办公室内应保持整洁。地板、天花板、走道经常打扫，玻璃、门窗、办公桌擦洗干净明亮。桌面只放些必要的办公用品，且摆放整齐。不要将杂志、报纸、餐具、小包等物放在桌面上。废纸应扔入废纸篓里。文件应及时按类按月归档，装订整理好，放入文件柜。在办的文件下班后也应锁入办公桌内。办公室内桌椅、电话机、茶具、文件柜等物的摆设应以方便、高效、安全为原则。办公桌上的玻璃板下，主要放与工作有关的文字及数字资料，不应放太多的家人照片，因为办公室内需要的是严肃、高效而不是温馨。
办公室人员的举止礼仪
办公室的人员是一个集体，无论是对本单位还是外来人员，都应体现一个集体的每个成员对他人、对社会的尊重和责任心。一个企业待人接物的礼仪水平，正是从每个员工的言行举止中体现出来的。因此，每个员工都应牢记，自己的言行代表着企业的形象，应自觉地遵从办公室礼仪。
仪表端庄，仪容整洁
无论是男职员还是女职员，上班时应着职业装。有些企业要求统一着装，以体现严谨、高效率的工作作风，加深客人对企业的视觉印象。有些企业虽没有统一服装，但都对上班时的服装提出明确的要求。
男士上班应穿白衬衣或西服，扎领带。衬衣的下摆一定要扎入裤腰里。应穿深色的皮鞋。服装必须干净、平整，不应穿花衬衣、拖鞋、运动服上班。不留胡须，不留长发，头发梳理美观大方，才能衬托出本人良好的精神状态和对工作的责任感。
女士上班应着西服套裙或连衣裙，颜色不要太鲜艳、太花哨。上班不宜穿太暴露、过透、太紧身的服装或超短裙，也不能穿奇装异服、休闲装、运动装、牛仔装等。应穿皮鞋上班，皮鞋的颜色要比服装的颜色深。应穿透明的长筒丝袜，袜口不能露在裙口下，不能有钩破的洞。不应穿凉鞋、旅游鞋上班。佩戴首饰要适当，符合规范。发型以适宜为佳，不能太前卫。最好化淡妆上班，以体现女性端庄、文雅、自尊自重的形象。
言语友善，举止优雅
办公室工作人员的站坐行走、举手投足、目光表情，都能折射出一个人良好的文化素养、较强的业务能力和工作责任心，同时也体现了企业的管理水平。
真诚微笑是一般社交场合最佳心态的表现。微笑是一种无声的语言，它是对自己价值的肯定，对他人的宽宏和友善，是稳重成熟的表现。微笑是自信、是真诚、是自尊、是魅力的体现。上班时与同事、领导微笑问好，下班微笑道别。接待人物、邀请、致谢都应有真诚的微笑。不要把喜怒哀乐都流露于脸上，否则会让人感到你不够成熟、自控力不强。
在办公室讲话时话语要谦和，声音要轻，不能在办公室、过道上大声呼唤同事和上级，无论是对同事、上级还是来访者，都应使用文明用语。在办公室里，说话不要刻薄，与同事开玩笑要适度，不能挖苦别人，恶语伤人，更不能在背后议论领导和同事。
公司职员的行为举止应稳重、自然、大方、有风度。走路时身体挺直，步速适中、稳重、抬头挺胸，人人留下正直、积极、自信的好印象。不要风风火火、慌慌张张，让人感到你缺乏工作能力。坐姿要优美，腰挺直，头正，不要趴在桌子上，歪靠在椅子上。有人来访时，应点头或鞠躬致意，不能不理不睬。工作期间不能吃东西、剪指甲、唱歌、化妆，与同事追追打打有失体面。谈话时手势要适度，不要手舞足蹈，过于做作。
恪守职责，高效稳妥
公司职员应树立敬业爱岗的精神，努力使自己干一行，爱一行，钻一行，以饱满的工作热情，高度的工作责任心，开创性地干好自己的工作。工作中一丝不苟，精益求精，讲究效率，减少或杜绝差错，按时、按质、按量完成每一项工作。领导交给任务时，应愉快接受，做好记录，确保准确。然后认真办理，及时汇报。恪尽职守，严守机密。
白领丽人办公室礼仪
从事办公室工作的白领小姐，要学会在各种场合装扮好自己的形象，不仅仅是为了个人的美丽，也是为了维护公司的整体形象。
有关白领小姐仪态有一些不成文的规范，还是注意为好。
发型。要想扮靓，从头做起。作为一位干练的白领小姐，发型上应力求流畅、简洁。那些过于浪漫或花哨的发型，还是“忍痛割爱”适可而止好。奇异、花样百出的罕见发型和颜色怪异的染发更是不可轻易尝试。不过，为了调剂单调、沉闷的工作气氛，发型或绾或扎或放，倒是可以交替变化使用，不妨使用一些发带、发夹、发箍之类的装饰品。另外，一些保湿液、顺发露、摩丝之类，就可成为你梳理时的得力助手，让你有效率地做出各种发型。
化妆。应以轻柔、优雅的淡妆为主，切忌浓妆艳抹。画眼线、涂口红可以起到恰到好处的画“龙”点“睛”的作用。不过。不宜涂过多彩色眼影，口红不可以涂得太鲜太亮。
