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第32章 职场细节决定事业成败(8)

某公司召开年终总结大会,主任讲话时出了个错,他说:“今年本公司的合作单位进一步扩充,到现在已发展到46个。”话音未落,一个下属站起来,冲着台上正讲得眉飞色舞的主任高声纠正道:“讲错了!讲错了!那是年初的数字,现在已达到63个。”结果全场哗然,主任羞得面红耳赤,情绪顿时低落下来。

老板有错时,不要当众纠正。如果错误不明显,无关大局,其他人也没发觉,不妨“装聋作哑”,等事后再予以弥补。

有一个老板在会上将一组财务数据讲错了,一个做财务工作的下属没有马上纠正,他在做财务报表时,将老板说错的数据纠正了过来。老板看到财务报表时,才知道自己在会上说错了,因此对这个员工的好感大增。有时,老板的错误明显,确有纠正的必要,最好寻找一种能使老板意识到而不让其他人觉察的方式纠正,让人感觉到是老板自己发现了错误,而不是下属指出的,一个眼神、一个手势甚至一声咳嗽都可能解决问题。

不要在公众场合或同事的面前跟老板顶嘴,否则会弄巧成拙。因为有些老板极重“面子”,即使明知自己错了,也拉不下脸当众承认,如果你穷追猛打,在大家面前让他出丑的话,吃亏的只会是自己。

这里有一个例子很有意思。中国有一个风俗,家家户户总在春节或其他喜庆节日里,在门上贴一个“福”字,而且“福”字总是倒着贴。你知道这个风俗的由来吗?

相传古代有一位大财主过六十大寿,请了一名秀才赐“福”字墨宝,准备贴在门上以添吉祥之气。秀才写好后,财主亲自拿去贴在门上,偏偏这个财主不识字,把“福”倒着贴在了门上。

到了晚上,贺寿的人陆续前来,看到这个“福”字贴倒了,就议论纷纷。这事传到大财主的耳朵里,他气得肺都快炸了,连忙命人找来秀才要加以重责。

秀才明白缘由后,并没有急于申辩,而是仰首哈哈一笑:“恭喜!恭喜!老爷子,您的福到了啊!”

“臭小子,你把‘福’字写颠倒了,是何居心?亏你还笑得出口……真可恶啊!”

“老爷子,您别生气。今天是您的六十大寿,这福字颠倒不就表示您的福气到了吗?”

财主听了秀才这番话,不仅怒气全消,还重重地赏了秀才数百两银子。从此,倒贴“福”字的风俗便流传下来了。

这位秀才借着“倒”和“到”的谐音巧妙地为自己和财主解围,在众人面前维护了老财主的面子。

消极地给上司保面子不如积极地给上司争面子。如果发现上司有某种错误或不妥之处,可以在一对一的情况下或下班后一起娱乐时,委婉地向他提出,但要特别注意不可过分强调,以免引起他的反感。在交谈中要时刻注意他的反应,如果他表现出满脸的不高兴,或找出各种理由极力为自己辩解,你就要立即停止,不可再三提示他的错误。如果听完你的提示,他承认自己所犯的错误,并为此表示非常烦恼,你可以找出适当的借口为他开脱,使他得到心理上的安慰,这样他会把你看做知心人。

小细节 好人生

人性的弱点决定了人是最禁不住恭敬的动物。上级当然也是如此,对上级适当地恭敬,能让你的工作难题顺利解决。

重点之一是要用“敬称”。即是有关对方的事物都要使用带有恭敬意思的话语,例如:您、贵府、令尊等。而对有关自己的事物则要使用带有谦虚意思的话语。使用敬称并不见得就是在恭维别人,但是能将敬称用得恰到好处,令对方感觉很舒服,无疑也是一种恭维别人的方法。

重点之二是打招呼。比如,中午吃饭时,不要老是只和同僚一起,不妨向老板打个招呼。或许老板有其他的事不一起去用餐,可是这和那种当老板存在时,时间一到就和同僚吵吵嚷嚷地离席而去的情形,给人的感觉总是不一样的呀!约老板一起用餐,并非存心要老板请客,最主要是制造机会接近老板并“聆听”他的“经验谈”。

越级打报告是一大错

通常打越级报告是一种危险的行为,会产生众多不良后果,往往容易伤害到自己。

张涌大学毕业后到某报社文艺部工作,担任副刊编辑。他毕业于大众传播系,理论基础扎实,才思敏锐。参加工作几年间,由他编辑发表的不少作品被国内多种文摘类报刊转载。他自己还勤奋创作,先后在各大报刊发表了大量作品,引起业内人士的关注。而且,在他的努力下,文艺部开展了不少群众性的工作,均取得了成功。

由于张涌越来越受到同事的尊重,影响渐大,部门主管慢慢地感到了他对自己的威胁,开始排挤张涌,对他的合理化建议也不予采纳。久而久之,张涌和部门主管的关系变得微妙起来,两人中间出现了一条无形的沟壑。

