登陆注册
15869200000042

第42章 会 发议的计划与筹备(2)

代表在进入会场时要办理签到手续,以便统计人数。小型会议,可以在入口设立签到处。代表在签到簿上签名,即表示到会。大中型会议一般可事先发签到卡,在入口处把签到卡交给工作人员即可。签到是为了统计到会人员情况,统计人数要准确、及时、迅速,随时准备领导询问到会情况。

2.安排大会发言

大会发言要事先排定人选和次序,文员可以提出初步意见,请领导确定。确定发言人应该注意三个平衡:

(1)领导人之间的平衡

高一级领导或主要领导的发言,如果是开幕词。动员性的、启发性的,应安排在第一发言。如果是总结性的,综合性的,则放在最后。如果是讨论发言,座谈发言,应交叉安排,以使会场更生动活泼。

(2)单位平衡

发言单位的选择,应首先注意典型性,其次才能照顾单位与单位之间的平衡。

(3)内容平衡

发言人的内容应都是围绕一个主题内容,不同内容安排在一起不便于集中思考和会后讨论,因而效果不好,如果内容属同类,可以只安排一个人发言。

3.记录

会议记录是对发言内容进行的客观文字记录,一次重要的会议,都应当有专人作记录员。记录分详细记录和摘要记录,一般使用专门的印制的,会议记录本或者一般笔记本,其内容应包括:名议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、发言人 和记录人。

4.选举

选举议程应按照《选举法》规定的程序进行。

(1)准备选票

事前应根据选举形式准备好选票。

事前应该对具有投票权的人数,弄清候选人的名单,然后印制选票。选票应印两套,其中一套作为第一次无效时备用,选票应盖上印章,由专人密封保存。

(2)投票

根据投票人的多少,准备投票箱,人数多的会议,投票箱按区分设,要事先划定投票路线和投票顺序。在票箱前要有大会推选监票人监票。投票前,大会主持人要讲清楚投票注意事项。

(3)选举统计

打开票箱后,先核对投票张数与发票张数是否一致。多于发票数的,则为选举无效,应重新投票。每一张票有效、无效,按大会规定统计。

(三)注意事项

除了做好上述的工作,一个成功、高效的会议还需要注意以下事项:

1.重视外国人的习俗

当今的商业向全球化发展,与会人员常常包括来自各个国家的成员。当你在国外召开会议或邀请外宾来国内会谈时,一定要注意文化习俗的微小差异。以下是几点建议:

①除准备咖啡外,还要准备茶水。考虑对茶叶种类的嗜好,以及随之而来的礼仪,提供服务。例如,用玻璃杯代替茶壶供客人饮用。

②精心准备食物和酒水。外国人通常喜欢尝试中国式的食品而不是他们本国的食品。然而,一定要清楚哪些食物与酒水不适宜。

③记住客人的名字是非常重要的。比起中国人,外国人对礼仪的注重更具代表性。

④不要随意接触。大多数外国人不喜欢类似挽手臂、拍肩等的接触。

⑤如果会议过程中需要翻译,确保你能随时提供。作为发言人,你用本国的语言讲话,译员要随时翻译。你的同事中或当地大学、学院的外语系的学生是你寻找译员的最好来源。

2.关心有特殊需要的人

当你遇到行动异常的人时,不要轻易作出判断。因为,有些人可能存在不会被即刻察觉的急性残疾。你可能遇到,糖尿病患者、关节炎患者、癜痫病患者、心脏病患者、肺气肿患者、精神病患者、早期的多性硬化症患者、爱滋病患者等。一定要尊重和理解他们。

下面是使场地便于有特殊需要的人进出的方法:

