文书写作是秘书工作的重头戏。切记掌握！
§§§第一节怎么写政务文书
一、决定和决议
（一）决定
决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。
决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。
1.标题
决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。
标题下一行，有一题注，标明通过或发布时间。
2.正文
由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同。
对某项工作或重大行动作出安排的决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复杂。正文通常由决定原由和决定事项两部分构成。
决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。
决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。
3.写作注意事项
（1）不能滥用决定行文。决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。有些单位以为用决定才能引起注意，把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。这种滥用决定的情况应当尽量避免。
（2）决定原由要充分、准确、合理。决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交代清楚，做到既简明扼要，又要有理有据，令人信服。
（3）决定事项要具体、明确、清楚。决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。因此，决定事项要求具体、明确，明明白白地讲清应当如何贯彻执行。内容比较复杂的决定，事项部分要分条列项表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。
结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。
（4）标题要完整，时间标注要准确。决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要能准确概括决定的主要内容。决定的时间标注要注意两个问题：一是成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用小括号括起来。
4.与其他文种的区别
（1）决定与决议的区别。决定和决议都能反映重大的事件或重要的问题，都具有较强的法规性，但两者又有区别：
①形成的方式不同。决议必须是某一级领导机关或组织法定的正式会议表决通过，才能形成文件，并以会议名义发布。决定则不同，它既可以经某种会议讨论通过，以机关的名义下发，也可以由某一级领导机关直接制定并发布。
②行文用语不同。决议的行文中常用“会议认为”、“会议指出”、“会议号召”等惯用语领起下文。决定的原由和事项两部分之间常用“为此，特作如下决定”之类的惯用语过渡。
（2）决定与通知、指示的区别。一般事关全局、政策性强，任务艰巨、执行时间长的重大工作才适宜使用“决定”这一文种。它的使用范围较“通知”要窄一些。指示虽也是指导性的文件，但它是针对某一时期全面的、原则性问题，且偏重于步骤、方法和原则的指导。在使用时要加以区分。
写作范例：
关于授予广州市迎“九运”城市基础设施建设及环境综合整治特别奖的决定广州市建委：
今年来，为迎接第九届全国体育运动会在穗举办，广州市建设了以内环路为代表的一大批市政基础设施项目，同时大力加强城市环境综合整治工作，为保障“九运会”的成功举办提供了良好的场馆、环境和设施，取得了显著成绩，也实现了“一年一小变、三年一中变”的城市建设和管理工作目标，受到中央领导和“九运会”组委会以及各体育代表团的肯定和赞扬，并被国际组织评为“国际花园城市”。
为此，建设部决定，授予广州市迎“九运”城市基础设施建设及环境综合整治特别奖称号。希望你们再接再厉，发扬成绩，开拓创新，在加快推进城市化的进程中再创佳绩，为改善城市生态环境作出新的贡献！
中华人民共和国建设部
×年×月×日
（二）决议
决议是经过国家重要会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要事项使用的文件。《国家行政机关公文处理办法》指出：“经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项用‘决议’。”它的适用范围与决定相比较小些，只有国家的高级会议才可以作出决议，发布文件，使下级机关或全体公民遵守。
