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第12章 时间的法则(4)

会工作的人,也应该会休息。工作与休息是不可分割的,若处理不好,真不知对健康有多大的影响,给人多大的压力。等身体出毛病了,才真的认识到“欲速则不达”的道理。而且我们会发现生命中最宝贵的其实是健康,为了多挣一些钱,就损害健康太不值了。况且治病不也要花钱么?还反而耽误了工作。

一个不太会休息的人总是会影响到公司的工作绩效。到头来工作没做好,休息时间也没有,真是太得不偿失了。

一个人成功的相关因素很多,光是把事情做好是绝对不够的。不会休息的人,也必然不会工作;会工作,就一定要会休息。

2.在家做公事是种坏习惯

我们之所以会工作繁忙,原因是我们做了太多没有生产效率的事,浪费太多时间所致。像是削铅笔、清理桌面、打一些没有必要打的电话、泡一杯咖啡、拟计划表、草拟报告、做研究、打很多不重要的电话等等。我们深信在进入正式工作之前,这些事情是非做不可的。事实上,有些工作是必要的。我们这里要研究的是那些没有必要引起繁忙的工作。

做出很多工作成果的人不一定都是工作狂,有很多人并不加班工作也取得很好的成绩。他们有以下特点:他们合理运用时间来达到目标,而不是光从工作本身得到乐趣。他们不让工作干扰生活中非常重要的事情,诸如会见朋友、与家人团聚、钓鱼等等。因此我们不能称他们为“工作狂”。

一般来讲,“工作狂”的形成有以下原因:没有能力控制工作,因为他们没有有效地运用时间,没有制定工作的优先次序、手忙脚乱、授权不够、拖延等等。他们具有一种潜意识,想让自己沉浸在工作里面而不愿意出来。他们这样做可能是想逃避不愉快的家庭生活,想使人产生同情,想显示出自己不可或缺,认为没有令自己满意和快乐的休闲活动等。

所以,在你忙完了一天以后,应该让你的情绪和身体都摆脱你的工作。除非某些紧急事情,否则晚上在家里完成公事会产生负面效果,这样会使你精力衰竭,疏远你的家人。在家做公事的习惯也会减低你在办公室里把工作做完的动力,因为你会在单位里对自己说:“如果我白天做不完这件工作,晚上还可以回家继续做。”这是一种不好的习惯。

3.合理放松,合理度假

(1)让自己去神游

马歇尔·汉斯博士是新墨西哥州的心理医生和《20分钟避难》的作者,他在书中向人们推荐“假期想像”。这是用于冥思的旅行,可以帮你重获休息和获得新生的感觉,如果没有一个真实的你想重游的地方,用你的想像来创造一个你理想的假期场所。

20分钟的假期想像:

第一步:使自己很舒适,注意自己的呼吸2分钟,以此为你的旅行做好准备。

第二步:用接下来的15分钟“度假”,回忆自己最喜欢的地方。

第三步:最后,花3分钟从旅行中返回。重新进入现实,带回你的和平,放松和重新恢复感。

(2)外出旅游

现代人的工作节奏越来越紧张,所以一定要懂得利用休息时间做好自我调节,这种时候,外出旅游会是一种不错的选择,在出游的途中要注意以下问题:

第一,防范视觉疲劳。除了每一个小时轮休或者看看远处休息眼睛外,在饮食中也要多补充丰富的维生素A,既可以服用维生素A胶丸,也可以多吃肝泥、肝酱、胡萝卜等富含维生素A的食物,以补充长时间用眼的消耗。

第二,尽量缓解躯体疲劳。不但要轮番开车,还要注意在休息时多补充能量,多吃一些巧克力、糖果、水果等富含糖分的食物,来补充消耗的能量。

第三,注意补水。驾车1天就需要补充至少2000毫升水。

第四,保证饮食的规律与平衡。一定要尽可能保证一日三餐,计算好行车的时间与休息地点,早餐应保证营养充足,质高量足,牛奶、鸡蛋、少量的肉食、蔬菜、主食都不可缺少。午餐可以稍微简单,但应注意营养均衡,荤素搭配。晚餐只需吃八成饱即可。睡前别忘了喝一杯酸奶或牛奶,最好加一片多种维生素补剂。

法则28:从时间中寻找时间

一个日本记者对美国人的调查表明,假如一个人的寿命为七十二岁,那么他的时间分配大约是这样的:睡觉占去二十年,吃饭六年,生病三年,工作十四年,读书仅三年;而体育、看戏、看电影等活动则要占去八年,饶舌四年,打电话一年,等人三年,旅行五年,打扮五年。

