当今社会，信息高速发展，人们之间的沟通显得越来越重要。为达到有效沟通，从宏观上需要思考如何做出整体安排，这属于战略层次的要求；从微观上需要考虑如何认真`准备和对待沟通中的具体问题，这属于战术层次的要求。只要大胆预测、细心准备和认真对待，并保持积极乐观的态度，努力地去实践，信息就会充分流动，我们就很容易与对方达成有效的沟通。
筹划一次有效沟通
凡事预则立，不预则废。在沟通之前，做一个整体的考虑，会使您在沟通过程中做到心中有数、有章可循，从而使您的沟通更有效。整体筹划一次有效的沟通，一般需要考虑以下几个步骤：
1.做好沟通前的准备工作
在事前沟通准备中最重要的是准备自己的目标。只有十分清楚自己的目标，明确通过这次沟通要达到什么样的目的，在沟通中才能真正做到有的放矢，而不致迷失方向和浪费宝贵的时间。除此之外，还需要对沟通的内容、时间、地点、方式及沟通中可能遇到的各种情况做好具体的准备，制定一个比较详细的沟通计划书。
2.确认对方的需求
沟通中除了明确自己的目标之外，还需要确认对方的需求。可以通过沟通过程中的三种行为：听、说、问，来了解对方的需求究竟在哪里，对方的目标是什么，并结合自己的目标和需求，认清双方的差距所在，从而努力消除差距并最终达成一致意见。
3.正确阐述自己的观点
怎样把自己的观点很好地表达给对方呢？这不但要求说得全面、清楚，而且还要说得艺术。检验的标准就是：对方是否能听得明白？是否乐于接受？这里用到表达观点的一个很重要的原则就是：FAB原则。在阐述观点时，按照FAB原则要求的顺序来表述，对方就更容易听懂，也更容易接受。
表达观点的FAB原则：FAB是三个英文单词的缩写，F代表Feature，意思是特色；A代表Advantage，意思是优势；B代表Benefit，意思是利益。
4.恰当地处理双方的异议
在沟通过程中，双方意见不一致或有分歧是很正常的。这时不应强行说服对方，最好的办法是巧妙地运用“柔道法”，其根本原理酷似太极拳中的借力打力，即通常所说的巧用对方的观点去说服对方。
5.达成一致协议
当双方消除分歧之后，下一个步骤自然是迅速达成协议。至此，沟通的主要障碍已经完全消除，只需双方最后确认已经沟通的一致意见，并将其形成正式的协议即可。在达成协议时，不要忘记向所有支持自己和对这次有效沟通作出贡献的人表示衷心感谢，对在沟通过程中表现突出的人表示高度赞扬，同时也要对这次成功的沟通表示祝贺。
6.双方共同实施
达成协议是沟通的一个胜利成果，但在实际工作中，任何沟通的成果都同时意味着一项新的实施性工作的开始，双方要共同按照协议来实施。如果达成了协议，却没有按照协议去及时实施，那么对方必然会觉得您不守信用。如果失去了对方的信任，那么下一次沟通就变得非常困难。所以，作为一位职业人士对所有达成的协议都要努力地按照约定去及时实施。
恰当地把握好以上几个步骤，沟通的整体筹划工作就会做得非常完备，也为下次进一步沟通打下坚实的基础。
操作要点
整体筹划有效沟通的几个步骤：
做好沟通前的准备工作。
确认对方的需求。
正确阐述自己的观点。
恰当地处理双方的异议。
达成一致协议。
双方共同实施。
销售员小王的工作是向客户推销沙发。如果他按照FAB原则的顺序给客户介绍沙发，步骤是这样的：第一步，介绍沙发的特色（Feature），“您看我这种沙发是欧式的”；第二步，介绍沙发的优势（Advantage），“是真皮的，非常柔软”；第三步，介绍沙发的利益（Benefit），“坐上去非常舒服”。
如果他不按照FAB原则的顺序把沙发介绍给客户，一般是这样的：第一步，“我这沙发坐上去很舒服”；第二步，“它很柔软”；第三步，“它是真皮做的”。
小王发现，如果他按照FAB原则向客户推销沙发，比不按照这一原则推销业绩要高很多。
做好有效沟通的事前准备
想进行一次有效的沟通，一定要提前做好充分的准备，尤其是对于一些重要的会谈。充分而全面的准备直接关系到沟通的质量，关系到沟通目的是否能最终达到。这些准备工作一般包括以下几方面的内容：
1.确立明确而详细的沟通目标
确立明确而详细的沟通目标，是所有准备工作中最为重要的一点。您准备通过这次沟通要达到一个什么样的效果，实现什么样的目标，实现这一目标的意义是什么。这是沟通工作的出发点。
2.制订整体的沟通计划
