西点说,军人的天职就是无条件执行命令。在西点他们必须打破以前养成的自由习惯,先从零做起,自觉地、不折不扣地、完全彻底地执行命令。
在西点,一个根深蒂固的观念是:只有学会服从,才能学会管理。处在服从的角色上,就要遵照指示做事。西点的每位学员,对于个人的权威与团体的权威,都会有清楚的认识。对西点学员来说,服从是自制的一种形式。西点军官不论其级别高低,都要服从上级的命令,因此管理艺术是发出命令与执行命令的一个奇妙的混合物。“在你能够管理之前,你应该学会怎样去服从,”西点基地士官学院院长理查德·A·霍金斯上校(西点59届学员)解释说,“这听起来可能有些奇怪,但是一名忠实的服从者会成为一名出色的管理者。”
员工对命令的执行方式
命令是经理对员工特定行动的要求或禁止。命令的目的是要让员工照上层的意图完成特定的行为或工作;它也是一种沟通,只是命令带有组织阶层上的职权关系;它隐含着强制性,会让部下有被压抑的感觉。若领导经常都用直接命令的方式要求员工做好这个,完成那个,也许看起来非常有效率,但是工作品质一定无法提升。为什么呢?因为直接命令剥夺了员工自我支配的原则,压抑了员工的创造性思考和积极负责的心理,同时也让员工失去了参与决策的机会。命令虽然有缺点,但要确保员工能朝已确定的方向与计划执行,命令是绝对必要的,那么如果你是领导,你要如何使用你的命令权呢?又要如何让员工执行你的命令。
企业管理人员和普通员工之间不应只在工作之外是平等,即使在工作当中,管理层与普通员工之间也应是平等关系。只是工作内容不同而已,那么在高层要安排员工做什么事时若用朋友的语气来沟通,就会使员工感到尊敬。
每个人团队中都希望实现自我的价值,在团队里的每个人都是平等的,起码在人格上是这样的。因此,带有命令的口气、以高人一等的身份来使用权力以及不尊敬人的作风对管理者来说是绝对有害的。管理者如果这样做,员工的自尊心肯定会受到伤害,团队的目标也就无法实现。更重要的是,管理者和基层员工的距离在拉远,员工不会把管理者当朋友看,只是将管理者当成一位无法亲近的上司而已。
领导发布命令,目的是要让员工照你的意图完成指定的行为或工作,因此你下达命令时应该考虑下列两点:
一、正确传达命令意图
你下达命令时,要正确地传达命令,不要经常变更命令;不要下一些自己都不知道原由的命令;不要下一些过于抽象的命令,让部下无法掌握命令的目标;不要为了证明自己的权威而下命令。正确地传达命令的意图,是比较容易做到的,你只要运用“5W2H”管理方法(具体内容见下表)的重点,相信你就能正确地传达你的意图。
例:“小张,2楼的188号电脑异常,不会启动,请马上处理。”
Who:小张
What:处理电脑异常
How:让电脑启动
When:马上
Where:2楼188号机
Howmany:1台机器
Why:不会启动
二、如何使下属积极接受命令
如何能提升员工积极接受命令的意愿呢?领导可以用提升员工意愿的沟通方式替代大部分的命令。对“命令”的含义我们应该打破固有的窠臼,不要陷于“命令→服从”的固有认知。
命令应该是经理让员工正确了解他的意图,并让部下容易接受及愿意去执行。或许你会说,经理有职位的权力,不管员工是否有意愿,他都必须要执行。的确,员工惧于经理的职权,他必须要执行,但有意愿下的执行及没意愿下的执行,其执行的结果会产生很大的差异。有意愿的员工,会尽全力把命令的工作做好;没意愿的部下,心里只想能应付过去就好。
那么,如何提升员工执行命令的意愿呢?你必须注意下列5个传达命令的沟通技巧:
1.态度和善,用词礼貌
就像在前面谈到的问题一样,在我们身边,作为一名主管,你在与下属沟通的时候可能会忘记使用一些礼貌用语,如“小张,过来一下”,“小张,把2楼188号电脑异常处理下”。这样的用语会让下属有一种被呼来唤去的感觉,缺少对他们起码的尊重。因此,为了改善和下属的关系,使他们感觉自己更受尊重,你不妨使用一些礼貌的用语,例如:“小张,请你过来一下”、“小张,麻烦你把2楼188号电脑处理下异常。”要记住,一位受人尊敬的经理,首先应该是一位懂得尊重别人的经理。
2.让下属明白这件工作的重要性
下达命令之后,告诉员工这件工作的重要性,如:“小张,现在没有机器了,顾客现在还有等待上网的,麻烦你把这台电脑修理好”,通过告诉员工这份工作的重要性,以激发员工的成就感。让他觉得“我的领导很信任我,把这样重要的工作交给了我,我一定要努力才不负众望。”
3.给下属更大的自主权
一旦决定让员工负责某一项工作,就应该尽可能的给他更大的自主权,让他可以根据工作的性质和要求,更好的发挥个人的创造力。
4.共同探讨状况、提出对策
即使命令已经下达,员工也已经明白了他的工作重点所在,我们也已经相应的进行了授权,但也不可就此不再过问事情的进展,尤其当员工遇到问题和困难,希望我们协助解决时,更不可以说“不是已经交给你去办了吗?”我们应该意识到,他之所以是你的员工,就是因为他的阅历、经验可能还不如你,那么这时候我们应该和员工一起共同分析问题,探讨状况,尽快提出一个解决方案。例如:“我们都了解了目前的状况是这样的,我们来讨论一下该怎么做?”