张涌不仅多才敬业,而且在事业上具有一定的开拓精神、创新意识。由于和部门主管关系的“不妙”,他的一些想法无法付诸实施。于是,他干脆越过部门主管直接和总编去谈,谈他的计划、设想,希望得到总编的支持。结果是,张涌的计划不但没能得到支持,还引起了部门主管强烈的反感。

对于总编来讲,在张涌和部门主管之间,他不能不考虑中层干部的威信、情绪等因素,不能不维护管理阶层;再者,越级报告,事实上破坏了正常的管理模式。越级报告失败,张涌的处境可想而知,和部门主管关系的恶化,致使他的工作处于极端被动的状态。无奈,他提出申请,要求调离文艺部,去其他部门工作。

下级员工都有直属上司、顶头上司。在工作中,越级报告意味着要越过直属上司,直接与顶头上司说明你的看法或争取权益。

通常打越级报告是一种危险的行为。顶头上司不喜欢越级报告,一般会“退回原级处理”,这使你无法收到预期效果。这还有可能导致你与直属上司之间关系的恶化,因为你这样做明显是对他的不尊重。事后就算他不炒你鱿鱼,也难对你委以重任。你的报告如果被同事们知道了,他们可能会攻击你而使你“里外不是人”。

就算你的报告是非常正确的,你也破坏了单位的正常运行程序,这会使顶头上司头疼。即使你成功了,他们也会心存芥蒂,认为你对他们也可能采取同样的行为。所以,一般情况下,不要打越级报告。

在工作中,你若是想打越级报告,需要先检视一下自己的动机,是为公司利益着想而不是为了个人利益。确认了这一点,你就能选择正确的做法了。

所以,在工作中你有什么建议需要打报告时,一定要逐级上报。最好先与直属上司进行沟通,这样才能收到较好的效果。

小细节 好人生

相信自己单枪匹马的能量,是办公室新人自负的体现。你把一个自鸣得意的企划秘密地送到老总的桌上,自以为最高决策层会对你的才华另眼相看。

你会发现,这么做的结果无非有两种:一是老总把你的报告送回部门经理那里,令其按常规程序办;二是老总将你的报告按下不动,好像没有这一回事一般,另行启用你所在部门呈上的第二份计划。

这两种结果都不是你想要的,你的“积极”做法,竟遭受了三重打击:第一重打击是,权衡再三,老总对你的急切心态持不置可否的态度,如果在挫伤部门经理的积极性和挫伤你的积极性之间选一个,他只能选后者;第二重打击是,部门经理十有八九会对你从此“另眼相看”;第三重打击是,通过这件事,众人视你是急功近利之徒。这是否得不偿失?

§§§第三章 惜时如金,时间管理的锦囊妙计

培根说:“合理安排时间,就等于节约时间。”随着现代生活节奏不断加快,时间已经成为极其宝贵的资源,很多人总感觉时间不够用。如果能掌握时间管理的关键细节,学会制订行动计划、分清轻重缓急、合理安排工作时间、克服内外因引起的时间浪费等,就能有效提升个人的工作效率。

要制定“工作进度表”

时间管理的第一项法则是设定目标,制订计划。目标能最大限度地聚集你的资源,尤其是时间这一宝贵资源。有目标,一分一秒都是成功的记录;没有目标,一分一秒都是生命的流逝。因此,只有目标明确,才能最大限度地节省和控制时间。

玫琳凯说:“每晚写下次日必须办理的6件要务。挑出了当务之急,便能照表行事,不至于浪费时间在无谓的事情上。”

把第二天要做的事,按其重要性大小编成号码。第二天上午头一件事是考虑第一项,先做起来,直至完毕。接着做第二项,如此下去,如果没有全部做完,不要内疚,因为照此办法完不了,那么用其他办法更是做不了的。

记日志就是在善用生命、设计生命。伟人们都有把想法记录下来的习惯。他们用日志来记录当天的重要事件和学习心得,用日志来总结经验、反省过失,用日志来规划明天、明确目标,用日志来管理时间、集中精力、抓住大事……一个成功的时间管理者也是善用日志来规划目标与计划的人。

因此,做事一定要制定日程表。

为了更好地实施你的计划,建议你每天制定两种工作表,而且最好在同一张纸上。这样一目了然,也便于比较。

在纸的一边列出你“待做”的事项——把你计划要在一天内完成的每一件事情都列出来;然后再审视一番,排定优先顺序。表上最重要的事项标上特别记号。在纸的另一边或在你的记事本上列出某几段特定时间要做的事情,如开会、约会等,你要排出一、二段特定的时间来办理。如果时间允许,再按优先顺序尽量做完其他工作。不要事无巨细地平均支配时间,同时你要留有足够的时间来弹性处理突发事件,否则你会因小失大,因完不成主要工作而泄气。

但是,“待做事项表”有一个很大的缺点,那就是我们通常根据事情的紧急程度来排定。它包括需要立刻加以注意的事项,其中有些事项很重要,有些并不重要。但是,它通常不包括那些重要却不紧急的事项,诸如你要完成但没有人催你的长远计划中的事项和重要的改进项目。

