俗话说：“不在其位，不谋其政。”这句话在秘书工作中是不适用的。秘书工作恰恰与此相反：“不在其位，当谋其政。”这是由秘书工作的性质和任务所决定的。秘书工作是适应辅助领导工作的需要而产生的，它的基本任务就是当好领导者的参谋和助手，除此之外，没有自己的特殊任务。因此，秘书虽然不是领导，但是，他必须站在领导的角度和高度来思考和处理各种问题，想领导之所想和未想，急领导之所急和不急；按照惯例对工作进行超前准备，协助领导者运筹谋划，制定决策，督查决策落实，综合协调各种关系。既要能为领导者的阔步向前披荆斩棘，又要能为领导者在前进中受困扰而排忧解难，有时甚至还要为领导者代过。这种辅助作用是其他部门和人员无法替代的。
在秘书工作中，一方面，秘书人员往往受到秘书职位的思维定势束缚，很难站得很高、想得很全；另一方面，秘书工作的职能，要求秘书人员必须站在领导的高度，立足领导工作全局思考问题，否则，就不能适应领导工作的需要。这就是一对矛盾。一方面，秘书必须听命于领导者；另一方面，秘书还必须为领导者出谋划策，这又是一对矛盾。实际上，它们都是辩证统一的关系。处理好上述矛盾，要求秘书人员必须做到两点：一是在思想上，秘书人员必须尽量同领导者保持一致，从领导者的角度去想问题、提建议、写文件等；二是在行动上，秘书人员必须划清与领导的界限，领导就是领导，秘书就是秘书，秘书必须坚决服从和贯彻领导的指示和意图，决不允许越位擅权，以领导的身份说话、办事。否则，秘书就会发生角色错位，在实践中必定要摔跟斗。总之，秘书必须在秘书之位谋领导之政，这是秘书工作的一个突出特点。
（三）没有领导权力，隐含领导权力
权力是一种有存在的实感，但却没有形体的社会现象。就一般涵义而言，权力是指主体凭借某种后盾，在一定社会关系中使客体接受其意志，并按这一意志去行动，以达到某种目的的一种支配力量。权力具有指向性、支配性、工具性、易主性等特点。我们在这里议论的不是一般意义上的政治权力，而是领导权力。领导者的权力，是管理者和被管理者之间的一种特殊影响力或支配力，它与领导者的职位密切联系，表现为领导职权。一定的职位，就具有相应的权力。领导者的权力表现为有形与无形两个方面。领导者运用某些强制手段来控制下属的行为，运用经济上的奖励或制裁手段来激励、限制下属的行为，是物质的手段，是有形的方面。但是，领导者仅靠有形手段来管理是远远不够的，也是不高明的。领导者权力的主要方面应是无形的影响力。领导者的影响力不仅同领导者的地位和权力密切相关，而且同领导者的过人能力和高尚品格更为密切。
领导者的地位只是权力的象征，而能力和品格才是权力的实质，把二者统一起来的领导者，不仅具有强大的权力，而且具有崇高的权威。
秘书工作是为制订决策和实施决策服务的，是辅助领导进行管理的。因此，它只能为领导工作提供服务，按领导意图和要求办事，其本身没有领导的权力，也不能直接行使任何领导权力。但是也要看到，秘书部门作为领导的办事部门，秘书工作作为为领导直接服务的工作，实质上是为领导权力运行服务的工作，其本身就客观地隐含或寓存着一定的权力。例如，秘书完成领导授权交办的任务，秘书部门以机关名义进行公务活动，等等，都是体现了权力的活动，或者说包含着要求人们服从的那种权力行为的属性。由此可见，秘书工作并非一种单纯的思想观念、意识活动，它做的虽是辅助性、服务性的工作，但它是把无权与有权融合为一体的有权威性的工作。权力与威信的结合就是权威。权威是使人信赖和服从的力量和威望，是使被管理者甘愿接受其影响或支配的一种心理因素；服从是管理活动中尊重并执行权威意见的行为。在管理工作过程中，权威是非常必要的。因为管理活动是保证人类各种实践正常进行和不断发展的活动，没有权威就不能有效地指挥和协调分工与协作的复杂关系，管理活动就会陷入混乱。秘书工作是辅助领导者进行管理的活动，本质上也属于管理活动的范畴，因此，秘书工作客观上需要有一定的权威性。另一方面，由于秘书始终围绕领导权力的运行而工作，秘书工作中必然隐含权威性。不承认这一点，就不是唯物主义者，就无法解释现实生活中秘书的特殊地位和影响。明白了这个特征，秘书工作者就要自觉严格约束自己，一方面，要站在自己的位置履行秘书职责，不能越位擅权；另一方面，要充分利用秘书的特殊地位和影响，树立秘书部门的权威和形象，顺利推行各项工作，完成领导者交给的任务。
（四）贯彻领导意图，反映群众利益
领导意图是领导者指导下属实现组织目标所提出的确定意见的实质和目的。领导意图的形成主要依据以下四个方面的结合：一是辩证唯物主义原理与领导活动实践的有机结合；二是上级指示精神与本单位具体情况的有机结合；三是领导者思想水平与群众意见的有机结合；四是领导活动一般规律与本组织执行不同任务的特殊规律的有机结合。上述四个结合，就是领导意图的形成原理。这一原理推动着领导活动，也制约着领导活动，并由此派生出一系列领导活动原则。秘书工作千头万绪，核心是贯彻领导意图。贯彻领导意图，渗透于秘书各项工作之中，贯穿于秘书工作过程的始终。按领导意图办事，秘书工作就能充分发挥辅助作用；离开领导意图，秘书工作就会迷失方向和目标。因此，秘书工作者必须认真学习和掌握领导意图形成的原理，了解领导意图的类型和特征，掌握领会和贯彻领导意图的原则和方法，不仅要准确领会领导意图，补充完善领导意图，而且要创造性地贯彻执行领导意图。
