头语言的沟通。口头沟通虽然比较灵活、简便，双方可以自由交换意见，但容易受到空间的限制，交流后保留的信息也相对较少。而书面沟通恰好弥补了口头沟通的这种缺陷。它使双方的交流有据可查，增加了表述的准确性、条理性，而且不受时间、空间的限制。熟练掌握一定的书面沟通技巧，能增强您在沟通中的理性因素，有助于达成理想的沟通目的。
关键词书面沟通写作思路
高效率地进行写作
商务写作和其他写作最大的区别之一就是前者常常面临严峻的时间压力，必须在很短的时间内迅速完成具有挑战性的写作任务。要在十分有限的时间里完成高质量的写作，需要做到以下几点：
1.收集资料
（1）利用多种途径搜集尽可能多的资料。为了使您的写作资料更加丰富，论证更加有力，可以利用多种途径来收集尽可能多的有用资料，例如阅读文档、财务报告或打印出来的一些资料；从互联网、电脑光盘或内部数据库上得到的相关资料等。
（2）充分利用头脑风暴法。智慧往往是激烈碰撞的结果，为了在最短的时间里获取大量有价值的信息，可以充分利用头脑风暴法。
2.组织观点
收集了充足的信息之后，就应当将相似的观点或想法恰当地组织在一起，为每一个观点归纳中心思想，并画出“信息组织蓝图”。这个蓝图可以采用不同的形式：
（1）线形提纲。带有罗马数字标志、用大写字母拼写的传统线形提纲。
（2）环状观点图。主要论点位于中间位置，次要论点呈环状分列在周围，并采用各种不同的图标、色彩、尺寸、箭头等。
（3）单向观点图。次要论点分布在主要论点的一侧。
（4）金字塔观点图。次要论点位于主要论点的下方。
大多数写作方面的专家都建议“信息组织蓝图”采用视觉观点图，而不是传统的大纲形式，这样做可以：
直接看到观点的不同层次，以及它们之间的密切关系。
有利于产生新想法。
3.提炼材料
资料丰富、观点众多并不代表写作就一定能重点突出，条理分明。这需要您撇开细节问题，从分析沟通目标和沟通对象中总结出核心内容。
（1）明确读者目的。问问自己“读者最需要了解什么？如果他们只是进行一般的浏览，那么至少应该让他们知道些什么？”
（2）概括自我观点。用很少的几句话或一句话来阐述您的主要观点。区分主要和次要观点，并考虑如何将它们紧密联系在一起。
（3）考虑表述方式。在概括观点之后，就应该考虑怎样向他人灌输您的观点。首先使读者脑中形成概念，并使其能抓住要点，而不只是了解一些事实。
（4）使用“电梯间”技巧——把握时间。设想您在顶楼的电梯里遇见了您的听众，您只有在电梯下降至底层这段时间来解释主要观点，您应该怎么表述呢？这就要求在时间上有一个严格的把握，以最短的时间把您最主要观点表述出来。
（5）采用“繁忙老板”技巧——表述简练。设想您的老板或者客户在楼道里遇见您，他说：“我得马上离开这里去机场，没时间看你写的文件。用两分钟时间给我讲讲要点。”这就需要您的表述必须非常简练，这样才能在最短的时间里传达最多的信息。
4.起草文稿
前期准备工作做完以后，就可以动笔写了。
（1）适当打乱写作顺序。不要强迫自己从文章的开头一直不停地写到结尾，而应先写最有把握的部分。例如一般我们不会先写序言，因为写序言是一项非常艰巨的任务。如果在正文前的部分时对您的论点或者结构进行了调整，那么在写完后还需要对序言做相应的调整。
（2）要把草稿写完整。写文章时并不完全靠逻辑，还需要创造力。在起草初稿时，不要过分追求一步到位，把前期所做的准备和写作时的灵感相结合，把草稿全部写完整。如果某一个字想不起来，不妨留个空白在那里；如果两个词难以取舍，不妨将两个都写下来。在令您尴尬或糊涂的章节旁边做一下标记，以便最后仔细斟酌。
（3）恰当安排时间间隔。在创造性地起草文稿与逻辑性修改文稿之间预留短暂的时间，修改工作的效果会更好，您的观点也将更清楚地得到反映。对于重要或复杂的文稿，需要在两个阶段之间留下一个晚上的间隔时间。
5.修改文稿
修改文稿时，不要被标点符号和措辞牵扯太多的精力。您可以依据下面的四个步骤来进行修改：
（1）策略上进行修改。在开始修改润色之前，应重新浏览一下您的文稿：主要涉及沟通者、沟通对象、信息、渠道选择和文化背景等五个方面的策略。
（2）从宏观上进行修改。在对文章进行逐字逐句修改之前，应从整体上把握全文，要使对方通过浏览迅速捕捉到重要信息。文章的结构设计应条理分明，体现合理的逻辑关系，并且能有效地分段分节。
（3）从微观上进行修改。从策略上和宏观上修改了文章之后，应该关注细节问题。避免语言过分罗唆和冗长，使用恰当的文体，格式要前后一致。
（4）认真校对。您可以利用电脑程序校对一下拼写、标点符号、句子长度、措辞和语法等各方面问题。而关于逻辑性、流畅性、重点、语气等错误则需要找人来专门校对。
掌握了以上几个步骤，就可以大大节省您在书面沟通中的时间，写出更有价值的文稿。
操作要点
高效率地写作需要掌握以下几点：
收集资料。
组织观点。
提炼材料。
起草文稿。
修改文稿。
恰当传递消极信息
对于一些积极的信息，可以通过直接写作法告诉对方。而对一些消极的信息而言，如果用直接写作法告诉对方，容易使人产生抵触心理，而用间接写作法则可以适当地缓解这种抵触情绪。
1.开头要委婉