5.让员工提出疑问
可询问下属有什么问题及意见,如:“小张,关于网吧这次重新装修,你还有什么意见和建议吗?”你可采纳下属好的意见,并称赞他。例如:“关于这点,你的意见很好,就照你的意见去做。”
上述这5个传达命令的沟通技巧能提升员工接受命令、执行命令的意愿,你的意图才能被员工积极的执行,你的网吧才会被员工感觉到是一个开放、自由、受尊重的工作环境。
上面这些只是一些小事,在安排比较重要的事之前用尊敬的话语,会增强员工的自身责任心。例如:“这件事情就靠你做了”、“相信有你在绝对没有问题”、“在这件事上你是不二的人选了”、“这件事情就按你说的去做吧”、“把这些事交给你处理,我很放心”等。这些语言会给对方被信任的感觉,无形中就给了他“只能成功、不能失败”的压力以及不能有负所托的责任感。只有在这种无形压力与尊敬信任的推动下,人的潜能才比较容易发挥出来,才能做出惊人的成绩。
下属不执行上级命令时
当领导的在老百姓看来从来都是威风凛凛,颐指气使,无所不能。问到“下属不执行命令怎么办”这种问题,竟然有人忍俊不禁:“当下属的,服从命令天经地义,谁敢不从,开了他啊。”每个老板都喜欢这样的员工,事实却没那么简单,尤其在国家机关、事业单位、国企等。如果下属只是执行命令时喜欢自作主张,跟领导唱唱反调,又不犯什么大错,领导也不能随便开除他们。
解铃还须系铃人。为什么下属记不住你安排的工作?为什么下属完不成你布置的任务?为什么下属达不到你的要求?主管(老板)自身的问题解决好了,下属的记性就一定会好起来。
让下属长记性的方法有多种,以下三种都被实践证明不错。
1.班会法
此法最简单,早晚各花五分钟即可。班前告诉下属今天的工作重点、完成目标,并要求下属当场反馈,要资源给资源、要帮助给帮助,扫除其工作的一切障碍,并让每位下属当场承诺。当天下班前,先听下属各自汇报工作完成情况,没有完成的说明理由,主动承担责任者,首次不予追究,但该员工必须做出下次完成的承诺。完成者当然是兑现奖励。不能完成工作的员工就是主管第二天帮助的重点对象。
此法坚持一个月,相信你会看到改变和进步。有了改变,相信你会长期坚持。然后让你的所有主管都掌握并按此方法去做。下属的记性一定会好起来。
要知道,下属没有记性的根源,首先是主管不长记性,说过就忘了,布置就算了,错了也过了(不追究责任或怕得罪人)。下属记性好坏全在主管“培养”。
2.看板法
在工作场所悬挂一块看板,把当天的工作重点、注意事项、完成指标、责任人清楚标明,实际完成情况留空。让员工养成进门先看看板的习惯。下班前,让员工各自填写实际完成指标。不填,算你缺勤。
当然主管还要备份一份纸质报表,内容与看板一致。月末就是工资结算或奖励依据。
3.日志法
分散工作的下属,集中开班会浪费时间,布置看板不能做到“有目共睹”,怎么办?那就给每个员工一本工作日志。工作日志的主要内容与看板一样,不过最后可增加一项:今日得失小结。员工正常完成任务,此项可不必填写,如果出现差错或延误,则一定要填写。
不过,此法对主管监管有一定难度。一月一查看,肯定不行。最好一周一查。中间电话查询,或在内部局域网上汇报交流,方可弥补监管上的不足。对于重要事项,做主管的要在预期完成任务前后主动查询。这也叫重要工作过程跟踪。有布置有检查,才能保证工作有始有终。
班会法让下属想忘不敢忘,看板法让下属要忘不能忘,日志法让下属不记都不行。
这3种方法合起来有一个共同的名称,这就是目标管理法。让下属员工知道工作的目标、知道目标达成的途径、知道目标达成的奖励,也知道目标达不成的处罚,你做主管(老板)的能够做到一视同仁、监督检查有始有终,并按标准执行奖惩,下属的记性就长起来了。
命令容易执行难的问题
命令容易执行难的问题是中国企业面对的十大难题之一。
或许你正踌躇满志,准备到一家新公司走马上任;或许你刚被提拔到一个新的管理岗位,正摩拳擦掌,想大干一番。谁知下车伊始,你发现非但没有鲜花掌声迎接,你手下的一干人马反而对你横眉冷对。不光你的“三把火”烧不起来,就连正常的执行都成了问题。
其实很多时候,问题在于新任主管自身:有的新任主管自身管理经验缺乏;有的沿用与新部门的风格相冲突的工作思路,致使员工很难接受;有些新任主管对全局尚未有清晰的把握,就开始发号施令。
武汉高新热电股份有限公司的袁新晔认为,在管理方法从早期的强制管理发展到自律管理的今天,很多决策者还没有完成角色转换,只是一味的争取自己的强势管理能力,总以为自己是上司,下属无条件的服从是应该的,这必然会造成下属的逆反心理,从而为执行难埋下伏笔。
美特斯邦威服饰有限公司"老土豆"提醒大家:公司使用新人,是因为厌倦了现状,想立刻有所变化,所以缓冲期不可太长,最长不要超过一个星期,新主管们要在最短的时间里把团队内各种关系摸清,尽快进入工作状态。
要提高下属的执行力。首先就要明确每项工作的负责人,并授权此负责人能调度一切。
企业的每项工作都应确定一个具体的负责人,而且要给予该负责人足够的权力,否则任务的指派人和责任人不能够形成统一,在任务的执行过程中就会遇到重重困难。也就是执行难的问题了。
其次,将目标分解成每个人的任务