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第20章 亲善做人,善于沟通(3)

不要直接否定上司提出的建议。如果你认为不合适,最好用提问的方式,表示你的异议。如果你的观点基于某些他不知道的数据或情况,效果将会更佳。

别怕向上司提供坏消息,当然要注意时间、地点、场合、方法。愿意优雅地向上级告诫“皇帝没穿衣服”的下属,最终会比只晓得献媚而使上级做出愚蠢决策的下属境遇好得多。

四、解决好自我问题

没有比无法解决自己职责内问题的职员更使老板浪费时间了。解决好自己面临的困难,有助于提高你的工作技能,打开工作的局面,同时也会提高你在上司心目中的地位。

五、维护上司的形象

良好的形象是上司经营管理的核心和灵魂,你应常向他介绍新的信息,使他掌握自己工作领域的动态和现状。不过,这一切应在开会之前向他汇报,让他在会上谈出来,而不是由你在开会时大声炫耀。

当你上司形象好的时候,你的形象也就好了。

六、工作积极

成功的领导者希望下属和他一样,都是乐观主义者。有经验的下属很少使用“困难”、“危机”、“挫折”等术语,他把困难的境况称为“挑战”,并制定出计划以切实的行动迎接挑战。

在上司面前谈及你的同事时,要着眼于他们的长处,而不是短处,否则将会影响你在人际关系方面的声誉。

七、诚实守信

上司最讨厌的是员工不可靠,没有信誉,如果你承诺的一项工作没有兑现,他就会怀疑你是否能守信用。如果工作中你确实难以胜任时,要尽快向他说明,虽然他会有暂时的不快,但是要比到最后失望时产生的不满好得多。

八、了解你的上司

对上司的背景、工作习惯、奋斗目标及他喜欢什么、讨厌什么等等了如指掌,这于你大有好处。如果他爱好体育,那么在他所在的运动队刚刚失利后,你去请求他解决重要问题,那就是失策。一个精明强干的上司欣赏的是能深刻地了解他,并知道他的愿望和情绪的下属。

九、保持适度关系

你与上司的地位是不同的,这一点心中得有数,不要使关系过度紧密,以致卷入他的私人生活之中。过分亲密的关系,容易使他感到互相平等,这是冒险的举动。因为不同寻常的关系,会使上司过分地要求你,也会导致同事们的不信任,可能还有人暗中与你作对。任何把自己的地位建立在与上司亲密关系上的人,都如同把自己扎在沙滩上一样。

与上司保持良好的关系,是与你富有创造性、富有成效的工作相一致的,你能尽职尽责,就是为上司做了最好的事情。

8.向老板汇报工作的技巧

员工或下属向老板汇报工作,在企业管理过程中是常见的业务交往程序。特别是对那些经常要与老板打交道的员工或下属来说,在每一项老板所交办的工作完成之后,向老板进行必要的工作小结更是必不可少的业务程序。

原则上说,只要是老板直接交办或委托他人交办的工作,无论大事小事,无论工作的结果是否圆满,均应向老板如实做出相应的汇报。

从管理的角度看,老板准确地掌握下属的工作总结的材料,有利于其及时掌握工作进度及管理运行状况。对于员工和下属而言,如能掌握相应的汇报工作的技巧,不仅有利于其自身素质的提高,而且会进一步改善其在老板心目中的形象。

员工要向老板汇报工作,不管你是采取书面形式,还是当面口头汇报的形式,需要掌握的具有共性的技巧有四个方面:

一、理清思路

所谓理清思路,是指你在向老板汇报工作之前就应冷静地对工作过程进行反思。至于先说什么,后说什么;哪些问题简略地叙述,哪些问题必须详细地说明,都必须理出一个比较清晰的思路来。如果对待一个问题你自己都不能拿出一个比较完整、比较清晰的思路时,事实证明,你是无法或难以说服别人的。

汇报工作也是这样,你如果不事先理清自己的思路,你同样难以有条理地、层次分明地、有说服力地把自己做过的工作向老板汇报清楚。

你在向老板汇报工作之前,特别是在向老板汇报那些重大问题之前,必须先打腹稿,即先在脑海中把要汇报的问题以提纲的形式列出一个分条目的小标题,记在心中,在汇报时逐条道来。当然,你也可以把这些提纲写在小本子上,作为向老板汇报工作时的备忘录。