尽管这些日本记者的统计不见得准确,美国人和中国人的生活习惯也不同,但这些数字却能给我们一些启示:睡觉、吃饭、生病,属于生理上的需要,没有它,人的生命就很难延续,而谈天、玩乐、旅行、打扮、恋爱等,是生活中不可缺少的甜蜜事情,它是人们全面发展的需要和丰富生活的需要,也是不可或缺的。

所以,很多遗留的人才往往都处于这样一种矛盾中:即一方面不能把比黄金还要宝贵的光阴淹没在这些事情上,另一方面都想方设法把一般人认为不屑利用或难以利用的时间利用起来,并创造了许多从时间中去找时间的切实可行的方法。

1.并列运筹法

即在某项松散活动进行期间同时开展另一项活动。例如著名电影艺术家夏衍在看一部片子之前,先把影片说明书拿来,了解一下故事情节;然后自己设想,假使这个本子叫我来编,我该怎样介绍人物,怎样介绍时代背景,怎样展开情节,怎样表现人物性格,心里打下了一个腹稿;而在电影开展之后,一边进行艺术欣赏,一边进行学习。

青年编辑王同忆,利用点滴时间勤奋学习多门外语,甚至碰到说话罗嗦的人就在心里思考着如何将此人的空话译成外语,辛勤耕耘自有收获,他熟练地掌握了十多门外语。

2.交叉输作法

即利用农业上交叉输作以提高产量的方法,把一天的活动内容交错进行安排,以提高工作效率。这是因为大脑细胞长时间接受一种信息刺激、长时间持续同一个活动内容,会导致工作效率降低。如果穿插进行其他内容的活动,人体原有的兴奋产生抑制,在其他部位出现新的兴奋区。为此,注意及时变换学习内容是必要的。

例如,马克思写作时从来不是无休止地持续下去。写作累—了,就演算一会儿数学题,或停下来散散步。有时,背诵一段莎士比亚剧本中的人物对话,读一会儿巴尔扎克的名著。或者和孩子们玩上一会儿。接着又精力充沛地投入写作。

3.定期“盘点”法

从“盘点”中找时间,为了使时间使用更趋合理,使用时间也需定期“盘点”。盘点,始于计划。外国时间利用专家指出,订计划有两种情况:一种是漫不经心的,好像业余摄影爱好者捕捉了几个大有希望的镜头就匆忙冲洗,可结果往往使他沮丧。一种是严肃认真的,如同专业摄影师不但事前认真选择镜头,而且冲洗后还要仔细研究,经过剪接、曝光等一系列试验,从中选出几张最好的,再作加工,终于成为获奖照片。有了计划之后,就要“盘点”可以投入的时间,确定行事次序,规定完成的最后期限。每隔一段时间,对计划进行重新评价和对投入的时间进行“盘点”。时间是常数,只要运用得当,便能从时间中产生巨大的精神财富。

4.遇事三问法

这种方法的要旨京剧是以尽可能少的时间办尽可能多的事情,从时间中节约时间。具体方法是对遇到的事情提出三个问题:一是能不能取消它?首先找出有些什么事根本不必做,有些什么事做了也全然是浪费时间,无助于成果。如果有些事不做,也不会有任何影响,那么,这件事便该立刻停止。二是能不能与别的合并?就是把能够合并起来的事尽量合并起来办。三是能不能代替它?用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的,当然是最佳方案了。

德国化学家李比希,有次去英国考察,到一家工厂参观绘画颜料“柏林蓝”的配制过程。他见工人们先用药水煮动物的血和皮,调制成“柏林蓝”的原料。然后把原料溶液放在铁锅里再煮,并用铁棍长时间搅拌边搅边把铁锅捣得咔咔响。李比希感到很奇怪,一个工头向他解释道:“搅拌锅里的溶液时,一定要用铁棍搅,而且发出的声音越大,‘柏林蓝’的质量越好。”李比希笑道:“不需要这样搅,只要在‘柏林蓝’原料理加点含铁的化合物就行了。用铁棍使劲磨蹭,无非是把锅上的铁屑蹭下来,使它与原料化合成‘柏林蓝’。这样虽然也行,但太浪费时间啦!”曲此看来,遇事三问,从而采取正确的工作方法,改变不科学的工作程序,实在是从时间中节约时间,从时间中找时间的妙法。

“时间是一种最稀有的资源。”时间和每个人息息相关,对于工人、农民,它就是财富;对于医生护土,它就是生命;对于军人,它就是胜利;对于自学者,它就是知识。身处职场的朋友门,学会到时间中去寻找时间吧!