明确沟通目标之后，还需要确定如何通过沟通来实现这一目标，这就要制订沟通计划。首先要整理所要表达的信息，使其条理化。条理化的信息包括六个要素：目的、原因、时间、地点、事件和人物。还要考虑怎样去与人沟通，先说什么，后说什么。如何恰当地运用说话的艺术性技巧，如何更好地提高表达效果。
3.制定详细的工作辅助表
在沟通中，除了当事人外，通常还会涉及其他的小物品或应注意的小细节，这些细微的工作同样需要事先做好准备。以下是应该考虑到的辅助工作明细表。
4.预测可能遇到的异议和争执
沟通中遇到异议和争执是很正常的。如果能在事前正确地预测出这些异议和争执，预先周密地做好各种应对的准备，就可以节省出不少时间来迅速而妥善地解决这些问题。一方面，这样可以增强我们在沟通中的主动性；另一方面，也有利于在较短时间内使沟通顺利展开。预测异议可以通过以下办法来实现：首先是对比自己和对方的目标之间究竟存在着多大的差距，这些差距正是产生争执的最主要原因；其次是考虑这个差距可能通过双方怎样的让步来逐渐缩小；接着是充分考虑自己的底线是什么；最后是给对方提供几个可供选择的备选方案。
5.对双方具体情况进行分析
事前需要对沟通双方的具体情况作出认真的分析，明确双方的优势和劣势各是什么，哪些是有互补性的。这样的分析十分有利于设定出一个更公平、合理的、便于大家接受的目标。
6.一个不能忽视的细节——请对方做好准备
在沟通前，预先通知对方可以给对方足够的时间来理清思路，或者整理一下可以提供给您的有用信息。如果双方都提前做好了周密的准备，就会在沟通中得到更多的收获。
请对方事先做好准备，并不是打个招呼说一声这么简单，必须把您准备沟通的大致情况向对方表明，以引起对方足够的重视。可以按照下面五个步骤来进行：
（1）首先确认对方已经准备就绪，并且在整个沟通过程可以随时作出反应。
（2）列出所要发布信息的主要内容。
（3）整理背景资料。
（4）告诉对方消息的重要性。
（5）告诉对方将从这次沟通中得到哪些好处。
在充分做好以上几方面的准备工作后，您就可以充满信心地迎接一次沟通了。
操作要点
沟通前的具体准备工作包括：
确立明确而详细的沟通目标。
制订整体的沟通计划。
制定详细的工作辅助表。
预测可能遇到的异议和争执。
对双方具体情况进行分析。
请对方做好准备。
向团队成员公布推出新产品的有关事项
目的：通过活动让团队全部成员对新产品都有一定的了解。
原因：因为这会便于团队成员在推荐新产品时更好地向客户解释。
时间：团队成员必须从现在着手，两个月后要完全熟悉新产品。
方式：在现有知识的基础上，只需进一步阅读下个月发行的小册子。
地点：在沟通室先进行第一次简单的总体介绍，然后他们各自利用工作以外的时间进一步加强对新产品的了解。
人员：团队所有成员都要对新产品很熟悉。
最后要发布的信息：要求团队成员两个月后要完全熟悉新产品。产品介绍的小册子下个月发行，届时将很快发到大家手中。
在沟通中正确理解并确认对方的需求
尽管在沟通前曾对对方的需求有过预测，但是要真正理解并确认这种需求的准确性还需要在沟通开始时来具体完成。可以通过以下几个步骤来准确把握对方的需求：
1.有效提问
每当人们有不清楚的地方时往往会以问题的方式表达出来。那么怎样才能使自己的提问更有效，以便能搜集到更可靠的信息呢？
（1）提问要紧扣主题。主题是对方在沟通中要达到的目的，也就是对方的真正需求。提问一定要紧紧地围绕这个主题来展开。漫无边际的提问虽然能使您获取更多的信息，但是却不易得到关于对方需求的最直接、最有价值的内容。
（2）提问要适时适度。在沟通开始时以提问的方式来确认对方的需求，并不意味着沟通开始的第一句就立即提出问题。而是应该首先营造出一个比较轻松的氛围，待到合适的时机再恰当地提出相关的问题。问题的数量要适中，不可过多，每一个问题最好都经过仔细地斟酌后再提出，这样既不会造成对方反感，又获取了自己急需的关于对方需求的信息。
（3）提问要分清类别。提问有开放式和封闭式的两种。不同的提问方式有不同的作用，要根据沟通时的具体情况和您想获取信息的类别来决定具体运用哪种提问方式。也可以将这两种提问方式结合起来一起使用。
项目封闭式提问开放式提问
举例请问，问题解决了吗？请问，问题是怎么解决的？
优点可以节约沟通的时间，容易控制谈话内容和沟通气氛。收集信息全面，沟通氛围活跃、轻松。
缺点收集到的信息不全面，沟通气氛比较紧张。所用的时间比较长，内容比较散，沟通的时间和内容不容易控制。