实践证明,拟写提纲是理清思路的最佳方法。

二、突出重点

任何一项工作都有自己的重点,即工作程序中各个环节的轻重缓急的分量是不同的。

把握重点常常意味着抓住了工作的要害,而这些要害问题又往往关系着企业和老板事业的大局或重大利益。所以,老板听你的汇报,或看你的汇报材料,关心的根本问题就是你对工作中的重点问题的处理结果如何。

在一般情况下员工或下属向上司或老板汇报工作时,每次交谈的重点事项、关键问题,只谈一个或一件,最多不要超过三个或三件。这样不仅有利于老板或上司理清思路,迅速决断,同时还会使老板或上司对你的能力和效率表示好感。

所以,从一定意义上讲,善于掌握重点,突出重点,并把重点问题向老板描述清楚,不仅是一个方法和技巧问题,而且是一个素养和能力问题。

三、删繁就简

无论是做口头汇报,还是做书面汇报,你都必须注意删繁就简的问题。因为它不仅是技巧,而且是原则。

所谓删繁就简,就是要把一切不必要的话语从汇报中予以删除,否则就会出现两种不利的影响。一是让人感到你思维混乱,不知所云;二是让人感到你文风不正,似有哗众取宠之嫌,更何况还有“话多有失”的时候呢。

删繁就简,与其说是一种技巧,不如说是一种原则。

在具体操作上,我们可以这样进行:假如你要以书面的形式向老板汇报工作,那么你就应该把文章尽量写得简练一些,按照鲁迅的说法:“写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜。宁可将可用小说的材料缩成速写,决不将速写材料拉成小说。”

假如你是以口头形式向老板汇报工作,则必须注意掌握老板问什么答什么的原则和策略,不做无谓的拓展和借题发挥。比如,老板只问到事情的结果,你就只叙述结果,而不要涉及事情的过程。因为老板可能对事情的过程不感兴趣。事实证明,对别人不感兴趣的问题滥加描述只会招致反感。

四、恭请老板评点

当你向老板汇报完工作之后,并不可以马上一走了事。聪明人的做法是主动恭请老板对自己的工作总结予以评点。

对于老板的诚恳的评点,即便是逆耳之言,你均应以认真的、负责的态度去细心反思。

因为老板的诚恳评点无疑是他把自己的聪明智慧无偿地奉献给了你,你何不乐而接受呢?同时,也只有那些能够虚心接受老板评点的员工和下属才能够再一次被老板委以重任。

那些经常与老板打交道的员工和下属,如能掌握上述汇报工作的技巧,必定能不断提高工作能力和文化品位,同时也会受到老板的信任与赏识。

报喜报忧有讲究喜怒哀乐,人之常情。而老板的喜怒哀乐,却往往与业务的成功与失败、赢利与亏损、成绩与失误、顺利与挫折等企业运行状况,有着密切的关系。

毫无疑问,对于取得成绩、经营获利等企业运营良好的状况,老板自然感到由衷的欣喜,而对于工作中的失误、经营上的亏损,老板必定会感到不安与忧虑。

因此,向老板报告工作中取得的成绩,等于向老板报喜,而要向老板报告工作中的失误挫折之类的情况,就等于是向老板报忧。

从企业管理的角度来讲,无论是喜是忧,都是老板应该必须认真对待的事情,即老板必须清楚地掌握企业运营过程中喜在什么地方,而忧又在哪些地方,并根据喜与忧的程度的不同,采取相应的措施,调控企业朝着发达的方向发展。

因此,我们可以推导出一个原则,那就是员工和下属在向老板报告工作时,必须实事求是,是喜说喜,是忧说忧;不夸大成绩,不缩小缺点。只有坚持这个原则,老板才会了解到真实的情况;也只有坚持这个原则的员工,才是诚实可靠、值得老板信赖的下属。

就现实来看,那些喜欢报喜不报忧的老板,还是大有人在的。因此,员工和下属在不得不与之打交道时,就必须注意讲究报喜与报忧的技巧和方法。

一、减少主动性

无论是报喜还是报忧,只要不是直接指定必须由你来作答,你就应该少说为佳,不说最佳。在这种情况下减少主动性,从实施效果上看,往往并不被动。

因为,议论喜与忧,本身就是一个是非问题。而爱说是非的人,不管是说公,还是说私,是议喜,还是论忧,其在企业内、单位内,往往是不受众人欢迎的人物。更何况那些素质低下的老板常常混淆黑白,是非难辨,弄不好给你个恩将仇报,让你得不偿失。