在传递消极信息的四个步骤中，委婉的开头通常是最难做到的。
（1）文章的开头要交代一般性的话题。离题太远或语气过于积极不属于成功开头的特点，因为很难向将要提出的坏消息过渡。
（2）开头的态度要真诚。如果您读过的某篇文章开头让您意识到这是在使用委婉的技巧，那它就不是一个很有效的开头。这样的开头通常会让对方感觉到被操纵或者欺骗。所以文章开头一定要慎重选择词语，斟酌句子结构、组织信息、具体格式和传递的时间。尽量让对方意识不到您的良苦用心。
（3）开头尽量简短。开头的语言要委婉、简短，如果花费了很长时间还转不到正题上，势必会让对方产生疑虑。不利于对方对消极信息的接受或者理解。
2.说明原因
在传递消极信息的过程中，最关键的一步是对坏消息进行解释说明。目的是让读者认可做出下述决定的原因，并与后面的决定紧密地联系起来。
阐述原因时，要尽量站在读者的角度来考虑问题，说明的原因也要符合读者的逻辑思维，而不是仅仅符合自己的逻辑，更不要轻易以公司政策这类叫人无法信服的说法作为理由，而应该先解释公司的政策。不要推卸责任、责怪他人做出了这样的决定。
3.表述消极信息方式要得当
（1）表述要简短。虽然委婉的开头和说明原因部分的长度可以是几句话，也可以是一整段。但是传递消极信息时的要点必须简短，有时甚至可以是句子的一部分。坏消息通常紧跟原因部分并附加到该部分中，这样更容易使对方认同您的观点。
（2）避免另起一段。不要将坏消息放在单独的一个段落中，因为另起一段会对信息起到强化作用。
（3）积极表述。表述消极信息时不能太生硬，否则前面精心策划的内容就会毁于一旦。为了保持读者的善意，有必要尽可能积极地描述消极信息。
（4）避免带有个人色彩。避免使用姓名和人称代词，要表现出一种非个人化的风格。使用名字、“我”和“您”时更要谨慎。不必要的同情或抱歉只会强化坏消息。
根据位置重要性原理，坏消息经常被放在文章的中间，这样就可以相对削弱环境的影响。道理在于：让读者对作者要提出的消极信息有心理准备，可以在很大程度上改变读者对信息的看法。虽然读者不愿意听到坏消息，但是如果作者所做的解释很可信、很现实且符合逻辑，那么读者至少可以理解作者的做法。
4.积极结尾
传递了消极信息之后，要尽快把主题转到积极的事情上来。借助于文章结尾的强调作用，从整体上营造积极的氛围。
传递消极信息虽然是一件让大家都伤脑筋的难题，但是掌握了以上技巧，相信您能恰当地处理好这种难题。
操作要点
恰当传递消极信息需要做到：
开头要委婉。
说明原因。
表述消极信息方式要得当。
积极结尾。
恰当传递说服性信息
多数商务文章都试图说服对方采取某种行动。那么如何使对方能欣然接受您的建议呢？可以遵照以下五个步骤：
1.引起注意
首先需要千方百计地吸引对方的注意力，以引起对方足够的兴趣，进一步了解您要传达的信息。
（1）提问题是一个很好的开头方式，因为问题可以引发读者思考，吸引他们积极参与进来。
（2）吸引注意力的手段包括使用令人吃惊的说法和版面设计、以某个词为中心、泄露一些信息、强调低成本、描写有诱惑力的感觉或状态、直接提到读者的姓名或地址，等等。有时信封的处理也要设计得别致一些，以便使读者有兴趣阅读里面的信件。
2.激发兴趣
激发对方的阅读兴趣，可以将对方从关注信息的阶段带到产生需求的阶段。在写作时不能含糊其辞，而应该直接指出最终要采取的行动，同时鼓励对方积极参与进来。表述要简洁明了，有力度。
3.引发需求
要使对方对最终的产品、服务或行动产生需求，就需要让他们通过阅读，认可事物内在积极的一面，让他们喜欢这种产品或者服务，而不需要考虑打消对方的顾虑，因为这是下一步要考虑的问题。提出的建议必须果断有力，而不能犹豫不决。“在21世纪初，成功的商务人士，也就是高收入、工作有保障的人，将同时具有技术能力、企业家的能力和开展国际商务活动的能力”。在这个例子中，作者突出了事物的积极面，但并没有谈及实质问题。
4.说服对方
（1）说服对方要重视时间观念。尽量在读者还没来得及理清思路，提出不同观点时，说服对方同意接受您的观点，并且还应考虑到对方可能提出的各种反驳性观点。通过突出对方的需求，使他们的潜在动机转化为现实行动。
（2）运用一些强调性表达技巧，有助于达到书面沟通的目的。例如使用“您”把相关的信息和对方紧密联系起来。“投资这个项目会带来经济效益”和“利用这个机会强化您的风险投资家形象。”这两种不同的表述相比，后者明显比前者更具有更大的说服力。
5.鼓励行动
只有在确信读者已经被说服、认为有必要采取您建议的行动之后，您才可以提出建议。过早地说出建议会使说服行动失败。
（1）惩罚和奖励。例如“如果您不能在3月1日之前付清余款，我们会与律师联系”和“如果您在3月1日之前付清余款，我们之间的合作将不会留下任何污点”，虽然两种方式都能达到说服效果，但是在商务活动中，我们更倾向于使用语气比较积极的奖励办法。因为这种方式更有利于维持长期合作关系。
（2）以感性和理性来感染对方。使用感性的方法旨在使读者快速采取行动。例如“选择我们做您的管理顾问吧。我们双方的长期合作可以追溯到您父亲——富有远见卓识的约翰·琼斯先生创建公司的时候”。
