做事不是越多越好，而是越有效越好
工作量应该有多少，是不是越多越好？有些人把自己当作工作机器，每天都超负荷运转，误以为这样做的结果是——付出与回报成正比。其实不然，工作不在于多少，而在于有效。一个人学会有效地工作是经营自己强项非常重要的一课。在一家医院的产房外，多名男士在等待太太生产，有焦虑、兴奋等形色。不久，护士跑出来，对其中一名的张先生表示：“恭喜！恭喜！生了一个男孩子，非常健康。”张先生回应：“我在一个极棒的炸鸡店工作，所以生了一个男孩。”不久，护士又出来表示：“陈先生，恭喜！恭喜！你太太生了一对双胞胎，非常漂亮。”陈先生说：“太棒了，我在双喜面包店工作。”接着护士对第三个赵先生说：“恭喜！恭喜！你夫人生了三胞胎。”赵先生说：“不奇怪，因为我是在三阳机车行工作。”
第四名男士看到这种情形吓得要溜了，护士立即追上去问：“你为何要跑走呢？”这名男士说：“因为我在百吉发工作。”第五男士也拔腿要跑，惶恐的表示：“不得了！我在万客隆工作。”
生孩子并非越多越好，太多了怕是累死爹娘也养不活。同样，做事情也是，贵在求精求好，而不在多。
IMG有一位精力充沛的女业务代表，负责在高尔夫球及网球场上的新人当中，发掘明日之星。美国西岸有位年轻网球选手，特别受她赏识，她决定延揽对方加盟本公司。
从此，纵使每天在纽约的办公室要忙上12个小时，她依然不忘时时打电话到加州，关心这个选手受训的情形。他到欧洲比赛时，她也会趁着出差之便，抽空去探望探望，为他打理一切。有好几次，她居然连续一周都未合眼，忙着飞来飞去，追踪这个选手的进步状况，偏偏手边还有一大堆积压已久的报告。
一次那位年轻选手参加法国公开赛。照原订日程，这位女业务代表不需出席这项比赛，但是她说服主管，为了维持与那位年轻选手的关系，她应该到场。主管勉强应允，但条件是，她得在出发前把一些紧急公务处理完毕。结果她又是几个晚上没合眼。
抵达巴黎当天，在一个为选手、新闻界与特别来宾举行的晚宴上，她依旧盯着那位美国选手，并且像个称职的女主人，时时为他引见一些要人。当时是瑞典网球名将柏格独领风骚的年代，他刚好是他们的客户，又是那名年轻选手的偶像，自然地就介绍给他俩认识，柏格正在房间一角与一些欧洲体育记者闲聊，她与年轻选手迎上前去。对方望向这边时，她说：“柏格，容我介绍这位……”天哪！她居然忘了自己最得意的这位球员的姓名！
后来，那位年轻选手成了世界名将，但他与IMG再也没有关系。
这位女业务代表的确令人钦佩，如果运气好，碰上一个懂事的小伙子，她的失误也不是什么大的失误，因为在那种情况下，只要小伙子自我介绍一下就没事了，不计较，同样也没有什么事。但她这样不顾一切地拼命工作，往往关键时候难免出错，则会造成这样那样的悲剧。
做事和做人一样，必须求合理，方能收事半功倍的效果。善于挑选出头等大事面对成功目标，不能眉毛胡子一把抓，要善于挑选出头等大事，并做到尽善尽美，这样才可能让自己的目标变为可见的现实。当你面前摆着一堆问题时，应问问自己，哪一些真正重要，把它们作为最优先处理的问题。如果你听任自己让紧急的事情左右，你的生活中就会充满危机。
根据你的人生目标，你就可以把所要做的事情制订一个顺序，有助你实现目标的，你就把它放在前面，依次为之，把所有的事情都排一个顺序，并把它记在一张纸上，就成了事情表，养成这样一个良好习惯，会使你每做一件事，就向你的目标靠近一步。
众所周知，人的时间和精力是有限的，不制订一个顺序表，你会对突然涌来的大量事务手足无措。
美国的卡耐基在教授别人期间，有一位公司的经理去拜访他，看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问卡耐基说：“卡耐基先生，你没处理的信件放在哪儿呢？”卡耐基说：“我所有的信件都处理完了。”
“那你今天没干的事情又推给谁了呢？”老板紧追着问。“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司老板困惑的神态，卡耐基解释说：“原因很简单，我知道我所需要处理的事情很多，但我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是我就按照所要处理的事情的重要性，列一个顺序表，然后就一件一件地处理。结果，完了。”说到这儿，卡耐基双手一摊，耸了耸肩膀。