所以,只要不是老板要求你来议论企业的功过、成败,那么你就应闭起自己的嘴巴,不要主动到老板那里报喜或者报忧。

二、受宠不必惊

假如老板有兴趣和你一道议论工作的成绩与失误,这时,你切莫受宠若惊、纵横议论,把你所看到的、听到的、估计的、猜测的各种有关企业的、老板的喜与忧,信口开河倒了出来。这是一种不谨慎的表现。

要知道,人在受到上司和老板的宠信时,往往容易夜郎自大,似乎觉得这个企业就是自己和老板的了,因而会放开嘴巴评说企业与老板的功过是非。其实不少上司和老板有时故意宠信某个员工或下属,他们要的就是这种效果。因为老板需要掌握员工和下属的心理活动。

所以,只有那些在获宠时,能够保持冷静和理智的员工、不信口雌黄的员工,才能被称为受宠不惊、聪明的员工。

事实证明,那些有较大作为的人,大都是一些受宠不惊、谨言慎行的杰出人物。

三、只谈自己的喜与忧

假如一定要向老板报喜或者报忧,原则上应注意只谈自己,不谈别人,顾此失于彼。

因为,实事求是地讲,一个人只能是对自己的所作所为最有发言权。不管是忧,还是喜,是成绩,还是失误,只要是自己的经历,谈起来你往往能切中要害。

所以,在向老板汇报工作时,你对自己在本职工作上的喜与忧,尽可以向老板陈述。但必须注意,尽量不要连带他人。

他人的喜与忧,应由他人自己去说。

在向老板汇报自己工作中或生活上的喜与忧的时候,要把握两点:一是报喜报够,即你应把自己取得的工作成绩,向老板讲述清楚,以使老板了解你的能力优势、分享你所取得成就的快乐。二是报忧报透。就是说你对于自己在工作上和生活上遇到的那些难以解决的难题,应向老板做透彻的描述,便于老板拍板决策,帮你解决难题、弥补不足。

四、忌揽功推过

无论是报喜,还是报忧,其中最大的忌讳是揽功推过。

所谓揽功,即是把工作成绩不适当的、不符合事实的往自己的功劳簿上记。不少人想不开其中的道理,他们在向老板汇报工作成绩时,往往有意夸大自己的作用和贡献,以为用这种做法就可以讨得老板的欢心与信任。实际上多数老板是相当聪明的人,他们并不会因为你喜欢揽功,就把功劳记到你的账上去的。即便一时没有识破你的真相,他们也多会凭直觉感到你靠不住。因为人们对言过其实的人,多是比较敏感的。

所谓推过,就是把工作中因自己的主观原因造成的过错和应负的责任,故意向别人身上推,以开脱自己。它给人的印象是文过饰非,不诚实。

趋利避害是人的天性,但揽功推过却是人的劣根性。

不揽功,不推过,是喜说喜,是忧报忧,是一种高尚的人品和良好的职业道德的体现。采取这种态度和做法的人,可能会在眼前利益上遭受某些损失,但是从长远看,必定能够站稳脚跟,并获得发展的机会。

五、成绩归老板

员工在工作中能够取得成绩,企业能够获得发展,当然是员工们努力奋斗的结果。但是,请不要忘记,如果没有老板提供的工作岗位和工作条件,你是无法在这个企业做出成绩的。

因此,在谈到员工的成绩和企业的发达时,就不能不强调老板的贡献和作用。

由此延伸,我们可以得出一个重要结论:那些善于把成绩归功于老板的行为,常常是一种大智若愚的行为,而能够做出这种行为的人,也必定是一个品位较高的大智大勇者。

六、实话与实说

员工在向老板汇报工作时,正确的态度和做法,应该是实话实说、有喜报喜、有忧报忧。这是一种对老板、对企业、对工作极端负责的行为。

但是,这种实事求是、实话实说的行为,只能用之于那些开明的、有胸怀的老板,而对于那些心胸狭小、刚愎自用的老板而言,实话实说、实事求是、弄不好就是一种罪过。因为,这类老板由于自身的心理素质较低,往往自视甚高,以至于爱好别人的夸奖与吹捧。老板的成就、工作的业绩,夸大无妨,甚至还能讨其欢心;相反如果下属或员工反映的是有关老板的工作失误和素质的缺陷,往往惹来麻烦。

当代,商战激烈,狼烟四现,如果有谁还抱着“文死谏、武死战”之类的、连贾宝玉都不齿的封建思想不放,那就实在是不可救药了。

实事求是、实话实说,是一剂良药,它只能用于那些清醒者和豁达者。

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