2.积极聆听
（1）聆听要专注。很难想象当您在聆听别人的讲话时，还同时思考着自己的一些事情，或心里想着如何来评判对方的谈话，却还能很好地把握对方要表达的意图。所以在聆听时一定要集中注意力，不要在思想上轻视对方的讲话。只有这样才能准确地把握对方的真正意图。
（2）聆听要有目的。不应该盲目地去聆听，要明白聆听是为了获取对方的真正需求。虽然在聆听时不应该放过任何一个细节，但是也要有所选择。特别是对那些和聆听目的密切相关的信息更要引起足够的注意。
（3）聆听要有适时的反馈。聆听的过程也是一个互动的过程，对方在讲话时您需要做相应的适时配合，可以点头表示赞同对方的观点，或用一些语句、语气词、表情等表示您正在专注地聆听对方的讲话。语言或非语言反馈的具体运用，要依据对方的讲话内容或当时的具体情况而定。
3.及时确认
在对方讲话的过程中，不要轻易去打断，可以在讲话告一段落之后进行相关内容的确认。可以用提问的方式来确认，也可以用总结的方式来确认。在没有完全把握住对方的意图时应该用提问的方式，这样既可以确认信息的准确性，又可以引导对方在这方面做出进一步的解释。如果已经完全明了对方的意图，就应该及时总结一下对方讲话的内容，向对方表示您已经全部领会了他的意图。
4.最后总结
经过提问、聆听和确认，把有效的信息汇集到一起并进行分类汇总，抛弃所有的个人偏见，依据具体获取的信息来得出对方的真正需求。然后再和沟通前对对方需求的预测相对比，以便更好地调整下面的沟通。
只有在沟通中真正了解了对方的需求，才能调整好沟通方略，以便最终达成协议。
操作要点
在沟通中理解并确认对方需求有以下几个步骤：
有效提问。
积极聆听。
及时确认。
最后总结。
在小刘去吃午饭的路上，总经理告诉她，办公室的桌子上放着一份财务报告，让她在他吃完午饭回来后复印10份，以备下午开会时用。小刘很不高兴，因为她认为她不得不先去复印，再去慰劳饥肠辘辘的肚子。但是她没有注意听清楚总经理是说他吃完午饭才要那份报告，而且，总经理吃午饭的时间也要比她晚一个小时。如果小刘仔细聆听了总经理的话，那么她先去吃午饭然后再去复印，时间也还是很充裕的。
确定恰当的沟通方式
沟通方式有很多，传统的沟通方式有电话沟通、书面沟通和当面沟通。随着社会的发展，科技的进步，传真、电子邮件等各种新的沟通方式也越来越多。面对众多沟通方式，到底选择哪一种才能使您的沟通更有效呢？
1.明确电话沟通的利弊
电话在工作中的作用非常重要，且它不受时间、地点、国家的限制。无论您在国内还是国外，平原还是山区，只要有一部电话机，就能随时了解商场风云的变化。所以如果事情比较紧急，或者是平常事务性的联系，采用电话沟通会比较方便，而且成本也相对较低。
由于电话沟通很普遍，每个人每天可能接听数十个甚至上百个电话，所以相对而言，电话沟通与书面沟通、电子邮件等其他沟通方式相比容易被人遗忘。如果有比较重要的事情最好不要采用电话沟通，以免耽误工作。
2.明确书面沟通的利弊
书面沟通有文字记录，方便存档、查询。一些重要的文件最好用书面形式来传达。有的信息比较复杂或者比较专业，用书面的形式可以多次查阅，以便全面理解沟通信息。
由于沟通信息都在文字上显示出来，所以在形成文字时需要仔细斟酌，花的时间要相对多一些。反馈的时间也相对长一些。而且沟通时的情感也不易用文字来表达，这自然会使双方的沟通缺乏感情色彩。
3.明确当面沟通的利弊
当面沟通可以利用语言和眼神、动作、表情等非语言来共同表达信息，有利于更大地激发双方沟通的积极性。而且在当面沟通中，您能获得最丰富、最具有说服力的第一手资料，对做决定或者评价非常关键。
当面沟通获取的信息量很大，但是由于不能及时记录，所以很多东西事后无法考证。对一些比较专业或者复杂的问题，不可能立刻全部理解。而且对一些不太确定的问题，由于时间或者时机不合适也无法当面确认。
要想使沟通更有效，就要争取天时、地利。尽量把沟通场所选在您的公司或者办公室，主动权就会掌握在您的手中。
4.明确传真沟通的利弊
传真沟通既具有电话沟通的不受时间、地点和国家等各种条件限制的特点，又具有书面沟通有记录可查的特点。而且传真件同样具有法律效力。这就为既紧急又非常重要的沟通提供了极大的方便，可谓一举两得。
同样，传真也具有电话沟通和书面沟通的弊病，传真不够正式，而且缺少感情色彩。所以非常重要的沟通如果不是特别紧急，一般不采用传真沟通的形式。