“噢，我明白了，谢谢你，卡耐基先生。”几周以后，这位公司的老板请卡耐基参观其宽敞的办公室，对卡耐基说：“卡耐基先生，感谢你教给了我处理事务的方法。过去，在我这宽大的办公室里，我要处理的文件、信件等等，都是堆得和小山一样，一张桌子不够，就用三张桌子。自从用了你说的法子以后，情况好多了，瞧，再也没有没处理完的事情了。”这位公司的老板，就这样找到了处事的办法，几年以后，成为美国社会成功人士中的佼佼者。我们为了个人事业的发展，也一定要根据事情的轻重缓急，制出一个事情表来。我们可以每天早上制订一个先后表，然后再加上一个进度表，就会更有利于我们向自己的目标前进了。
柯维指出：有效的管理是要先后有序。在领导决定哪些是“首要之事”以后，天天和时刻地把它们放在首位的就是管理了。管理是纪律，是贯彻。
“纪律”这个词来自“门徒”一词，信奉一种哲理的门徒，信奉一套原则的门徒，信奉一系列价值的门徒，信奉一个压倒一切的目的的门徒，信奉一个圣命的目标的或代表这个目标的人的门徒。
换句话说，如果你是一个有效率的自身管理者，你的纪律来自你自身内部；它是你独立意志的一种因应，而你是你自己深刻的价值及其源泉的门徒和追随者。而且你有将你的感情、你的冲动、你的心境从属于那些价值的意志和忠贞。E·M·格雷写过小品文《成功的公分母》，他一生探索所有成功者共享的分母。他发现这个分母不是勤奋地工作、好运气或精明的人际关系——虽然这些都是非常重要的，而是一个似乎超过所有其他因素的因素——把首要的事放在首位，可以这样做：
（1）设定事情的优先顺序
时间管理的一种简单而有效的方法是去设定事情的优先顺序，一般可以分为以下四种类型：重要而紧急；重要但不紧急；紧急但不重要；不紧急也不重要。
重要而且紧急的工作是指事情的重要性高，而且需要立即的行动。此类事情带给人们较高的压力。比如老板紧急交办的工作、重要客户来访、家人临时生病住院、不擅长的必修科目隔天要期末考试等。
重要但不紧急的事情对个人而言是很有意义的，可能是许久的盼望或长远的目标。通常这类事情挑战性高，困难度也高。最常见的例如参加明年的重要考试、年底的婚礼、下星期应聘工作面试等。
紧急但不重要的事情本身重要性不高，但因为时间的压力，需要赶快采取行动，例如接电话、换尿布、煮饭、处理邮件等。
不紧急而且不重要的事情，本身没有迫切完成的压力，而且重要性不高，例如打电话和老同学闲聊、唱卡拉OK、逛街、看电视、写问候信。
基本上，我们可以先记录每周的时间流水账，然后将每周的事情依重要性与急迫性分为上列四种类型。设定事情的优先顺序很简单，重要的是要克服这种一般人常有的心理倾向：逃避压力，想要处理那些容易、快速完成的事情。
（2）充分利用最显效率的时间
如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做，你就能花较少的力气，做完较多的工作。何时做事最有效率？各人不同，需要自己摸索。
登山时，本来爬得很累，气喘如牛，但是，当看到山顶时，顿时感到精神百倍，一般人都有这种经验。
大部分的人在工作接近结束时，效率都会提高。因为“快结束了”这种心理上的安定感，对工作效率有很好的影响，心理学上称为“周末效果”。另外在一星期当中，大多是在等到星期五，一度低落的工作效率，才会涨高。这也是“周末效果”。
我们非常同意日本成功学大师多湖辉的观点：“周一病”，“蓝色日子”，是因为周日刚休息后，有种乏力的感觉；再加上“今天开始，又要工作一星期”的压力，通常周一工作效率都不高。到了星期二这种心情会消失，再度精力充沛。星期三、四后，工作效率又逐渐降低。但是，到了星期五就会觉得“这个星期快结束了，可以休息”，这种“结束效应”可使工作效率上升。这就是多湖辉所说的“周末效果”，应该善加利用。要使一个星期的工作维持一定水准，就要安排擅长的工作于周一开始去做；不擅长或太过厌恶的工作，则安排在周末做，我本身也常如此安排。
周末做些厌恶、不擅长的事，即使工作不顺利，也会认为反正明天休息，可以再做。心情也就平静下来，反而做得更好。因为阻碍工作效率的元凶之一，就是“焦躁”。因此，应多加利用“周末效果”。
一般人都有自己情况最佳的时段。例如：早上到中午的“早晨型”；午后才有精神的“白昼型”；等别人都睡了才起来的“夜猫型”等各类型。但一般人都是上午精神较好，下午两点最差的“早晨型”。
能够知道自己情况最好的时段，对提高工作效率很有效。例如：有人找你做棘手的事情，前一天晚上先提早入睡，天一亮就开始工作，结果会有令人意想不到的顺利。如果坚持工作、功课应在白天进行，晚上要轻松地睡觉，这种机械化的方式，很难提高效率，徒然浪费时间而已。
当然，有些人因身体或精神上的特殊情形，可能要到午后才有精神，所以自己要找出情况最好的时段——在这时段内做些棘手的工作，工作起来，困难的事也变得不难。所以要突破机械化的工作方式，而在你自己情况最好的时段内去试试看。