①确保坡道和通道没有存留的冰雪(这将使每个人都不必冒跌倒的风险,同时残疾人也不必费力绕行)。

②在你的等侯室内至少要为使用轮椅的人留出空间。

③为使用手语或弱视的人提供足够的光线。

④安排有视听残疾的人在前排就座。

§§§第三节 常见会议礼仪

(一)代表大会的礼仪

代表大会包括人民代表大会、党员代表大会、共青团代表大会、职工代表大会、妇女代表大会等各种类型。代表大会的礼仪,应注意以下四点:

①代表的产生要符合各种代表会议本身的规定。

②代表会议可以设主席团。会议正式开幕时,主持人(或主席)要向全体代表宣布整个会议议事日程,并分发文件(会议报告等)。在会议过程中,还可以印发简报。

③代表们对于会议报告所提出的意见,会议应认真听。

④代表会议一般都要进行选举,选举要按程序进行。

(二)例会的礼仪

例会指固定时间、固定与会人员、固定地点的制度性会议。会议的内容以传递信息、交流情况、安排和布置工作为主。例会礼仪应注意以下几点:

①例会无需事先发通知,但如临时取消一次,应及时通知全体人员。确实不能出席的应当请假或安排人员代表自己参加并告知主持人。

②座位多安排成“口”字型或“圆桌型”,会议时间力求简短。

③例会一经形成制度,如遇十分特殊的情况,不能取消改期。

(三)报告会的礼仪

报告会是请专家学者、先进人物或领导干部以及其他有关人士进行专门报告的会议。常见的有形势报告会、学术报告会、劳模报告会或先进事迹报告会。其礼仪有:

①选择的报告人一定要既有名望,又对报告内容有真知灼见。会前会后宜派专车迎送,还应有对等的组织人员陪同,要妥善安排其衣食住行。

②报告会要设主席台。报告人作报告时,主持人要在场作陪,而且必须同所有与会者一起认真倾听,不能分心去看书刊杂志等。也不能显露出疲惫、焦灼等神情。

③报告会如要录音,必须事先征得报告人同意。

④报告会的参加人数不限,但不能太少,座位排列成“教室型”。

⑤有的报告会,听报告的人可以递“条子”发问,由报告人作答,形成“对话”的形式。口头提问亦可。

⑥报告结束后,主持人可以作扼要、简洁的讲话,并向报告人致谢。同时,请报告人先退场,然后听众再退场。

(四)座谈会礼仪

座谈会是邀请有关人士一起,围绕某一问题进行讨论,或为沟通情况、增进情感而进行交谈的会议。座谈会礼仪有如下几点:

①通知要有明确开会的时间、地点、座谈的内容及对与会者的具体要求,并及时发送到被通知对象手中,使与会者早作准备。

②主持人首先介绍会议目的,内容和座谈形式,座谈会要在平等的气氛中举行,主持人要同与会者围坐在一起,在介绍与会者相互认识后即迅速引导发言,防止出现“冷场”的现象。

③座谈会鼓励发言和争论,活跃会场气氛,使与会者知无不言,言无不尽,营造热烈、融洽的气氛。不要去看书刊杂志等,也不能显露出疲惫、焦灼等神情。

④听众应尊重发言人,不能在下面交头接耳,不要随便退场。

(五)纪念会礼仪

纪念会要求开得既隆重,又庄严。其礼仪主要有如下几点:

①会场布置要素雅,不宜色彩缤纷。

②纪念个人的,一般邀请其家属参加;纪念某个事件的,一般邀请与其关系密切的人员参加。

③当被邀请者进入会场或走上主席台时,全体起立行注目礼。

④会议仪式程序一般是首先由主持人宣布会议开始、与会人起立、向被纪念者默哀;接着是主持报告,报告应简介被纪念者的生平和主要事迹,阐明纪念的意义,或者是介绍被纪念事件发生的背景、经历和历史意义;然后是各界人士发言,共表纪念的心愿。

