营销经理：
八、建档
若酒店专设档案来保存那些举办过的宴会的资料，则能使曾经举办过的宴会成为将来业务的来源。特别是针对每年都固定举办宴会的公司或个人，酒店更应该将其历年宴会举办的情况详加记录，以便为其提供最恰当的服务。
例如，把每年的元旦晚会、年终晚宴等宴会资料建档保存，便会有许多好处：遇到常客订席时可能不需另开菜单，只要按照先前的菜单即可；有曾参加某次宴会的顾客想按当时的方式举办，那么只需把当时的宴会档案调出来作为参考，即可省去许多与顾客讨论的时间。
另外，对于外烩餐宴来说，营销人员通常必须到达宴会举办现场取得场地资料，如场地大小及空间配置等，以便进行宴会规划。但若营销人员先前已将资料存入档案，则当同一个场地再度需要外烩服务时，就可免去重新勘察场地的步骤，而只要针对场地的变动情形稍作修改，甚至不需修改，就可以直接沿用。
宴会促销活动
宴会厅除用于一般喜庆宴会、团队会议、展示会、发表会、酒会之外，还需举行季节性促销活动以争取更多的客源与营业收入。同时，酒店还要通过促销平衡宴会厅旺季和淡季的营业差额。
简单地说，促销其实就是以比较优惠的价格争取特定客源的销售活动。毕竟许多团队由于本身预算的限制，再加上受到酒店消费过高的潜在意识的影响，很少考虑到酒店举办宴会。因此，酒店便需要针对某些特定团队进行多样化的专案促销，以吸引顾客前来消费。
提醒您
酒店应根据不同时令、节庆、特殊活动，甚至酒店本身经营的需求等，设计各类促销活动。
一、年终团拜及春酒促销
许多企业习惯于以团拜或春酒的形式来奖励员工一年来的工作。针对这项消费需求，酒店可于每年春节前一个月及春节后一个月推出年终团拜与春酒的促销专案，以吸引广大顾客。
为了达到促销目的，此类专案宴席起价应比一般平常价位低一两成，并且酒店可随桌附赠部分酒或饮料供顾客饮用，另外还可提供特惠酒水价让顾客选择。
这些促销专案广告的文字内容不必过于详尽，应以能吸引顾客注意为前提，其余宴会优惠细节则可在与顾客接洽时再详细告知，以免因优惠内容太多而引起业界的恶性竞争，或因供应条件太差而无人问津。
实例
年终团拜及春酒专案范本
(一段诱人的广告词，略)
2010年12月20日至2011年2月28日××酒店九楼国际宴会厅，为您推出实惠大方的“年终团拜及春酒专案”。
由名厨精心烹调的中式酒席，分1500元、1600元、2000元3种，任君选择。
限5桌以上，每桌免费供应酒2瓶、果汁3瓶及啤酒2瓶。
凡订席满10桌以上者，免费提供抽奖奖品。
提供专案特惠酒水。
特价优惠使用舞池、舞台、钢琴和KTV。
订席专线：××××××××
××市××区××路××号
二、中式及西式情人节促销
每年2月14日以及农历七月七日分别为西式情人节与中式七夕情人节。受西方的影响以及媒体的炒作，近年来人们已逐渐有过情人节的趋势。宴会厅可以锁定各个消费群，设计不同的情人节套餐或舞会等促销专案。
由于2月14日颇具纪念性，有些顾客便会刻意选择该天举办婚礼、喜宴。而此时也正值年终时节，宴会厅可能有团拜宴的举行，所以西方情人节的促销专案的伸缩弹性相对较大。也就是说，如果2月14日当天宴会厅并未被预订，或者宴会消费金额还不如情人节特殊活动的高，则酒店可举办情人节特别活动，例如，推出情人节舞会套餐，或与婚纱礼服公司合作，除了餐食的供应外，还可在现场为情人提供拍摄纪念照服务。另外，酒店还可邀请相关厂商，如旅行社、航空公司等，提供奖品供顾客摸彩，做联合促销。而这些情人节顾客所留下的资料，则是酒店及其他厂商最直接的潜在顾客。
三、母亲节及父亲节促销
母亲节(5月的(6月的第三个星期天)由于都是在星期天，因而酒店可利用当天中午和晚上进行全家福自助餐或全家福桌菜促销。
除了设计节日当天的宴会专案外，为吸引顾客在母亲节和父亲节到来之前到酒店消费，酒店可以采用“消费满一定金额即赠送餐饮礼券”的促销方式。这样便可增加顾客来店次数。
提醒您
在设计这类节庆促销专案时，酒店营销经理务必留意节日是否与其他特定时日重叠，并作适当调整，这样才能真正达到促销目的。
四、谢师宴促销