服装。最好以大方、舒适，便于行动为要。当然，简朴、利落感并不是每日套装、窄裙的硬邦邦形象，也不单是千篇一律的制服。身为白领小姐可以让柔和的线条与干练的敏锐感同时表现出来。款式上的选择可以不必过于拘泥；颜色方面则不妨避开死灰、黑色之类，而改选较为鲜明一点的宝石蓝、翠绿、亮橘、鹅黄等，为无色的办公室增添“色”彩。如果不是下班后有特别的应酬，需要做华丽摩登的打扮，办公时间则应以套装或衬衫、裙子的搭配为宜。
值得注意的是，白领丽人穿着服装的色彩虽然可以抢眼一点，但不可以把所有的颜色往自己身上堆，打扮得像个调色板，丰盛得像棵圣诞树，丑化了形象，降低了品位。
举止。一个白领小姐的仪容服饰，无论多么靓丽可人，她的举止投足稍有闪失，就可使其整体形象“全军覆没”，所以必须对行为举止有所规范。
有的白领小姐当众拿自己的芳容“开涮”，涂脂抹粉（这些都是应该在洗手间里完成的）；有的上洗手间的时间过长，无论是早上刚到办公室，还是下班前，为了化妆在洗手间花上大半个小时也无所顾忌，这种做法是不合适的。在办公室脱鞋是仪态的大忌，如果穿着暴露足趾的鞋，就要小心注意足趾间的整洁。
坐下来不要跷二郎腿，正确的坐姿应该两腿并拢，双脚并立或作相互交错的倾斜。
保持微笑这是最最重要的仪态。行走时不可以垂头凹胸，显得无精打采，最可贵的是昂首阔步，收腹挺胸，以显示你的自信。
注意打电话的姿势最好养成用左手拿话筒的习惯，右手空出来随时准备将对方所讲的话或重要事项记下来，尽量站着听电话，即使采取坐姿，也要伸直上身，这样有助于提高语调，精神集中，更能展现你高雅的神韵。通话时，如遇到不礼貌者也应该稳定情绪，少安毋躁，以礼相待。
办公室礼仪注意事项
在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌，不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。“您好”、“早安”、“再会”之类的问候语要经常使用，不厌其烦。同事之间不能称兄道弟或乱叫外号，而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用“先生”或其职务来称呼，最好不同他们在大庭广众之下开玩笑。
对在一起工作的女同事要尊重，不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。在工作中要讲男女平等，一切按照社交中女士优先原则去做未必会让女同事高兴。
要避免口衔香烟四处游荡，不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私。遇到麻烦事，要首先报告给顶头上司，切莫诿过或越级上告。在老板面前打同事们的小报告，常会被当作不务正业，弄不好会搞掉自己的饭碗。
接待来访者要平等待人，不论其是否有求于自己；回答来访者提出的问题要心平气和，面带笑容。去同单位别的办公室拜访同样要注意礼貌。在别的办公室里，没有主人的提议，不能随便脱下外套，也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意，不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话，则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久，以10分钟以内为宜。
助理如何应对不速之客
如果你是一名助理，难免会遇到不速之客，会因此而影响了自己的工作。那么，该怎么有效应付不速之客，使之既显示出我们的礼貌，又不会因此而影响了我们的工作呢？
不速之客，可能是客户、同事。我们要根据他们的身份不同，采取不同的措施。
首先，领导的上级或客户应该热情地请他们到会客室就座，并给他们倒上一杯茶，可以说“您稍等一下，我看一下×××在不在”，并马上告诉领导，再按领导的指示接待、安排。
二是，领导的亲朋。请他们到会客室就座，并马上通知领导，再按领导的指示接待。
三是，公司内部的管理人员。他们如果说有急事要见领导的话，你绝对不应该这时候拿腔拿调，而是要马上通报，以免误事。
四是，推销员。这类人员我们可能遇到的最多。这时候你就要先让他们稍等，然后打电话给相关部门。如果相关部门有意向或是事先有约的话，就要指引他们过去。
如果那些推销员坚持要见领导，这有两个可能。一是确实和领导有约；二是从没约定，只是他觉得见领导可能更益于他的推销工作，而不去考虑是否因此耽误了别人的工作（绝大部分都是这种）。这时候，也没必要黑脸推辞，可以委婉地让他们把材料留下，回头请领导过目。领导如果感兴趣，会及时主动和他们联系。