⑤与会者在纪念会全过程中都要认真严肃,不能随便走动,更不应该自由议论,以至影响全场肃穆的气氛。

⑥会议结束后,主持者要对被邀请者表示慰问。被纪念者家属也可以致答谢词。

(六)新闻发布会礼仪

新闻发布会是党政机关、企业和各社会团体为公布与解释重大新闻而公开举行的会议,参加的人员以记者为主,故又称为“记者招待会”。其礼仪主要有发下几点:

①新闻发布会在某件有重大新闻价值的事件发生时,由单位文秘人员协助主要领导干部及时举行。

②小型新闻发布会布置成“圆桌型”,大型新闻发布会采用“长方型”结构的会场形式。会场力求安静、舒适。

③单位或部门主要领导干部担任主持人。主持人简介 情况后,由文秘人员做详细发言。

④某一新闻发布会的程序,发布单位或部门内部先要统一认识,因为意见不一致会影响会议效果。

⑤会议主力单位发言人要尊重记者提问,不能阻止记者发言。但主持人可以凭自己的才能把握会议主题,引导记者深入提问,避免重复提问。

⑥会议可以根据需要,向与会人员提供各种文字、图表、音响资料,会前会后还可以组织现场参观,但时间不宜过长。

⑦记者在发布会上要注意本身的仪表举止。提问要遵守秩序,提问完毕,要向发言人致谢,不要提别人已经提过的问题,不应提与发布会主题无关的问题。

⑧电台、电视台的记者参加新闻发布会,要防止视听设备破坏会场的气氛。

§§§第四节 提高会议的效率

(一)制定完善的议事日程

期望会议高效,一个完善的议事日程便是你的会议蓝图。没有它,会议会十分混乱(没有秩序),也不可能达到预期目的。议事日程的价值是:当你把议程落实到纸上时,可以抽时间考虑此会议的目的和应优先考虑的事。它是个有效的领导工具,使会议按计划进行。它有益于参加者,他们因此能逐渐获得成熟的想法,愿意而且能够对会议作出贡献。当你准备议程时,明确时机、抓住机会,而不是问题。制定详细完整的议程,下面是一个议程应包括的事项。

1.把握会议时间

会议的开始、结束、会间休息时间和报告的长度要明确。会议持续的时间应以足以解决手边的事务为限——刻不拖延。记住:一个半小时之后效率逐渐降低,两个小时后则急剧下降。

①时间很长的会议,每隔一个半小时就休息几分钟,让参加人员可以伸展筋骨,跟同事聊聊天,打打电话等。

②自行设置时限。例如,您可能需要立刻作出决定并即刻召集人员。

③早晨,人们最为清醒。

④尽量避免星期一早晨之前或星期五下午之后开会。

⑤除非不可避免,不要召开近似于消磨时间的会议。

⑥开会避开宗教节目。

2.地点

办公室和会议室是能为会议的召开提供便利且不必支付费用的场地,但有时你没有选择权。假使你有选择权的话,这些事情应予以考虑:

①交通便利。确保会议地点容易到达。

②地点中性。如果开会的目的是解决一场冲突,选择一个中立的地点——不是冲突双方任何一方的办公室。

③审慎选择。明确会议内容,谁必须到会。例如,你想与客户会谈,去客户那里拜访是一个明智的选择。

3.其它

①预算。明白你所承受的费用。

②需求。认真估计你的需要和参与会议者的需要。

③目的。如果有必要,列出目标和预期结果。

④出席者。要求参加会议者的名单。

⑤谨慎地选择和思考后,再邀人与会。只有必须参加的人才邀请,很多会议其实不一定必须召开。与会者应包括对会议要讨论议程的生意有直接责任的人,以及那些必须在会议中学得经验的人。另外,邀请公司其他部门的人参加,因为他们的专业知识对会议有帮助。

(二)组织高效会议

如何花较少的时间,又能使会议富有成效呢?一般应遵循如下原则(尤其当你主持一个会议时):