针对县、市高中以上的毕业班，酒店可于每年4月20日至6月30日之间推出谢师宴促销活动。为减少广告费用的开支，酒店可把直邮广告寄发给各校学生会会长，直接进行促销。
此类促销专案不仅能为酒店增加营业收入，更能为酒店开拓客源。因为，谢师宴专案一般采取比平常优惠的价格以吸引学生消费群，使学生有机会提早尝试在酒店办宴会，同时让其对酒店设施有所了解。日后这些学生便理所当然地成为酒店积极争取的一群潜在客源。
谢师宴专案通常有中式宴席及西式自助餐的形式，并随桌附赠部分饮料。舞池、音响、接待桌等其余设备的提供则视酒店制定的优惠内容而定。
实例
谢师宴专案范本
适用日期：2010年5月15日至2010年7月30日
优惠对象：应届毕业生
优惠特价：西式自助餐
.平常日60元起/每人
.节假日100元起/每人
西式宴席
.平常日1000元起(每桌12人)
.节假日1200元起(每桌12人)
以上餐价均需另加10%的服务费。
西式自助餐适用于50人以上的团队。
优惠内容：
第一，独立厢房用餐，免收场租。
第二，卡拉OK及舞池半价优惠，但因数量有限，先订先用。
第三，免费提供舞台及麦克风2支。
第四，选用西式自助餐者，满50位以上，免费招待师长一名。
第五，选用西式自助餐者，免费提供鸡尾酒一缸(约100杯)。
第六，选用西式宴席者，每桌赠送5升的可乐或雪碧2瓶。
(限18岁以上；特殊促销活动期间不能使用)
××酒店热情邀约
订席专线：××××××
五、中秋促销活动
农历八月十五日，是我国传统的中秋节，也是我国仅次于春节的来临前，营销经理可结合酒店的实际情况和中国传统的民族风俗，开展酒店销售服务工作，达到经济效益与社会效益的双丰收。
实例
中秋节营销专案
中秋节将要来临，结合本酒店的实际情况和中国传统的民族风俗，为了更好地开展酒店销售服务工作，达到经济效益与社会效益的双丰收，特制订此方案。
1.目标市场分析
本酒店的顾客主要是中上层人士和政府机关工作人员，但其中也有不少是私款消费，这要求酒店在提高档次的基础上必须兼顾那些私款消费者的个人利益。
2.定价策略
相关的一些饭菜可采用打折(建议使用这种办法)或者直接降低价格的办法。
第二，对于价格高的饭菜，建议采用减量和减价相结合的办法。
的套餐(下面有说明)的价格不要偏高，人均消费控制在20～30元(不含酒水)。
前后达到最低价(但要结合酒店的纯利润来制定)。
3.营销策略
的套餐，可以根据实际情况分实惠、中、高三等，有二人餐、三人餐等类型，主题要体现全家团圆，可赠送月饼(价格不需要太高)。
套餐。
套餐。最好是酒店直接联系这些人。
套餐。
相关的小礼物(上面要印上酒店的名称、电话、地址、网址)。
第六，活动的时间定于农历八月十日到二十日。
4.推广策略
第一，在酒店的门口附近、火车站、汽车站放置户外广告(户外广告采用喷绘为主、条幅相结合的形式)。
第二，电视、街道横幅和报纸广告相结合。
第三，可以尝试采用手机短信广告，群发的重点是原来酒店的老顾客，注意要使用适当的语言，主要介绍酒店的最新活动。
第四，网站上做个弹出框广告或者比较大的flash动画广告或者是banner。网页动画和图片的处理必须要和营销的内容相符合。
第五，也可采用传单广告，但传单的质量必须要高。
注意：以上的广告可同时选择几种，推广的重点在市区，也可向周边的县市推广。广告的受众最低要保证15万人。
5.其他相关的策略
保安必须要保证酒店的安全；对服务员和相关的工作人员采取一些激励政策，调动他们工作的积极性(以后可以细化这个内容)；在大厅里放一些品位高的音乐；上菜的速度必须要快；大厅的布置不需要太豪华，但要美观大方，表现出中秋节的味道。
6.效果预测
如果推广和相关的服务到位，收入最少是平时收入的15倍。
六、圣诞节促销
12月25日为圣诞节，可在每年12月15日～30日做圣诞晚会促销活动。但圣诞节毕竟是外国人的节日，外资企业又喜欢在圣诞节期间举办年终宴会或圣诞晚会宴请员工，所以此活动大部分都对外资公司进行促销。至于本土企业，则采用团拜专门宴请员工。由于团拜与圣诞节促销活动时间有冲突，所以团拜期间宴会厅便常出现供不应求的情况。但若在12月24日圣诞夜之前1个月宴会厅还没有顾客预订，或是预订宴会的消费金额不够高，无法达到举办圣诞节特殊活动的收益，则酒店可考虑举办圣诞舞会。