法则29:早到一小时、延后一小时

在进行个人时间筹划与管理的过程中,只要我们精于观察、善于利用,我们就会发现生活其实已经给我们预留好了很多的“空子”,等待我们去“钻”。

1.早到公司一小时

利用时间差提高工作效率的方法,一般而言有不少的人都已经会使用了。

有一个在广告公司做事的人,每天都提早一个小时上班。他是这么说的:“其实,这是在家里看报纸时想到的点子。他家里订了两分报纸,每天边用早餐边看报纸,大概要花上整整一小时的时间。而这还都只是把新闻标题大致浏览过去而已。于是他就想到,干脆到公司去看不是一样吗?公司订了四、五份报纸,可以有更多的选择,挑自己喜欢的内容细细阅读啊。而且,遇有重大事件的时候,更是可以带着报纸到车上看。特别是一大早公共汽车空着的时候,坐起来更舒服!还可以自在地在车上看看书……”

而且他自己比前也有几次提早一个小时上班的经验,不是为了看报纸,而是赶着处理业务。结果发现,这个没有电话,没有同事打岔的一小时,做起事来效率异常地高。而且,早晨空公共汽车里的时间更能有效运用,所以前后加起来,提早一个小时上班,可以多做两个小时的工作。

有些人知道当天的工作将会非常忙碌,便预先把早餐的量加多,抱着不把工作告一段落绝不吃中饭的慷慨赴义精神做事。如果是午休时间可以机动性自行调整的公司,这倒不失为好方法。但如果是为了工作而把午餐舍去的话,就不听取了。而且,偶尔二、三点才用午餐倒还无所谓,如果成了习惯,万一把身体搞坏了就得不偿失了。

我们主张活用“时间差”,但必须是在保持身体健康的大前提下使用它。因为,健康的身体才是提升工作效率最大的资本。

2.午餐时间延后一小时

既然是针对如何有效运用时间,午餐、午休时间的安排自然也不该忽视。

一般公司通常订午间十二时至一时为午休时间,相信每一位上班的人都会对午餐时间餐厅的人满为患徒呼奈何,十二点一到,每家餐厅都高朋满座。稍晚几分钟离开公司,到了餐厅不仅要等上好久才找得到位子坐,甚至连上菜都得耗上好一阵子才行。但是,人就是这么奇怪,习以为常就不以为惯了,反正大家都是这么等的嘛!

假如我们把午餐时间延后三十分钟会如何呢?十二点半,用餐的人潮已经过了一波,所以不仅很容易找得到位子,而且由于客人比较少,上菜的速度也会加快许多。且因身边没有站着等位子的焦躁食客,所以吃起来也安心、从容多了。

只是三十分钟的差别就是如此截然不同的景象,所以,有些公司便把午休时间订在下午一点开始,此举颇获同事们的好评。因为不仅可以避开用餐的尖峰时段,而且由于别的公司十二点到一点都是午休时间,所以在这段时间里几乎不会有什么电话打进来。因此能利用这段时间非常有效率地把上午的工作做一个总结。

高艺在大三那一年准备会计师考试时,发现这个“时间差”的妙用。会计师资格考试的科目有簿记、成本会计等项目,当时规定只能用算盘,计算机是被禁止使用的。他一向习惯在学校的综合图书馆看书,但图书馆里人人都安安静静地看书,岂能噼噼啪啪打算盘?为了找一个能打算盘的地方,他仔细地逛了图书馆一圈,终于想出利用一楼的杂志阅览室的时间差的妙计来。

图书馆是八点半开门的。但八点半至十点半由于是第——堂课的上课时间,所以杂志阅览室几乎没有人。而且,比起一般的阅览室,平常这里人就不多,少了人进入出的打扰,更是适合打算盘了。找到这个方便的地方和时间带后,隔天起我就利用早上的两个小时尽情地在那儿噼噼啪啪地打算盘,练习簿记及成本计算了。这每天两个小时的练习,在考试时发挥了相当大的效用。

所以,只要我们有心,在对自己的工作时间安排中,就会时常收到一些意想不到的惊喜与回报。

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