1.会议开始前

(1)分发会议日程表

即使已经给每一个参加者分发了一份议程,但某些人可能没有带来。如若每人桌上都有一份议程,有益于会议按照计划进行。

(2)使所有的与会者相互了解

如果此次会议只涉及几个人,可适当地作一下介绍。如果是大型会议(12个人或更多),并且绝大多数与会人员彼此间并不了解,可以主持一个结识会议,你可以赞美的态度将所有新人介绍给大家,而且将其他人的姓名、头衔和职责介绍给新人。

(3)会议要有开始和结束时间

会议记录上要提及会议开始和结束的时间。会议期间,要参照结束时间进行议程,到时要尽快结束会议。如果需要一个或三个小时,要把时间分配好、计划好。要知道,人们无论是否需要都愿在规定时间内完成,因此,会议越短越好。

2.会议正式开始

①主持会议(或请他人主持)。主持会议的人要有权威,有官职或有知识都可以,他要能维护会议秩序,保证会议开得有效率。

②要有书面的议程。会前不一定把议程分发下去,尽管这样有利于与会者先做准备。重要的是要有一个议程,会上可以分发,它不仅可以提高与会者的兴趣和信心,也可以帮助会议正常进展。

③创造一个有成效的环境。通过引导争论来调节气氛、管理会议的进程。为新观点的发表和共同分享提供良好的环境,做会议推动者而不仅仅是上司。通过提问和回答问题、询问意见、选择有价值建议的评判标准、提出解决办法,并激励与会者等等。使会议成员觉得易于交流、合作,提出或接纳有建设性的批评。

④决不要指责他人不成熟、不专业、笨拙或没有责任感。

⑤不要轻易下结论。

⑥避免坏的、糟糕、万一、总是、可能等不确定性词浯。

⑦主持会议时,有帮助的语言包括:“你能跟上吗?”“我们不全体讨论”(对那些底下讲话的人说),或者“今天我们不打算解决这个问题”(对那些离题的人说),以及“对不起,玛丽有话要说完”(对那些企图打断别人讲话的人说)。不要怕行使自己的权利,与会人员会喜欢会议有序地进展的。

⑧在会场内洋溢紧张和非言语能沟通的气氛时,知道以严正的态度来掌握现场,事后和每一位相关的人详谈。当然,与会者有时候会有公开的敌意,记住,必须立即处理。

⑨确保会议顺利进行:当激烈争论时,可以指定几个发言人。如:你可以第一个发言,然后……;当长时间的沉默时,可以开玩笑地说:你们是睡着了还是正在思考;当情绪开始衰落时:我们还有一会儿就要结束,完成之后继续上午的工作,要不我们先休息一会儿喝杯咖啡;当陷入困境时,可以说:好,就到这儿。我们马上就结束……或看起来我们的讨论陷入了僵局、让我们悄悄地回到正题;当一言堂时,可以说:为什么我们不听听其他人怎么说?我们该继续进行了,如果我们有时间还可以多讨论一会儿,或者我们会后讨论它,您能讲得更简明一些吗?

⑩请某人做记录并编写会议纪要。尽管没人喜欢做记录和写纪要,但是,它可以记录会议内容,给没有参加会议的人提供帮助。做记录是秘书和行政人员的工作。如果有秘书,很好。如果没有,低级职员可以轮流做。

做会议记录时,应注意:

第一,记录会议日期、时间、场所、出席会议的人员等。如果你对与会人员不熟悉,问清他们的姓名或索要名片。

第二,坐在会议主席附近,以便听得准确清晰,不要羞于请求重复有关的信息。

第三,自始至终保持清醒、机敏。每有一个新观点提出,你必须记录提出者和赞同者的姓名。

第四,自行判断应记录的会议内容。当你不能确定时,不要把这个信息漏记。

3.会议结束时

在会议结束前,要形成清楚的结果,即:决策或下一步行动。许多会议共同的问题是没有一个清楚的结局,只简单地说一句“今天会议到此为止”就草草地结束了,或者无目的说一句“我只想重申早上我们所取得的成果”,就结束了。其实,没有人知道今天早上取得了什么成果。如果你不清楚,可以问一下,“今天早上取得了什么成果?”“我们下一步到底该做什么才对?”等等。