实例
酒店圣诞节及元旦促销策划方案
活动时间：12月23日至翌年1月5日
活动主题：相约圣诞之夜(圣诞狂欢夜、欢乐优惠在圣诞)活动说明：每年的12月25日，是基督教徒纪念耶稣诞生的日子，称为圣诞节，是西方国家一年中最盛大的节日，类似于我国过春节。
活动内容：
1.场景布置
（1）门口
一服务员装扮成圣诞老人站在门口迎候顾客，迎候语必须是“merry christmas！”遇上10岁以下的小顾客则发一粒水果糖。
（2）大堂
中央摆上圣诞树，圣诞树要大，要与大堂的空间协调一致，树上必须有闪烁的彩灯以吸引顾客的注意。
（3）玻璃门窗
贴上圣诞画，如雪景、圣诞老人等(精品批发市场有现成的出售)。
（4）餐厅
服务小姐头戴圣诞红帽，给每桌顾客先上一盘别致的圣诞点心，点心主要有蛋糕、饼干，也可以是平时很受欢迎的特色点心，在其周围摆上各式各样的糖果。还可以在盘中藏匿一有奖吉祥物，不同的吉祥物到服务台可兑换不同的圣诞节小礼物。
（5）过道
用红纸扎成小巧的灯罩，每隔15米挂一只，顺着过道挂两列。
2.卖场圣诞氛围营造
（1）门前广场可设置场景造型
在雪地上矗立着一座别墅式的房子，房子周围是浓郁的圣诞树，其前面是一个美丽的花园，整个房屋透着黄色的温暖的灯光。透过窗户可看到一家人的身影，他们正在欢快地忙碌着准备圣诞晚会，精心布置着圣诞树。圣诞老人正悄悄爬上烟囱。悠扬的音乐从圣诞屋飘出来。整个场景静谧而欢快，有动有静，栩栩如生、充满情趣。
注：音乐是必不可少的，给整个场景增加动感，可以是一些经典的曲子。
（2）戴圣诞帽
服务员和收银员全部戴一顶红色圣诞小帽子，以衬托节日气氛，刺激顾客消费。
（3）划出圣诞商品区域
陈列各种圣诞礼品，圣诞树排成一排，并配以各种彩灯、装饰品等，再加上海报、音乐等来渲染圣诞氛围，将酒店变成圣诞晚会的天堂。
3.促销活动
（1）狂欢帽子节
展出款式新颖、色彩鲜丽的各款男女老少帽子！让您在享受暖冬的同时，增添一抹靓丽的风采！
操作说明：在寒冷的冬天，帽子是不可少的御寒用品，也越来越成为时尚年轻人着装的一大点缀。在帽子展出陈列上，可以突出红色的圣诞帽，这一方面可以渲染节日氛围，另一方面也可以通过圣诞帽带动其他帽子的销售。
（2）订餐送手套
订餐满1200元，凭购物小票，可获赠一双手套(手套价值5～10元)，手套里还藏有小礼物。
操作说明：手套也是人们不可少的防寒用品，购物送手套，对顾客来说比较实在。而将奖券藏在手套里又是一个新颖的促销方式，跟西方的小孩在过圣诞节时从长袜子里得到礼物有异曲同工之妙。
注：购物赠品还可为一些时尚台历、圣诞礼品、平安符(平安夜赠送平安符)等。
七、除夕年夜饭
近年来，已有许多家庭不愿终年忙碌的母亲连过年都不得空闲，所以选择到酒店享受精致美味而又省时省力的年夜饭。鉴于除夕夜外食人口激增，酒店可大力推行除夕年夜饭专案的促销活动，以各式烹调美味的时令佳肴与象征好彩头的菜肴名称，营造出除夕年夜饭欢乐温馨的气氛。
另外，在过年期间，酒店可以推出“外带”服务，将一些平日仅见于酒店的菜肴提供给顾客，让其外带回家享用。这种外带餐饮的经营方式不仅可以满足现代人省时省力又喜欢享受的需求，更顺应了除夕夜在家团圆用餐的习俗，不失为酒店促销的方法之一。
八、特殊餐宴促销
除推出季节性专案外，酒店还可根据业务状况，促销一些高单价宴席，采用宴会厅备置的高级食品原料，汇集中西主厨的拿手绝活，烹调出一道道经典佳肴，抓住美食家的注意力。
此类特殊餐宴不仅需全部采用上等食品原料，精心烹调，餐中更应以顶级葡萄酒与名菜相伴，再辅以精心设计的音乐节目表演，营造现场气氛，将整体用餐气氛提升到身心享受的境界。此类精品餐宴虽名为促销专案，但其价位通常每客高达2500～5000元不等，所以酒店每年只适合举办一两次，并且仅针对特定顾客而做。
探究.思考
1.在洽谈过程中，营销人员必须备足哪些资料供顾客参考？
2.在预约时，营销人员应注意哪些事项？
3.宴会促销的目的是什么？
4.拟写一份营销策划专案。
