在着手短期工作任务之前，准备好必需的资源。把那些你能想到的、可能会用到的设备、物品、人员支持、指导、资金投入和时间都一一列出来。任务越紧凑，这一步越重要。做好这一步需要的只是几分钟的工夫，但养成这种预见性的思考习惯却会让你受益无穷。
简单开始
很多人在开始一项工作之前因为错误的猜想和假设而犹豫不决，浪费了时间。比如，你要写一封信或一份简短的报告，却因为琢磨一个完美的开头而反复修改，致使迟迟不能写完。实际上，简单地动笔开始写，完成后再回过头检查，看看怎样开头最好，这样才是对你有利的做事方法。
当你迟疑不决时，你可以让自己迈出一小步，帮助自己开始。这一小步也许仅仅是打开一个文件夹、打一个电话、安排一次会议或找到一个网站。也许你不相信，一旦你开始了，你就会继续前进。不管你开始得怎么样，对大部分短期工作任务来说，开始了就等于清除了前进道路上的一大障碍。
沉浸的力量
逐渐培养这样一种做事方式：沉下心来一次只做一件事。当你把所有的精力投入到一件事情中，成功的概率就会大很多。
很多任务同时进行是效率的表现，这似乎成为社会赞许的做事方式，但是你必须抵挡住这种趋势的诱惑。即使是5分钟的一件任务，静下心去做也会取得理想的结果，它所带给你的喜悦和动力能够让你以良好的状态接着完成后面的第二件、第三件任务。
集中精力处理手头的任务能够带给你意想不到的惊喜。关掉聊天工具、电子邮件，把手机设为语音信箱，关上门，现在就开始沉下心来工作。
奖励机制
人类很多的行为心理可以用一句简单的话解释：受到奖励的行为会重复出现。这也包括你奖励自己的行为。为了让自己更好地完成一件工作，事先准备点小奖励吧。它可以是允许自己打某个电话、在附近逛一逛、查看电子邮件、喝一杯花茶，或者其他想做的小事。如果手头的工作让你不愉快，那你就更要做一点自己喜欢的事，然后再继续工作。
来自互联网的诱惑
网络为人们提供的，是花样繁多、永无止境的诱惑。在键盘上敲几个字、点击几下鼠标，呈现在你面前的就是几百万个网站中你想进入的那一个。尽管上几代的人在工作中也会面对诱惑和干扰，但是没有一样能和无所不在的互联网相提并论。
如果你也无法抵制网络的诱惑，那就把它并入你的奖励体系。这样，你可以在适当的时候休息、放松，而不是沉迷其中，以致影响工作。否则，你就是在拿灾祸开玩笑。
这样的话，你以后每个小时、每天、每个星期都可能会沉浸在网络中无法自拔，没有完成一丁点儿的工作，也没有树立新的目标，每个工作看上去都亟待解决，最终阻碍你完成长期的项目和任务进程。
3. 确立首要任务
“我会尽力把它做完的。”
“要是有机会，我会把它列入我要做的事情中。”
这些话听起来是不是很熟悉？不要再说尽力了，要么全力把它做好要么干脆抛开。丢掉中庸路线，不然只会削弱你的效率，也使你无法专注于手头真正重要的事情。
早在20世纪初，维克多帕累托就解释过为什么主次体系的建立对确保效率会如此重要。你可以回想一下，把他提出的法则应用于设立主次目标，就是一堆项目80%的价值大体上来源于所有项目的20%。也就是说：
你可以通过实现20%的目标达到80%的成效！
假如你的每日必做清单上有10项任务，那么你只要成功完成其中最重要的两项就可能达到80%的成效了。要让自己的工作有成效，你就必须专注于最重要的项目。你必须真正做到专注于首要项目。
李艾维是一位管理咨询师，他曾经在1904年帮助过伯利恒钢铁公司。李先生事先没通知就突然去拜访了伯利恒的董事长查尔斯施瓦布，然后对他说：“施瓦布先生，我有个主意想告诉您，我相信它可以提高伯利恒钢铁公司的生产效率。因为我今天是不请自来的，所以我不指望你能付给我任何费用。我的条件是：你自己先去试试这个方法。如果它对你产生了价值，你就把它分享给你的员工。如果你觉得这个想法有价值，并且你想付我费用，那么你觉得它值多少钱就付多少钱。”
施瓦布说：“反正听起来我是不会吃亏的。你有什么想法？”
“很简单。在每天开始的时候，按主次顺序列出六件你要做的最重要的事。然后开始去做第一件事，做完第一件事再去做别的，直到把所有事情都做完。
“你做完第一件事后，重新审视一遍剩下的五件事，看看它们的重要性排序有没有改变。然后再做第二件事，做完第二件事后再去审视剩下的，然后再去做第三件事。
“如果一天结束你没有做完这六件事，不要着急。你用别的任何办法也不会完成的。但是。事实上，你已经把清单上最重要的事情做完了。
“甚至就算一天过去，你连第一件事也没做完，没关系，记住，你可是一直都在做最重要的那件事啊。”
施瓦布对他表示感谢，李就走了。几个月后，李收到一张查尔斯施瓦布寄来的两万五千美元的支票，还有一张字条，上面写着：“非常感谢，这是我一年来学到的最为重要的方法。”
后来，他们这次会面的故事逐渐在商界流传开来，人们经常跑去问施瓦布：“您为什么要为这么一个简单的想法付那么多钱？”
施瓦布总是这样回答他们：“我付那么多钱是因为那个简单的想法给我的公司带来了极大的变化—现在我的公司已经成为了全美国盈利最多的私人企业！”