同类推荐
  • 杰出青少年要学的16堂人生哲理课

    杰出青少年要学的16堂人生哲理课

    本书通过大量贴近生活的事例和精练的要点,阐释了年轻人必须了解和掌握的人生哲理和生存智慧。
  • 驾驭人心:日常生活中的心理操控策略

    驾驭人心:日常生活中的心理操控策略

    从古到今,人们对于成功的标准判断并非都是取决于驾驭物质、贩卖商品的成功,而是驾驭人心、满足情感的成功。综观那些成功人士,他们一般都谙熟驾驭人心的心理控制策略,善于巧妙地说服他人、引导他人、控制他人,以致让对方心甘情愿地为之鞍前马后,他们可以将征服人心的艺术应用于日常生活中的每一个细节。精通驾驭人心的心理控制策略,让你能够从别人的举手投足间读懂其心意,从而相机行事;从别人的一个小习惯、一个小细节就可以识别其为人,从而为我所用;从对方一个眼神、一句话就能判断出对方内心隐秘,从而打开他的心门。
  • 求变就是求赢

    求变就是求赢

    当你面对不断变化发展且竞争越来越激烈的现代社会,想有所成就,却感觉迷茫无助之时该如何选择?在进与退、输与赢的关口,你当然会选择“进”与“赢”。而本书题为《求变就是求赢》,就是为你指出想赢就必须求变这一成功的先决条件。本书从求变与求赢的紧密联系、求变的重要性、变的方式、变的途径等各方面,辅以古今中外成功人士的范例,细致分析指明如何追求到“变”这一重要的社会生存技能,为你释疑解惑,拓展成功的思路,打开胜利的大门,让你顺利走向“赢”的彼岸。
  • 变形计:孩子的成长有点疼

    变形计:孩子的成长有点疼

    7天互换体验,改变孩子一生!他们是一群低头行走的少年,看不到关爱的目光。他们淋着滂沱大雨,仿佛这才是青春的撞击,却忘了阳光的温度。他们把冷酷当作酷,把草率当作帅,直到他们用暴力的行为,无情的言语刺痛最亲的人。他们,曾一度让老师和父母伤心绝望,被视为“无可救药的坏小孩”,但在经过7天与农村孩子互换变形,被远山与自然的力量感动之后,改变也开始一点一滴显现——体会了他人的艰辛,懂得了责任,宽容和感恩。成长没有标准答案,即使他们曾经叛逆、迷茫,但终究还会坚定而执着地成长!
  • 怎样用脑赚钱

    怎样用脑赚钱

    山不在高,有仙则灵;知识不在多,有“智”则成。中外很多发财致富者并没有读过很多的书、掌握了很多知识,但是,他们却有一个共同点:那就是都有一个十分聪明的大脑,有很高的智力,能够从一些小的、十分平常的、不为一般人所注意的事情上捕捉到致富的信息,并紧紧地抓住它,从而使自己成为人人羡慕的富翁、富婆。
热门推荐
  • 异世帝王之召唤猛将

    异世帝王之召唤猛将

    穿越异世,幸运的成为皇帝,可惜,整个国家内忧外患,内有大臣要反他,外有强敌环绕,随时都有可能皇位不保!幸好附带召唤系统,华夏大地上的英雄豪杰等待他的召唤!三国白马银枪赵子龙,水浒豹子头林冲,隋唐门神秦叔宝,汉初名士陈平张良!林崎觉得打下天下也不是那么难!可是这个爆表是怎么回事?大唐太宗李世民,大汉太祖刘邦,乱世之奸雄曹操,宋太祖赵匡胤,草原上的一代天骄成吉思汗!不过这都没什么,我有强兵猛将,便斗一斗你们这些太祖天骄!建了个书友群;471119640,欢迎进来玩
  • 初七修仙记