五是，客户。有些客户来访的问题，是很简单的，根本不需要领导出面就可以解决。所以，作为助理这时候就要显示出“分担领导工作”的本能了。你可以介绍他们去找相关部门的主管或相关人员交涉。你应该先替他联系一下，然后再向他指明该部门的名称、位置。如果不好找，最好能引领客人去。
六是，其他不速之客。这种情况，你就要先请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后，再去请示领导，由领导自己决定是不是会见。
由此可见，应对不速之客的基本方式，还是要多“请示”，不可以擅作主张，一不小心得罪了公司的大客户或是得罪了领导的私人关系，就没必要了。
商务来访与接待的原则
接待或拜访是很多企业员工的一项经常性的工作。在接待和拜访中的礼仪表现，不仅关系到自己的形象，还关系到企业形象。所以，接待来访的礼仪历来都受到重视。
对来访者，应起身握手相迎，对上级、长者、客户来访，要起身上前迎候。对于不是第一次见面的同事、员工，可以不起身，不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待来访者，要安排助理或相关人员接待客人，不能冷落了来访者。
来访者都是为有事而来，因此要尽量让来访者把话说完，并认真倾听来访者的叙述。对来访者的意见和观点不要轻率表态，应思考后再做，对一时不能作答的，要约定一个时间后再联系。对能够马上答复的或立即可办理的事，应当场答复，迅速解决，不要让来访者等待，或再次来访。
正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，应尽量让助理或他人接待，以避免中断正在进行的接待。对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，而不要刺激来访者，使其尴尬。要结束接待，可以婉言提出借口，也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。
会客礼仪
凡身份高的人会见身份低的人称为接见；身份低的人会见身份高的人称为拜会。
接见和拜会在中国统称为会见。
会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题以及其他共同关心的问题交换意见，它的内容较为正式，专业性比较强。在涉外活动中，东道主大都会根据外国来访者的身份和访问的目的，安排相应的有关部门负责人与之进行礼节性会见。若是涉及专业问题，则需要双方进行相应的正式会谈。
现今高速发展的社会中，工作紧张，预约通常是会见对方的确保手段，想要拜会一方，应提前将自己的姓名、职务通知对方。接到要求的一方应尽早予以答复，无故拖延，置之不理是欠妥的，是不礼貌的。如不能如期会见，应向对方解释，会谈亦如此。
接到要求方在同意对方要求时，可主动将会见或会谈的时间、地点和接待人通知对方。会见与会谈地点一般都设在会客室或办公室。
会见中座位的安排是这样的：主人坐在左边，主宾坐在右边，译员和记录员坐在主人和主宾的后面。双方其他人员各自按一定的顺序分别坐在左右两侧，主方为左，客方为右。座位不够可在后排加座。
双方会谈时一般使用长方形的桌子，宾主相对而坐，各自坐在桌子的一边，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主人与主宾应坐在正中间，译员坐在交谈人右侧，其他人按礼宾顺序左右排列，记录员可安排在后面。有的国家把译员也安排在后面。
如会谈桌的一端对着正门，应以进门的方向为准。右为客方，左为主方。
小范围的会谈可不摆放会谈桌，按照会见时座位的排列摆放沙发即可。举行多边会谈时，可把座位摆成圆形或正方形，使其无尊卑可言。
会见、会谈座位的排列十分重要，所以要提前在现场预备好中外文的座位标签。
主人应在会见或会谈开始之前到达，可以在正门门口迎候客人，也可以在会客室的门口迎候，由工作人员负责把客人引入会客室，待宾主双方进入会客室后，工作人员负责关好门并退出现场。若安排会见或会谈的双方合影留念，应在宾主见面握手之后。合影完毕，主人请客人首先入座或双方一起就座，主人不可以自己抢先坐下。会谈或会见结束时，主人应将客人送至车前或门口握别，目送客人离去后再退回室内。
在会见或会谈中，旁人不要随意进出。主谈人交谈时，其他人员不得交头接耳，或翻看与此无关的材料。不允许打断他人的发言，或使用人身攻击的语言。
