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第43章 连锁经营:一场流通革命(4)

连锁店的决策主要由RDSS(零售业支持系统:RetailDecisionSupportSystem)支持。RDSS系指收集、分析和传送,用于决策的资料人员、设备和程序结构,主要由内部资料、MIS(连锁管理信息系统:ManagemententInformationSystem)产生的资料、二手资料、一手资料和模型构建组成。内部资料帮助管理层了解企业现状,如顾客抱怨、脱销产品报告等,是连锁企业可以以最低的成本得到的资料。

内部资料主要来源于以下5个方面。首先是顾客反馈的保修卡、赠券,对顾客服务情况,顾客的投诉等;其次是来源于营业人员,他们与顾客接触紧密,了解消费者需求的变化和趋势,商店缺什么货等,经理层可以定期召集营业员开会,听取批评与建议;第三来源于对顾客帐户的分析,有自己信用证体系的连锁商,可以了解为什么有些顾客积极购买,而另一些则不然,可以追踪消费者行为的长期变化;第四是来源于消费者调查,通过对消费者的抽查,连锁企业可以了解消费者对产品、服务、广告的意见,及时进行改善;第五是来源于财务资料,如产品线的长期销售趋势、获利能力、周转速度等。二手资料系由企业外部的组织收集而来的对企业决策有用的资料,主要来源于政府报告中的有关指导、指数以及商会计算机协会的调查、联合服务等。一手资料系指企业需要的但却不是内部资料也不是二手资料,而是企业必须收集的资料,包括企业形象、促销效果、竞争者的产品策略等,主要由观察、试验性调查和抽查而来。建立模型包括使用统计学原理和计算机分析资料,旨在描述连锁店营运环境的评估、销售额预测模型、开店地点评价模型和营业状况评价模型。建立模型是RDSS的最后一个组成部分,而其最为核心的部分则是MIS(连锁管理信息系统),接下来我们介绍连锁的管理信息系统。

MIS是一个旨在改善信息收集与分析的以计算机为基础的系统,MIS的产品是一系列计算机处理过的报告,旨在使连锁店总部立刻找到问题的答案,包括确立季节销售计划、测量业绩、订货管理、供应商分析、促销评价等。MIS的核心是店内计算机和POS(条形码操作系统),我们先介绍POS。

POS的构成要件是商品条形码、电子收银机、扫描器、后台电脑和总部信息中心。商品条形码是商品销售包装上带有的若干黑白条纹、下方标有数字的图案。它是一种商品的识别标记,产生于本世纪20年代,现在已成为商业自动化的主要技术。条形码的定义是:由一组宽度不同,反射率不同,平行相邻的条和空,按照预先规定的编号规则组合起来,用来表示一组数据的符号。条形码是供光电识读设备向计算机输入数据的代码,其内容包含商品的生产国名、厂名、产品编号等信息。当前,国际有通用于欧洲的EAN条形码和通用于北美的UPS条形码两大系统,两者可以兼容,分别属于国际物品编码委员会(EAN)和美国统一编码委员会。美国连锁店常用的条形码有UPS(UniversalProductCodes)即通用条形码;还有OCR-A(OpticalCharacterRecognition-A)A是确定特征风格的,被广泛用于各种常用商品,可称为光学特征识别码,美国大百货商西尔斯和宾尼均使用此码。这种具光学特征的识别码,便宜且易于识读,对那些扫描器固定的收银系统来说扫描较困难,因此用一种被称为WAND的特殊扫描装置,在较大的标牌上识读;此外有些大零售连锁商也开发了专用条码系统;还有磁带条码,被识读时信息可转化为声音。对条码的识读叫扫描,由连接在收银机上的扫描器进行。扫描器一般有三种类型:光笔、手握式扫描器和固定式扫描器。前两者虽然价格便宜,适用于商品较重、体积较大的条码扫描,但感应差,往往需多次扫描;后者价格较贵,但感应性好。和扫描器连接在一起的是电子收银机(ECR,ElectronicCashRegister),发明于60年代,使用电子光线反射装置高速输入信息。扫描器和收银机构成POS收银系统,也称为结算终端。当带有条形码符号所表示的信息录入计算机后,计算机从数据库中查找出该商品的名称、价格,经过数据处理,打印出结算清单,并记录每一笔销售情况。POS系统实现了商品进、销、存的自动化管理。POS能反应产品由哪些制造商制造、什么颜色、款式,哪些是畅销的。一般而言,收银机与店内后台(BackOffice)电脑相联,记录、分析、反映本店销售情况,各分店电脑与总部信息中心的电脑相联系,由此可以使总部了解到每种商品在各分店的销售情况。POS系统提高了结算的精确度;提高了顾客满意度,在速度、准确度、安静、详细的收据等均可实现顾客满意;节约时间和劳动力,使用POS系统后有些连锁店节省成本45%;改善了存货与财务控制。当然也有些因素不利于POS的推广:较高的设备投资、完整的操作程序和管理系统等。劳动力成本的上升、大型连锁店的扩张、条形码的普及推进了POS的扩展。