    初七修仙记

    简介?有什么好简介的?不就是初七作为穿越人士的修仙史吗?然后你以为和大众修仙记一样?各种神器满天飞?别逗了!虽然也差不多!但窝绝对不会让你轻松得到外X神器!
  • 我真没想下山

    我真没想下山

    穿越到修真世界的大兴时代。大乘老祖满地走,合体掌门不如狗,所谓天骄夭折更是平平无奇。在这动辄杀人夺宝,毁天灭地的修真世界里,白长生只是一个修炼了一百年资质低下的金丹境。还好山上有个无敌领域,白长生表示下山是不可能下山的,这辈子是不可能下山,修仙又不会修,就只能苟在山上,才能勉强活着这样子。而且山上的徒弟各个是人才,说(re)话(huo)又好(zuo)听(si)。
  • 心事l

    心事l

    我渴望遇见你又害怕遇见你,你是不是也同我一样
  • 你是我的阅历

    你是我的阅历

    我写的主角不是白莲花或者圣母一类的人,更贴近现实一点,女主性格冷清却是想爱别人,却不善表达,三观比较正知道什么该做什么不该做,不是为了个人小爱就不要一切的人,她聪明睿智虽然也走过弯路,在大事大非面前却能摆正心态,我希望读者读后能有所领悟,爱对的人,无论什么时候都要有一定的原则,人生不只爱情,希望我们都能成长
  • 玖玖捌拾一

    玖玖捌拾一

    讲述的是女娲后人为了阻止一场浩劫在外潜伏,最后爱上男主一起经历生死。“阿然,有一天我真的变成你说的那个样子,你一定要亲手杀了我,我不想死在别人手里。”
  • 星河古史

    星河古史

    浩瀚的星空有太多的未知,探索的脚步一刻也不会停止黑暗笼罩下的婆娑世界,没有尽头,更没有路一个青年的崛起,风起云涌上古恒久的格局由此发生翻天覆地的变化一部星河古史由此揭开神秘的一角至强止境、生死之道、轮回之谜……会以怎样的方式呈现
  • 续神记

    续神记

    铁匠一门古老的职业,他们以铁为原料,只凭手中一把小小的铁锤就能打造出各式各样的生产工具和生活用品。卫银一个九零后的铁匠,一天他成功打造出他梦中的巨斧,斧成之时天雷滚滚,受天地所不容欲将其毁之,巨斧护主破碎虚空,穿越时空。当他醒来的时候自己身处一个神奇的世界之中,这个世界每个人都有一种特殊的东西名为‘先天魂器’,为人的先天之魂所化!!!他的先天魂器是罕见绝无仅有的:银(淫)龙修炼境界;炼体境、气力境、碎石境、破山境、裂地境、登天境、震空境、·········《续神记》书群:74685924希望喜欢本书的朋友加入!!!!
  • 漫威奈非天

    漫威奈非天

    一场天灾夺去了无数家庭,也摧垮了一颗勇敢的心。他所捍卫的一切在自然的宏伟之力面前支离破碎。也使得它荒度了多年光阴,如同行尸走肉。他穿越到了漫威世界,一个自称世界之石的系统带给了他希望,又让他彻底失望。系统邪恶的教唆令他犯下无数罪恶,也令他彻底迷失。而命运的巧合却再次唤醒了他,赋予了他新的使命。他将代替已逝之人,做一个便宜老爹。带一个,托尼.斯塔克都要吹口哨的美丽女儿。身份不明的邪恶系统究竟有何目的?多灾多难的漫威世界又当如何生存?
  • 失败系统之渣男养成

    失败系统之渣男养成

    人生失败平常稀松,成功却是很少,但是当你有一个失败系统以后,你会发现,失败是一件很爽的事情。