“您有35封新邮件。”越来越多的雇员们听到计算机用这种消息对他们表示问候。除了普通信件和传真，需要重视和答复的电子信件越来越多。在一些企业里，员工们正在接受专家的培训，以便使他们除了能够处理电子邮件外，还可以干些别的事情。这些专家之一的纳坦·泽尔德斯是以色列英特尔公司生产部门的经理，他给大家的建议是：
1.直接删除
在您打开每一个邮件之前，首先仔细看一下发件人和主题，许多信息不需要阅读就可以直接删除。象Oytlook这样的电子邮件程序都设有过滤器，使用这个过滤器，能够事先设定自己拒绝接受的电子邮件类型。例如，在主题栏内经常使用大写字母的往往是美国公司的广告。
2.分装在不同的篮子里
把有用的重要邮件打印出来，千万不要用“收件箱”
长期保存文件，而要在读过之后，把它们存放在一个专门的文件夹中。
3.立刻答复
利用电子邮箱的最大优势——即刻回复。在读过邮件之后，应该立刻回复，或者立刻删除，这一点应该形成习惯。如果有些问题不能立刻回答，还需做些工作，也要给一个简短的信息。
4.建立一个“五星期文件夹”
用纸张办公时，一般都有一个“待处理文件筐”，您在自己的计算机里也应设一个类似的义件夹。请把以后可能还会提及的发件人，或者您今后还用得到的邮件，都存放在这个“五星期文件夹”中，每隔五个星期检查一下这个文件夹，把已经没有用的东西删掉。
5.发明缩写符号
与您的同事们约好，在主题栏内使用共同的缩写符号，以便能够对邮件内容一目了然。
6.利用“E－Mail－SMS”
在主题栏内发出完整消息是非常实用的，您可以用“消息结束”或者“无进一步消息”来结束主题栏的对话，以便接收者明白，他不必再打开邮箱。特别是作为接收方发出短信息，确认已收到对方答复时这种表述非常恰当：“谢谢您及时答复！”
7.缺席通报
每个人都遇到过这样的事：休假回来以后，在计算机里有上百封没有打开过的电子邮件。大多数的电子邮件程序里都有一项“人已外出”的服务功能，您设定好了以后，所有发邮件的人都会知道您什么时候回来，知道了为什么没有收到您的即刻答复。
8.尽量避免使用“发送给所有人”
电子邮件的一大功能就是可以很方便地向多人同时发出一封信。所以有些人就利用这一点，向方方面面发出同一个信息。应该在您的公司里约定，只有在特殊的情况下才使用这一功能，否则就会使企业里的电子邮件泛滥成灾。
9.小心附件
另外一个不好的习惯就是喜欢在邮件里附带图片和巨大文件。除非您知道接收者需要这么大的文件，否则请尽量不要这样做。比较好的做法是把文件分解后再发送。在发送必须的图片时，应把它缩小到与显示器屏幕适合的规格（最大700个象素），存储彩色阁片时请用节省空间的JPC规格。
当您在收件箱里看到特别大的文件时，首先要打开邮件看一下，了解附件的内容。下载特别大的文件非常耗费时间。
10.写短信
在写电子邮件时要尽可能做到简明扼要，如果必要，在回答问题时可引用发件人的语言，自己只做摘录。电子邮件要方便阅读，它的发明本身就是要给人们提供方便。