因此,在列出每天“待做事项表”时,你一定要花一些时间来审阅你的“目标表”,看看你现在所做的事情是不是有利于你要达到的主要目标,二者是否相一致。

在结束每一天工作的时候,你很可能没有做完“待做事项表”中的事项,但是你不要因此而心烦。如果你已经按照优先次序完成了其中几项主要的工作,那么这正是时间管制所要求的。

不过这里有一项忠告:如果你把一项并不十分重要的工作从一天的“待做事项表”上移到另一天的工作表上,且不只是一两次,这表明你可能是在拖延此事。这时你要向自己坦白,你是在打马虎眼,这样你就不能再拖延下去了,而应立即想出处理办法并着手去办。

你最好在每天下班前几分钟拟订第二天的工作日程表。对于那些成功者来讲,这种时间管理计划是最常用的一个方法。如果拖到第二天上午再列工作计划表,那就容易做得很草率,因为那时又要面临新的一天的工作压力,这种情况下排定的工作表上所列的常常只是紧急事务,而漏掉了重要却不一定是最紧急的事项。

小细节 好人生

在做工作日程表时,我们要为某一工作定出较短的时间,也就是说,不要将工作战线拉得太长,这样你就会很快把它完成。这就是你为什么要定出每日工作计划的目的所在。没有这样的计划,你对待那些困难或者轻松的工作就会产生惰性,因为没有期限或者由于期限较长,你会感觉可以放到以后再说。如果你只从工作而不是从可用的时间上去着想,就会陷入一种过度追求完美的危机之中。你会轻重不分,且又安慰自己已经把某项次要工作做得很完美,这样做的结果只能使主要的目标落空。

赴约一定要准时到达

一个懂得守时、不浪费他人时间的人总能受到别人的尊重,总能成就自己的一番事业。

为了珍惜和利用自己的或者别人的时间,为了能够成为一个可靠的、值得信任的人,恪守时间是非常有必要的。

美国著名社会活动家贺拉斯·格里利曾经这样说:

“一个人如果根本不在乎别人的时间,这和偷别人的钱有什么两样呢?浪费别人的1小时和偷走别人5美元有什么不同呢?况且,很多人工作1小时的价值比5美元要多得多。”

华盛顿经常这样说:“我的表从来不问客人有没有到,它只问时间有没有到。”他每天4点钟吃饭,如果有时候应邀到白宫吃饭的国会新成员迟到了,华盛顿就会自顾自地吃饭而不理睬他们,这使他们感到很尴尬。一次,他的秘书找借口说自己迟到的原因是表慢了。华盛顿回答说:“那么,或者你换块新表,或者我换个新秘书。”

拿破仑有一次请元帅们和他共进晚餐,他们没有在约定的时间到达,他就旁若无人地先吃起来。他吃完刚刚站起来时,那些人来了。拿破仑说:“先生们,现在就餐时间已经结束,我们开始下一步工作吧。”

富兰克林对经常迟到却总是有借口搪塞的佣人说:“我发现,擅长找借口的人通常除此之外什么都不擅长。”

一个成功者应该珍惜自己的时间。他总是设法回避那些消耗他们时间的人,希望自己宝贵的光阴不要因为他们而多浪费一刻。一个成功的时间管理者不仅懂得如何珍惜自己的时间,而且特别珍惜别人的时间。因为他们深知这才是真正的成功之道。

导致一个人约会迟到的理由大概有以下几种原因:

1.担心早到而无所事事;

2.对时间的敏感性及判断力不够;

3.处事没有条理而延误时间;

4.对约会的对象欠缺尊重;

5.轻视守时的价值;

6.视不守时为洒脱;

7.以约会迟到作为显示权威或身份的手段。

假如你是一位经常约会迟到的人,请根据上列各项理由作一番坦诚的自我检查,以便找出病因,进而对症下药。

约翰·昆西·亚当斯从不误时。议院开会时,看到亚当斯先生入座,主持人就知道该向大家宣布各就各位,开始会议了。有一次发生了这样一件事,主持人宣布就座时,有人说:“时间还没到,因为亚当斯先生还没来呢。”结果发现是议会的钟快了3分钟,3分钟后,亚当斯先生准时到达了会场。

一个做事有计划的人,无论是老板还是员工,都应有眼力审视和判断顾客对自己生意的价值;对于一些与生意无关的废话,应该想一个收场的方法,同时他们也绝不会在别人上班的时间内和他人东拉西扯地谈些无关紧要的话,因为这样无疑是在妨碍他人的工作,损害他人应得的利益。

因此,千万不要以为约会迟到只是一件稀松平常的事,更不要以为它不会产生严重的不良后果。事实上,在“守时”被视为美德的社会里,“迟到”是一种难以令人接受的恶习。试想:有谁愿意无端地枯守等候你?又有谁在枯守等候你的时刻,不去思索你的种种缺失?

小细节 好人生

为了使你避免约会迟到,现提供8条经验性做法:

1.将约会视同契约,约会迟到即是一种违约行为。

2.随时做可能迟到的准备,这样你将提前动身。

3.只要有可能,应尽量避免约定确切的时间,例如不要说“点整”,而改说“点前后”或是“2点3刻与3点1刻之间”,这样可为自己预留余地。

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