但是另一方面，秘书在工作中还必须反映群众利益。这是因为，在我们社会主义国家里，人民群众是历史的创造者，人民群众是国家的主人；人民群众的利益是最高和最大的利益。一切党、政、军机关的领导者，必须代表广大人民群众的根本利益；一切企事业单位和其他社会团体的领导者，也必须代表本组织、本团体的群众利益。因此，一切领导意图的形成，必须代表广大群众的意志和利益，反映群众的意见和呼声。秘书工作贯彻领导意图与反映群众利益，是辩证统一关系。一方面，由于领导意图必须代表和反映群众利益，秘书贯彻领导意图，就是反映和维护群众利益；另一方面，秘书有责任协助领导者形成正确的意图，因而也就有责任向领导者反映群众的利益。只有向领导者全面、客观、及时地反映群众的生产、群众的情绪、群众的生活、群众的利益，才能使领导者密切联系群众，做出符合群众利益的决策，形成正确的领导意图。
在现实生活中，有时还会出现领导意图和群众利益相矛盾的情形，作为秘书工作者，必须努力协调二者之间的关系，把对上负责与对下负责一致起来，对领导负责与对群众负责一致起来，真正起到领导联系群众的桥梁和纽带作用。现实中，有一些秘书人员群众观念淡薄，不关心群众利益。在他们的头脑里，装的都是领导者的情况，满脑子都是领导，成天围着领导转，眼睛长在头顶上，只会往上看，不会往下看，对群众的感情十分淡薄，对群众反映的情况和问题满不在乎。更有甚者，有的秘书不仅不向领导者反映群众情况，而且成为一道难以越过的关卡，隔断了领导与群众的联系，既严重损害了领导在群众心目中的形象，又助长了领导者的官僚主义作风。这是十分危险的。因此，在新的历史条件下，有必要强调秘书人员树立群众观念的问题。秘书人员只有密切联系群众，反映群众利益，才能当好领导的参谋和助手。
三、秘书工作应当发挥哪些作用
现代秘书工作的作用，归纳起来，主要有以下几方面。
（一）协调作用
在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。
协调是人们运用多种手段来消除事物的诸要素之间以及事物运动各阶段、各环节之间的不和谐现象，加强相互之间的配合，达到同步发展的管理过程。科学的协调活动可以在很大程度上减少系统内部各种因素之间的功能损耗，建立和谐默契的联系，使系统的整体功能实现优化。
协调是秘书的一项重要职能。秘书的协调作用就是要协调本单位领导成员之间的关系，协调本单位各部门之间的关系，协调同其他单位之间的关系，使之能够互相配合、齐心协力，步调一致地去圆满实现领导制订的目标任务，充分显示协调的最大效能。这种协调作用概括起来有以下五个方面：
（1）协调能使党的方针政策顺利贯彻执行，使国家机关的工作不偏离正确的方向，使潜能得以充分地集中和发挥，使领导机关能充分起到领导功能的作用。
（2）协调能使各单位、各部门、各机构、各人员之间在工作上分工合作，避免矛盾，扫除障碍，统一步调，为实现既定目标而努力奋斗，真正起到凝聚的作用。
（3）协调能使国家机关的管理更加得力、失误更少、工作效率更高，使决策高瞻远瞩，真正起到枢纽的作用。
（4）协调能使每个成员各行其职、各行其责、忠于职守，使各个方面的力量组成一个和谐统一的合力，使整个工作井然有序，同步运转，真正起到调节功能的作用。
（5）协调能使人际关系更加和谐、融洽，使每个工作人员既能轻松愉快地完成自己的工作任务，又能与别人和睦相处，默契配合，真正起到服务功能的作用。
秘书协调的目的在于理顺各种关系、消除矛盾、提高管理效率。为了达到这一目的，秘书在进行协调工作时应坚持四项基本原则：
第一，实事求是的原则。“实事求是”是做好协调工作的根本。在协调工作初期，由于各相关部门认识上存在差异，往往强调各自的利益，双方的认识很难统一起来。这时，一定要深入调查研究，全面了解情况，既要贯彻领导意图，又要尊重部门意见，坚持对具体问题进行具体分析，提出符合各方实际、比较正确合理的协调方案，供领导做出协调决定。
第二，服从全局的原则。全局的需要往往带有战略性、长远性、根本性，秘书任何时候都要放眼全局去处理问题。当全局利益与局部利益发生矛盾时，要借助党和国家的方针、政策说服、引导有关方面牺牲局部利益，服从全局利益，任何时候都要以全局利益为重。
第三，思想领先的原则。思想是行动的先导，由于人们所处地位和认识水平的限制，文化素质与各种利益的限制，常常会滋生个人主义、小团体主义：只顾眼前，不顾长远；只纠缠具体问题，不触及实质问题；只指责对方过失，不重视自己的过失。处理这样的问题时，必须坚持思想领先的原则。
第四，协商处理的原则。无论何种矛盾，都要尊重被协调的各方，以平等态度相待；要理解被协调的各方，设身处地为他们的利益着想；要协助被协调的各方，诚心实意为他们服务。切不可摆出“二首长”的架势强加于人。只有这样，才能面对难度较大的协调工作，并进一步做好它。
（二）参谋助手作用
领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事、当领导的助手，又要为领导出谋划策、当好领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。
（三）形象作用
人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传、下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等，大都由秘书部门出面办理。
四、秘书的职责范围和主要任务