POS系统的作业功能主要有以下几项:一是在收银结算时,收银机会自动记录商品销售的原始资料和其他相关资料并记忆一段时间;二是POS系统能自动储存、整理所记录的全日销售资料,可以反映每一个时点、时段和即时的销售信息;三是可以打印出各种收银报表、读账、清账和时段账、部门账、时段部门账;四是总部信息中心电脑可利用网络向每一家超市门店下达管理指令、价格调整、配送信息,统计出每个分店的营业资料,作为总部决策依据。POS系统的管理功能有以下一些:一是有助于调整产品结构和进货数量,减少营业损失,抓住机会;二是有助于价格管理,是促销的有力工具;三是区分时间段,合理配置作业人员,节省人工费用,节省编制报表的时间,改善现场作业;四是可实现对商品销售的动态分析。

除POS外,EOS(ElectronicOrderingSystem)订货系统也是MIS的一个重要组成部分。EOS主要用于商店分店从总部的进货管理和分店盘点管理,总部商品部向供应商进货的管理。EOS的基本构件包括价格卡与商品条形码、掌上型终端机、数据机。EOS通过扫描方式将欲订货商品条形码输入掌上型终端机,再输入订货数量,扫描时主要扫描价格卡上的商品条码,因其稳定性较好。掌上型终端机使订货员可以边观察店内商品存货边输入订货种类与数量。掌上型终端机具有电脑储存、处理和运算功能,订货结束后将掌上型终端机与后台电脑相连接,将订货资料输入主机。分店电脑进一步将订货资料发送给配送中心,发送工作必须通过数据机将订货资料转换成线性脉冲资料,传递给总部数据机,再还原成数字,传达给供应商。EOS的订货作业主要包括下述步骤:

(1)订货员确认订货数量与品种;

(2)将上述资料输入并传送至总部;

(3)总部将订货资料通过传真或直送或通过与供应商电子订货系统传达给供应商。

EOS的盘点操作的主要方法如下:盘点人员将店内商品的品种与数量输入掌上型终端机,而后与店电脑相连接;根据销售资料统计盘点情况并传送给总部;总部可制作出盘点统计表。

以POS为核心的MIS主要有下面三种比较成熟的软件:一是MTS(MindingTheStore)软件,自动处理订货、收货、定价和产品规划、配送等适用于连锁商店;二是FSMA(FoodServiceManagementApplications)软件,用于连锁餐馆的成本与存货控制、工资与财务管理;三是SIM软件(StoreItemManagement),使零售商连锁分店的重新订货、销售额预测、商品配送方面实现自动化。

作为RDSS的主要部分的MIS通常由规划系统、业务流程系统、信息报告系统构成。规划系统要规定维持满足消费者需求的最优存货;以有效的财政资源保证采购;为每个分店提供满足公司目标的销售目标。流程系统包括一系列与订货、收货、配送有关的直到店内销售完成的相关活动。信息报告系统能使管理层了解多店铺销售情况,可以根据店铺、产品、分支、部门、类别提供信息,也可根据供应商、款式、规模、价格及其他产品特征提供信息。

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