会议决议有会议通过文件的决议和会议批准通过问题、事项的决议两种。
从会议讨论的问题上划分，可有：关于批准事项的决议，关于批准工作活动的决议，关于专门问题的决议。
从会议讨论事项上划分，可有：批准法规文件和重大决策的决议，批准工作报告的决议，总结历史经验的决议，工作性的决议。
决议有下列特点：
（1）权威性。决议都是国家重要会议或国家权力机关通过的，本身就有权威力量。决议一经颁布，全体公民和下级单位必须执行，不能违背和抵制。
（2）决议通过的观点和对事物的评价具有指导意义。关于历史问题、个人功过的决议，做的结论应成为党和国家工作的指导思想，全党必须遵从，作为决策、立法和编撰教科书的依据。
（3）决议必须是与会人员经过充分讨论的产物，在合乎规定人数通过后才能成立。它是与会人员观点、思想的表现，会议的意志表现。
（4）标题由会议名称、事项和文种（决议）组成，并在决议下面圆括弧内写清会议名称、年月日通过字样。
（5）关于具体事项的决议。
写作范例：
××师范学院第四届教代会、第五次工代会决议
（×年×月×日）
××师范学院第四届教职工代表大会、第五次工会会员代表大会于×年×月×日至×日在学院报告厅召开。会上全体代表以对学院改革和发展高度负责的精神，对院长工作报告和其他文件进行了认真的讨论和审议，并通过了这些决议，圆满完成了大会的各项议程。
大会审议并原则同意了院长××代表学院所作的题为《××发展》的工作报告（以下简称报告），会议认为，报告以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，实事求是地回顾总结了学院八年来，尤其是近一个时期以来学院工作取得的主要成绩、基本经验；客观地分析了学院发展所面临的形势，提出了今后一个时期实现学院跨越式发展的办学工作思路和今后三年的主要工作，符合学院实际。
在讨论中，代表们对学院工作给予了高度评价，对报告提出了许多建设性的意见，一致认为报告对实现学院的跨越式发展，必将起到重要作用。
会议认为，学院向大会提交的，根据××师范学院第四次代表大会《关于修订××师范学院“十五”计划和2010发展规划的建议》的决议，修订《××师范学院“十五”计划和2010发展规划》，学院定位比较明确，发展目标清晰，措施切实可行，鼓舞士气，催人奋进。
会议认为，会议讨论和审议的工会××代表上届工会所作的工会工作报告，客观、全面地总结了过去八年的工作，对今后工作提出了切实可行的建议。八年来，工会在学院党委和上级工会的领导下，围绕学院中心工作，充分发挥了工会的桥梁纽带作用，履行了工会的四项职责，推动了学院的精神文明建设；对今后工会工作的建议、方向比较明确，思路清晰，符合实际，对进一步做好新一届工会委员会的工作具有借鉴和指导意义。
会议还讨论、审议了学院工会财务工作报告。会议认为，八年来，工会财务管理符合上级工会有关财务管理制度，经费收支清楚，经费支出合理。会议希望工会进一步建立健全财务管理制度，勤俭节约，提高会费使用效益，管好、用好工会经费。
会议讨论并通过了《××师范学院教职工代表大会工作暂行条例》和《××师范学院校务公开实施意见（修订稿）》，选举产生了新一届工会委员会和工会经费审查委员会。
会议期间，全体代表以高度的责任感和使命感，就学院发展和建设中教职工普遍关心的问题提出了许多很好的提案、意见和建议。会议责成教代会提案工作小组进行认真的梳理和研究，尽快提交提案建议，并组织相关部门代表监督相关职能部门在今后工作中加以改进或落实。
大会号召，全院教职员工要以饱满的精神状态，自觉担负起时代赋予我们的历史使命，开拓创新，扎实工作，为实现我院跨越式发展而努力奋斗。
二、指示和指令
（一）指示
指示，是上级领导机关根据宪法、法律、法令以及有关决定、命令等，对下级机关部署工作，阐明工作活动的指导原则，提出基本要求，指出方法步骤的指导性下行公文。指示同命令、指令的不同之处是：命令、指令一般由国家行政领导机关或领导人发布。指示——党的领导机关和领导人亦可使用；命令、指令一经发布，即产生法律效力，必须坚决执行，没有变通余地。下级可根据本部门的实际情况灵活掌握指示，不像命令那样严格。
指示一般可分为两种：一种是针对普遍性、全局性的问题，向下级发布指示，阐明指导原则、目的、要求和方法步骤；另一种是针对某项工作、局部性的问题，向下级机关布置任务，说明意义，提出办法。指示是指导性的公文，其特点主要有以下几点。
1.内容具有原则性
指示布置工作任务，阐明工作活动的指导原则，不像通知那样对工作做具体、详尽的安排。受文单位可按指示精神，结合本地区、本单位实际，加以贯彻落实，指示的内容都是原则性的。
2.作用具有指导性