选出对你最重要的事，先去做这件事。就这么简单。难就难在决定什么是最重要的。
重要任务的A-B-C和1-2-3
把你每日行动或下一步计划上的活动按重要性标上A、B、C，可以有效地帮助你区分主次任务。在分别考虑每一项任务时，按下文的说明去标上次序字母：
“A”类重要项目指的是紧急任务。这些任务本来昨天就应该完成的。如果你不快点把这些任务完成，就会有大麻烦出现。如果你要给最后期限确定一个具体日期，那可能就是今天了。
“B”类重要项目仍然是很重要的。甚至这些任务也可能有一个确定的最后期限，但它们和“A”类重要项目相比又没那么重要。如果你完不成这些项目中的一个，世界也不会因此结束。
“C”类重要项目没有特定的时间限制。这些任务可能是小事，并且相对来讲没那么重要（甚至可以在间隙时间完成）。不需要现在就把精力和注意力投入到这里面去。
使用A-B-C要务分级系统可以让你避免把所有活动和项目都贴上绝对重要的标签。相反，你把它们分成了A-B-C三大类。为了把这个方法用于实践，下文提供了一个范例，列举了15个你可能会有的目标。浏览一遍，用A-B-C的办法按照你认为的相对重要性把它们划分好。
工作单：A-B-C等级划分
个人目标
重要性
1.每周读一本书
2.只作三个委员会的成员
3.每天花15分钟用于制订行动计划
4.每天花15分钟激发灵感（精神上的等）
5.报一个班，学习怎么和难相处的人相处
6.在明年夏末学会开飞机
7.在接下来的半年内参加10次网球课
8.每天至少赞美一个人
9.和竞争的公司里某位经理联系
10.本月末重新规划工作领域
11.买一本个人的日历和记录本
12.每天加强锻炼，下个月减掉5英镑体重
13.本月带家人去一家心仪的餐馆
14.每天花15分钟好好地陪我“重要的另一半”
15.每周写一个细微边界观点运用于实际
有时候关注关注“C”类事项看看它们进展得如何也很不错。因为很多东西不会一直都停留在“C”类的水平上。这些活动可能会上升到表格的更高一层去，也可能会因为得到解决而完全从清单上消失。别人可能会去把它做好，或者那根本就不需要去做。
有些活动根本就不值得我们去排序。记住，有些事或许是别人交到你手上让你去做的，但这并不意味着你就有义务去做。如果某件事情完全是在浪费你的时间，那么你就把它从你的主次任务表里彻底删去。
现在你已经看了一些活动列表的范例，那就再看下一个表。在写之前把表复印几份，这样你就可以反复利用了。首先，在表里写上你的当天活动清单；把你当天要做的每项活动都写下来。然后，根据我们上文所提到的分级标准去考虑清单上的每一项，再把它们分别标上A、B、C。
工作单：个人任务A-B-C等级划分
每日活动清单
重要性
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
因为你把各项活动都按照重要性分了类，所以你的每日活动清单就变得更为有效了。这有助于你作决定，因为你知道自己在做什么，并且知道这件事的相对重要性。
不幸的是，A-B-C分级系统并不能告诉你按照什么顺序去完成什么任务。假设你有15项任务要做，那就可能会有5个A、5个B、5个C。因为你一次只能做一件事，而五件事又同等重要，那么你应该先做什么呢？
这就涉及我们的编号系统了。如果你的清单上确实有5个A级重要性的项目，你就考虑一下这5个项目。哪一个是最重要的？就算这5个都至关重要，但因为你一次只能做一件事，所以你必须选择出哪个是最重要的。你决定好哪个是最重要的以后，这个就成为你的A-1项目了。
如果还有其他任务，那就再选择：接下来最为重要的项目是什么？那个就是A-2了。继续把剩下的任务都编好号，直到A类任务里的所有项目都编上了一个序号。再按此方法把你清单上的B类和C类任务编好号。但是不要因为忙于给B类和C类任务编号而耽误了完成A类任务的时间。等你把这些都做完后，重新写一份你的每日活动清单，这一次按每项任务的重要性来排列（A-1，A-2，A-3，B-1，B-2等）。
许多其他的因素，比如常识，会在这里起作用。如果让自己变成了清单的奴隶那就是管理不善了！清单再好也只是给你提供信息去总结自己该做什么、为什么做这些。
现在需要让你知道分级和划分主次任务中最重要的一个思想了：你要保持掌控权。不要让别人控制你，当然，也不要让清单控制你。
任何划分主次任务的清单都只是帮助我作出正确决定的向导。
例如，在你的每日活动清单上列有一个电话要打，大概需要10分钟。这不是你清单上A-1类的项目，但是，如果你要打电话的对象只在今天早上8：30～9：00有时间，那么你应该什么时候打这个电话呢？
你清单上的任何一个项目都可能受到绝对重要性分级以外的各种因素的影响。时间、条件、环境等都是你所作决定的一部分。但是如果你不清楚某项活动的重要性，你就很可能会作出错误的决定。这就是我们要把重要性分级这件事放在首位的原因。
智者和傻子的区别在于他们所作的选择和对工具的使用。