指示是针对全局或局部的重要工作而发，其中有些问题按以往的政策措施不能解决或解决得不好。上级机关为了统一认识，统一行动，以期取得好的效果，便在指示中提出切实可行的政策措施和工作原则。指示不仅体现上级机关的意图，还明显地体现其政策性和指导性。
3.发文机关级别较高
理论上说，凡有下级机关的机关，都可发指示。但实际上，基层单位一般不用，市以上的机关才用得较多。这一点，同内容有关，高级领导机关总览全局，才能较好地提出指导原则问题。另外，指示的特点和适用范围决定了指示的严肃性，切忌滥发，既不能对任何问题都发指示，也不能对任何机关和个人都发指示。除了高中级党政机关及其主要领导人外，县以下的基层机关及其领导人，不宜直接发指示。一般情况下，县以下的机关向下级机关布置日常具体工作，多用“通知”行文。
指示不论是全局性的，还是局部性的，都是由标题、发文字号、正文和发文日期等部分组成。
1.标题
指示的标题，多用全称（完整式），即发文机关、事由和文种三要素都俱全的标题。发文紧迫的指示，其标题可在文种前加“紧急”字样。指示的标题如果省略了发文机关和文种，应该在题解中加以必要的说明。
2.正文
指示的内容如果比较简单，正文可以是一段到底。有的指示涉及的内容较多，篇幅较长，结构上就要适当安排。这种指示的正文，一般分指示依据、指示事项和执行要求等三个部分。
（二）指令
指令是专门发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施和要求的下行公文。《国家行政机关公文处理办法》指出：“发布指示性和规定性相结合的措施或要求时用‘指令’。”
指令的特点和命令大致相同，它本身也具有强制性和权威性，要求受文单位必须执行。国家为了统一措施，制定一致性的要求，对于经济、科研、事业、企业、社会的各方面往往用指令性文件加以统制，表现了行政管理的强制性。它是国务院及各地各级政府经常使用的文件之一，非国家行政权力机关无权使用。
指令多用于经济、科研、技术方面的文件，因此它的专业性很强，多使用一定的专业性术语和某些专业的理论知识。指令的起草多数由专业部门撰拟，贯彻主管部门的要求与管理精神，再由它的上级单位核稿，并以上级机关的名义发布，实行对该行业与全局的管理。
指令一般由两部分组成。第一部分写明发指令的缘由，要简单明了，富有概括性和切中时弊。第二部分是指令的内容，要分条履述，写明具体措施。
三、批复和批示
（一）批复
批复是答复下级机关请示事项的下行公文。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还对请示事项作出修正、补充。
1.特点
（1）批复与批示的不同点。批示针对的文种较多，有报告、计划、总结、意见等；而批复则只针对于请示。
（2）行文具有被动性。批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。
（3）内容具有针对性。批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利于下级机关贯彻执行。
（4）效用的权威性。批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。
2.写法
批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款和成文时间几个部分。
（1）标题。批复标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关、事由和文种构成。
（2）正文。批复正文包括引叙来文和作出批复两部分，有些再写上“此复”一类结束语。
在写作批复时主要注意以下几点：
第一，慎重及时。批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，因此，撰写批复要慎重及时。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。
第二，针对请示答复。请示要求一文一事，批复也应有针对性地一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题，上下行文互相对应。
第三，明确态度。批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，模棱两可，以免下级无所适从。
批复的主送机关明确只有请示机关一个，如果所请示问题有普遍性，或需告知其他一些机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，还要转有关单位。二是将批复抄送有关单位。三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。
